Praca zdalna – ogólne przepisy
I. Może być wykonywana całkowicie lub częściowo w miejscu wskazanym przez pracownika i każdorazowo uzgodnionym z pracodawcą, w tym pod adresem zamieszkania pracownika.
II. Uzgodnienie dotyczące wykonywania pracy zdalnej przez pracownika może nastąpić:
- przy zawieraniu umowy o pracę
- albo w trakcie zatrudnienia – z inicjatywy pracodawcy lub na pisemny wniosek pracownika.
III. Pracodawca musi uwzględnić wniosek o pracę zdalną m.in.:
- pracownicy w ciąży;
- pracownika – rodzica dziecka legitymującego się orzeczeniem
o niepełnosprawności albo orzeczeniem o umiarkowanym lub znacznym stopniu niepełnosprawności - pracownika wychowującego dziecko do ukończenia przez nie 4. roku życia;
- pracownika sprawującego opiekę nad innym członkiem najbliższej rodziny
lub inną osobą pozostającą we wspólnym gospodarstwie domowym, posiadającymi orzeczenie o niepełnosprawności albo orzeczenie o znacznym stopniu niepełnosprawności.
Praca zdalna – zasady
IV. Zasady pracy zdalnej określa się:
- w porozumieniu zawieranym ze związkami zawodowymi,
- w regulaminie po konsultacji z przedstawicielami pracowników (jeżeli nie ma związków zawodowych),
- w porozumieniu zawartym z pracownikiem, w przypadku, gdy nie zostało zawarte porozumienie ze związkami zawodowymi albo nie został wydany regulamin.
V. Porozumienie lub regulamin pracy zdalnej powinny określać:
- grupę lub grupy pracowników, którzy mogą być objęci pracą zdalną;
- zasady pokrywania przez pracodawcę kosztów;
- zasady ustalania ekwiwalentu pieniężnego lub ryczałtu za pracę zdalną,
- zasady porozumiewania się pracodawcy i pracownika wykonującego pracę zdalną, w tym sposób potwierdzania obecności na stanowisku pracy przez pracownika wykonującego pracę zdalną;
- zasady kontroli wykonywania pracy przez pracownika wykonującego pracę zdalną;
- zasady kontroli w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy;
- zasady kontroli przestrzegania wymogów w zakresie bezpieczeństwa i ochrony informacji, w tym procedur ochrony danych osobowych;
- zasady instalacji, inwentaryzacji, konserwacji, aktualizacji oprogramowania i serwisu powierzonych pracownikowi narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych.
Koszty pracy zdalnej:
VI. Pracodawca ma obowiązek:
- zapewnić materiały i narzędzia pracy, w tym urządzenia techniczne, niezbędne do wykonywania pracy zdalnej;
- zapewnić instalację, serwis, konserwację narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych lub pokryć niezbędne koszty z tym związane, a także pokryć koszty energii elektrycznej oraz usług telekomunikacyjnych niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej;
- pokryć inne koszty niż koszty określone powyżej bezpośrednio związane z wykonywaniem pracy zdalnej, jeżeli zwrot takich kosztów został określony w porozumieniu lub regulaminie,
- zapewnić szkolenia i pomoc techniczną niezbędne do wykonywania tej pracy.
VII. Ekwiwalent lub ryczałt:
- w przypadku, gdy pracodawca nie zapewni pracownikowi materiałów i narzędzi pracy, pracownikowi przysługuje ekwiwalent pieniężny w wysokości ustalonej z pracodawcą;
- obowiązek pokrycia kosztów lub wypłaty ekwiwalentu można zastąpić ryczałtem;
- przy ustalaniu wysokości ekwiwalentu albo ryczałtu bierze się pod uwagę w szczególności normy zużycia materiałów i narzędzi pracy, ich udokumentowane ceny rynkowe oraz ilość materiału wykorzystanego na potrzeby pracodawcy i ceny rynkowe tego materiału, a także normy zużycia energii elektrycznej oraz koszty usług telekomunikacyjnych;
- wypłata ekwiwalentu pieniężnego lub ryczałtu nie stanowią przychodu w rozumieniu przepisów o podatku dochodowym. Nie stanowią także podstawy naliczenia składek ZUS.
Ocena ryzyka zawodowego i BHP
VIII. Pracodawca jest zobowiązany dokonać oceny ryzyka zawodowego pracownika wykonującego pracę zdalną.
IX. Pracodawca może sporządzić uniwersalną ocenę ryzyka zawodowego dla poszczególnych grup stanowisk pracy zdalnej.
X. Przed dopuszczeniem do wykonywania pracy zdalnej pracownik potwierdza w oświadczeniu zapoznanie się z oceną ryzyka zawodowego oraz informacją zawierającą zasady bezpiecznego i higienicznego wykonywania pracy zdalnej oraz zobowiązuje się do ich przestrzegania.
XI. Dopuszczenie pracownika do wykonywania pracy zdalnej jest uzależnione od złożenia przez pracownika, zawierającego potwierdzenie, że na stanowisku pracy zdalnej w miejscu wskazanym przez pracownika i uzgodnionym z pracodawcą są zapewnione bezpieczne i higieniczne warunki tej pracy.
Wnioski i oświadczenia
XII. W przypadku wykonywania pracy zdalnej wnioski pracownika, dla których przepisy kodeksu lub innych ustaw lub aktów wykonawczych, określających prawa i obowiązki z zakresu prawa pracy, wymagają formy pisemnej, mogą być złożone w postaci papierowej lub elektronicznej.
Okazjonalna praca zdalna
XIII. Praca zdalna może być wykonywana okazjonalnie, na wniosek pracownika złożony w postaci papierowej lub elektronicznej, w wymiarze nieprzekraczającym 24 dni w roku kalendarzowym.
W razie dodatkowych pytań – serdecznie zachęcamy do kontaktu.
