Jedynymi przepisami, jakie normują pracę zdalną są te ogólne z tarczy antykryzysowej. Tym samym – nie ma przepisów normujących problematykę wypadków podczas jej wykonywania. Mimo zapowiadanej nowelizacji kodeksu pracy, wciąż nie można w tym temacie opierać się na twardych regulacjach.
Wypadki przy pracy
Definicja wypadku przy pracy (art. 3 z ustawy z dnia 30 października 2002 roku o ubezpieczeniu społecznym z tytułu wypadków przy pacy i chorób zawodowych) uznaje wypadek przy pracy, jako nagłe zdarzenie wywołane przyczyną zewnętrzną powodującą uraz lub śmierć, które nastąpiło:
- podczas lub w związku z wykonywaniem przez pracownika zwykłych czynności lub poleceń przełożonych;
- podczas lub w związku z wykonywaniem przez pracownika czynności na rzecz pracodawcy, nawet bez polecenia;
- w czasie pozostawiania pracownika w dyspozycji pracodawcy w drodze między siedzibą pracodawcy a miejscem wykonywania obowiązku wynikającego ze stosunku pracy.
Porażenie prądem jest przykładem wypadku przy pracy zdalnej, które wynika z obsługi sprzętu elektronicznego wykorzystywanego w pracy. Inny przykład, to chociażby upadek spowodowany potknięciem się o kable komputera bądź podczas przenoszenia sprzętu.
Praca zdalna – regulacje ustawowe
Powierzenie wykonywania pracy zdalnej następuje na polecenie Pracodawcy. Obecnie ma wyłącznie czasowy charakter (w tym roku odpowiednie regulacje mają pojawić się w kodeksie pracy). Pracę zdalną reguluje Art. 3 ustawy z dnia 2 marca 2020 r. o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19, innych chorób zakaźnych oraz wywołanych nimi sytuacji kryzysowych („ustawa covidowa”), który stanowi:
- W okresie obowiązywania stanu zagrożenia epidemicznego albo stanu epidemii, ogłoszonego z powodu COVID-19, oraz w okresie 3 miesięcy po ich odwołaniu, w celu przeciwdziałania COVID-19 pracodawca może polecić pracownikowi wykonywanie, przez czas oznaczony, pracy określonej w umowie o pracę, poza miejscem jej stałego wykonywania (praca zdalna).
- Przepis ust. 1 stosuje się odpowiednio do funkcjonariuszy służb wymienionych w przepisach o zaopatrzeniu emerytalnym funkcjonariuszy Policji, Agencji Bezpieczeństwa Wewnętrznego, Agencji Wywiadu, Służby Kontrwywiadu Wojskowego, Służby Wywiadu Wojskowego, Centralnego Biura Antykorupcyjnego, Straży Granicznej, Służby Ochrony Państwa, Państwowej Straży Pożarnej, Służby Celno-Skarbowej i Służby Więziennej oraz ich rodzin.
- Wykonywanie pracy zdalnej może zostać polecone, jeżeli pracownik ma umiejętności i możliwości techniczne oraz lokalowe do wykonywania takiej pracy i pozwala na to rodzaj pracy. W szczególności praca zdalna może być wykonywana przy wykorzystaniu środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość lub dotyczyć wykonywania części wytwórczych lub usług materialnych.
- Narzędzia i materiały potrzebne do wykonywania pracy zdalnej oraz obsługę logistyczną pracy zdalnej zapewnia pracodawca.
- Przy wykonywaniu pracy zdalnej pracownik może używać narzędzi lub materiałów niezapewnionych przez pracodawcę pod warunkiem, że umożliwia to poszanowanie i ochronę informacji poufnych i innych tajemnic prawnie chronionych, w tym tajemnicy przedsiębiorstwa lub danych osobowych, a także informacji, których ujawnienie mogłoby narazić pracodawcę na szkodę.
- Na polecenie pracodawcy, pracownik wykonujący pracę zdalną ma obowiązek prowadzić ewidencję wykonanych czynności, uwzględniającą w szczególności opis tych czynności, a także datę oraz czas ich wykonania.
- Pracownik sporządza ewidencję wykonywanych czynności w formie i z częstotliwością określoną w poleceniu, o którym mowa w ust. 6.
- Pracodawca może w każdym czasie cofnąć polecenie wykonywania pracy zdalnej.
