Rewolucja, którą wprowadził wirus SARS-CoV-2 trwa nadal. Wiele firm zdecydowało się wdrożyć pracę zdalną na stałe. Czy jest możliwość zwrotu kosztów, jakie w związku z tym ponosi pracownik?
Tarcza 4.0, czyli ustawa z 19 czerwca 2020 roku (Dz. U. 2020 poz. 1086) reguluje w niejasny sposób zasady pracy zdalnej. Nie ma tam klarownych wytycznych, chociażby co do wypadków przy wykonywaniu pracy zdalnie (o czym pisaliśmy w artykule Wypadki przy pracy zdalnej). Niejasność tyczy się także tego, co z kosztami, jakie ponosi pracownik, kiedy zostało mu polecone wykonywanie obowiązków poza zakładem pracy.
Praca zdalna a wydatki
Informacje zawarte w Tarczy 4.0 nie normują tego, czy pracodawca ma obowiązek dokonania zwrotu kosztów podczas wykonywania pracy zdalnej. Rzecz jasna, musi zapewnić pracownikowi odpowiednie warunki do wykonywania obowiązków poza zakładem pracy. Pracodawca ma obowiązek zadbać o narzędzia, materiały oraz logistyczną obsługę. Ekwiwalent za prąd czy Internet nie jest jednak obligatoryjny.
Instalacja, serwis, eksploatacja i konserwacja sprzętu – te koszty ponosi pracodawca. Natomiast co z opłatami za zwiększenie transferu Internetu, wyższe rachunki z tytułu wykonywania pracy zdalnie? Wówczas pracodawca może, acz nie musi przejąć tych wydatków od pracownika. Wszystko to jest już dobrą wolą pracodawcy. To dobra praktyka, a nie obowiązek.
Dlaczego tak jest? Wynika to z faktu, iż praca zdalna nie jest telepracą, a te pojęcia nierzadko są mylone. W rozumieniu Kodeksu pracy (art. 6711, § 1. pkt 3), podczas wykonywania telepracy pracodawca ma obowiązek zwrócić koszty poniesione za prąd, czy Internet. Kiedy jednak deleguje pracownika do pracy zdalnej – nie musi.
Warto pamiętać, że jeżeli pracownik otrzyma ekwiwalent kosztów od pracodawcy nie generuje przychodu podatkowego. Oczywiście, z zachowaniem warunku, że zwrot ten wynika z zakupionego sprzętu, który jest niezbędny do wykonywania pracy. W projektowanych zmianach dotyczących pracy zdalnej zasady zwrotu kosztów mają być ustalone w regulacjach wewnątrzzakładowych.
Zwrot kosztów za pracę zdalną
Niewątpliwie zatem najlepszym rozwiązaniem tej sytuacji jest porozmawianie z pracodawcą. Nieporozumienia bardzo łatwo stworzyć, ale w tym wypadku – równie łatwo ich uniknąć. Prawo polskie umożliwia – a nie zakazuje – wypłacenia ekwiwalentu w odpowiedniej wielkości przez firmę. Warto nadmienić, iż taka forma zwrotu kosztów przez pracownika jest bez konsekwencji podatkowych.
Praca zdalna i jej korzyści
Niewątpliwie zatem najlepszym rozwiązaniem tej sytuacji jest porozmawianie z pracodawcą. Nieporozumienia bardzo łatwo stworzyć, ale w tym wypadku – równie łatwo ich uniknąć.
W przypadku wykonywania pracy zdalnie warto pamiętać o kilku ważnych kwestiach. Przede wszystkim praca zdalna umożliwia pracownikowi zaoszczędzenie czasu oraz pieniędzy. Bilety komunikacji miejskiej, benzyna, eksploatacja samochodu, czy taksówki nie zmniejszają w takiej sytuacji budżetu pracownika. W ostatecznym rozrachunku – jest to także pewna forma dbania o ekologię.
Nierzadko zapomina się, że praca zdalna jest pewnego rodzaju przywilejem, który pozwala wygodniej operować swoim czasem i zachowywać work-life balance. Jak zaś wiadomo – czas jest najważniejszą wartością w dzisiejszym, gwałtownie zmieniającym się świecie.
Masz więcej pytań? Skontaktuj się z nami!
Autor:
Aleksandra Kędzierska
Specjalista ds. komunikacji
Wsparcie merytoryczne:
Anna Niegowska-Warowna
Kierownik Działu Kadr i Płac
Zapraszamy do kontaktu