Zasady pracy zdalnej
Z powołanego przepisu ustawy covidowej oraz przepisów kodeksu pracy można skonstruować kilka zasad organizacji pracy zdalnej:
- powierzając pracownikowi wykonywanie pracy zdalnej nie ma obowiązku aneksowania/zmiany umowy;
- powierzenie pracownikowi wykonywania pracy zdalnej nie wymaga zachowania szczególnej formy jednakże dla celów dowodowych powinna być to forma pisemna;
- powierzenie wykonywania pracy zdalnej obecnie ma charakter czasowy, nie można więc jej powierzyć na czas nieokreślony/czas trwania umowy. Datą końcową jest obecnie 3 miesiące po odwołaniu stanu epidemii.;
- zgodnie z art. 94 k.p. pracodawca ma zaznajomić pracownika ze sposobem wykonywania pracy. Oznacza to, że wydając polecenie pracy zdalnej pracodawca powinien poinformować pracownika o zasadach jej wykonywania. Chodzi, między innymi, o sposób realizacji zadań, zgłaszanie rozpoczęcia i zakończenia pracy, informowanie o zaistniałych trudnościach, incydentach itd.;
- powierzając pracownikowi wykonywanie pracy pracodawca powinien uregulować sposób korzystania z powierzonego sprzętu firmowego;
- powierzając wykonywanie pracy pracodawca powinien polecić pracownikowi ewidencjonowanie wykonywanych czynności.
Opinia Państwowej Inspekcji Pracy (PIP) wobec wypadków przy pracy zdalnej
Największego problemu jednak w całej tej sytuacji nastręczają ewentualne wypadki przy pracy zdalnej. Niestety, często sami pracodawcy bagatelizują zagrożenia, które wynikają właśnie z takiego trybu wykonywania swoich obowiązków. Z drugiej jednak strony – brak jasno określonych przepisów nie ułatwia zachowania zasad bezpieczeństwa.
Pracodawca ponosi odpowiedzialność za wypadek przy pracy na podstawie kodeksu pracy oraz za przestrzeganie zasad BHP. W związku z tym, należy się zastanowić, czy wówczas pracodawca może nakazać pracownikowi zorganizowanie samodzielnie odpowiedniego stanowiska pracy? Następnie zaś kontrolować stosowanie się do wytycznych? Wreszcie: czy zdarzenie podczas pracy zdalnej zawsze będzie uznawane za wypadek przy pracy? Tym samym – jak sprawdzić oraz ocenić miejsce wypadku?
Problemy pojawiają się jednak nawet wówczas, kiedy pracodawca dokłada wszelkich starań, aby zapewnić pracownikowi bezpieczeństwo podczas wykonywania pracy zdalnie. Wypadek przecież i wtedy może mieć miejsce. Pierwsze utrudnienie zaś pojawia się już na samym etapie zawiadomienia o wypadku i wszczęcia procedury powypadkowej. Główny Inspektorat Pracy (GIP) w wydanym Zarządzeniu nr 3/21 z 18 stycznia 2021 roku podkreśla, że w uzasadnionych przypadkach okręgowy inspektor pracy lub jego zastępca mogą zdecydować o tym, aby nie badać wypadków, które miały miejsce podczas pracy zdalnej.
Należy jednakże pamiętać, że wytyczne GIP nie zwalniają pracodawcy od ustalenia okoliczności przyczyny wypadku, które dokonuje powołany zespół powypadkowy. Nie zwalniają go także ze sporządzenia i zatwierdzenia protokołu powypadkowego, nawet jeśli do wypadku doszło przy pracy zdalnej.
Wypadek przy pracy zdalnej a odpowiedzialność pracodawcy
Pracownikowi zawsze przysługują świadczenia z ubezpieczenia wypadkowego wypłacane przez ZUS. W niektórych przypadkach natomiast – pracodawca może ponieść odpowiedzialność cywilną za wypadek przy pracy. Ma to zaś wyjątkowe znaczenie w przypadku wykonywania obowiązków zdalnie. Wówczas bowiem pracodawca nie ma pełnego wpływu na to, jak wyglądają warunki pracy. Tyczy to się szczególnie sytuacji, gdy praca zdalna odbywa się w miejscu zamieszkania. Warto więc od początku podjąć odpowiednie działania, które ograniczą ryzyko wypadków.
Najbezpieczniejszym zatem krokiem, jaki może podjąć pracodawca zlecający pracownikom pracę zdalną jest wprowadzenie wewnętrznych regulacji, takich jak instrukcja pracy zdalnej. Ta określałaby podstawowe zasady wykonywania obowiązków oraz te, dotyczące regularnego przeprowadzania oraz dokumentowania analizy zagrożenia na stanowisku pracy.
