Na wstępie, zapraszamy do zapoznania się z poprzednimi artykułami dotyczącymi IP BOX – TUTAJ (cz. I), TUTAJ (cz. II) i TUTAJ (cz. III).
Wracając jednak do tematu prowadzenia ewidencji, należy podkreślić, że w zakresie IP BOX nie zostało wydane rozporządzenie określające wzór ewidencji.
Podatnik, dokumentując ponoszone koszty oraz uzyskiwane dochody, powinien prowadzić ewidencję opartą na obligatoryjnych elementach wskazywanych w przepisach prawa podatkowego.
W ramach niniejszego artykułu dokonaliśmy analizy elementów ewidencji, na które wskazuje się w ustawach podatkowych oraz w objaśnieniach podatkowych. Wnioski z przeprowadzonej przez nas analizy przedstawiamy Państwu poniżej.
Należy również pamiętać, że rzetelne i prawidłowe prowadzenie ewidencji jest niezbędne w przypadku stosowania IP BOX. W przeciwnym razie, organ podatkowy może zakwestionować prawo podatnika do stosowania obniżonej stawki podatku.
Elementy wynikające z ustaw podatkowych – ustawa o PIT, ustawa o CIT
Stosownie do regulacji ustawowych podatnicy są obowiązani:
- wyodrębnić każde kwalifikowane prawo własności intelektualnej w prowadzonych księgach rachunkowych;
- prowadzić księgi rachunkowe w sposób zapewniający ustalenie przychodów, kosztów uzyskania przychodów i dochodu (straty), przypadających na każde kwalifikowane prawo własności intelektualnej;
- wyodrębnić koszty przypadające na każde kwalifikowane prawo własności intelektualnej, w sposób zapewniający określenie kwalifikowanego dochodu;
- dokonywać zapisów w prowadzonych księgach rachunkowych w sposób zapewniający ustalenie łącznego dochodu z kwalifikowanych praw własności intelektualnej – w przypadku gdy podatnik wykorzystuje więcej niż jedno kwalifikowane prawo własności intelektualnej, a w prowadzonych księgach rachunkowych nie jest możliwe spełnienie warunków, o których mowa w pkt 2 i 3;
- dokonywać zapisów w prowadzonych księgach rachunkowych w sposób zapewniający ustalenie dochodu z kwalifikowanych praw własności intelektualnej w odniesieniu do tego produktu lub tej usługi albo do tych produktów lub tych usług – w przypadku gdy podatnik wykorzystuje jedno kwalifikowane prawo własności intelektualnej lub większą liczbę tych praw w produkcie lub usłudze albo w produktach lub usługach, a w prowadzonych księgach rachunkowych nie jest możliwe spełnienie warunków, o których mowa w pkt 2-4.
Jeżeli podatnik prowadzi podatkową księgę przychodów i rozchodów to wykazuje wskazane powyżej informacje w odrębnej ewidencji.
W ustawach podatkowych wskazuje się, że jeśli na podstawie ksiąg rachunkowych lub ewidencji podatnika prowadzącego PKPiR nie jest możliwe ustalenie dochodu (straty) z kwalifikowanych praw własności intelektualnej, to podatnik jest zobowiązany do zapłaty podatku według wybranej formy opodatkowania (odpowiednio 17/32% w przypadku skali podatkowej oraz 19% w podatku liniowym).
Elementy wskazane w objaśnieniach podatkowych
Z objaśnieniami podatkowymi w sprawie IP BOX można zapoznać się TUTAJ.
We wskazanych objaśnieniach niejednokrotnie wskazuje się na obowiązek prowadzenia odrębnej ewidencji dla operacji związanych z uzyskiwaniem dochodów z kwalifikowanych praw własności intelektualnej.
Za podstawową zasadę w obrębie prowadzenia ewidencji wskazuje się konieczność zapewnienia określenia wysokości dochodu (straty), należnego podatku dochodowego oraz informacji niezbędnych do obliczenia wysokości odpisów amortyzacyjnych.
Podatnicy w prowadzonej ewidencji mają obowiązek wyodrębnić koszty działalności badawczo-rozwojowej.
Warto również podkreślić, że w objaśnieniach podatkowych w sprawie IP BOX wskazuje się, że podatnik prowadzący księgi podatkowe przed poniesieniem kosztów powinien zaplanować i wdrożyć odpowiednią ewidencję księgową. Powinna ona zostać przygotowana w oparciu o kilka płaszczyzn, w szczególności:
- potrzeby informacyjne zgodnie z którymi koszty powinny zostać rozdzielone zgodnie z założonym budżetem projektu,
- obowiązujące przepisy ustaw podatkowych (ustawy o PIT, ustawy o CIT) oraz ustawy o rachunkowości,
- możliwości techniczne posiadanego przez podatnika programu (systemu) księgowego.
W przypadku podatników, którzy prowadzą podatkową księgę przychodów i rozchodów obowiązek wyodrębnienia ewidencji może zostać spełniony za pomocą przygotowania arkusza kalkulacyjnego (np. w Excel). Arkusz taki powinien być w odpowiedni sposób archiwizowany, aby zapewnić możliwość odczytu danych.
Omawiając wymogi stawiane ewidencji kosztów związanych z kwalifikowanymi prawami własności intelektualnej, nie sposób pominąć omawianej w objaśnieniach podatkowych ewidencji kosztów pracowniczych. Ewidencja taka powinna zawierać następujące dane:
- opis projektu,
- czas rozpoczęcia i zakończenia projektu,
- wykaz osób zaangażowanych w pracę na poszczególnych etapach projektu,
- wykaz prac stworzonych w danym projekcie z imiennym przyporządkowaniem do konkretnej osoby wykonującej daną pracę.
W nawiązaniu do kosztów pracowniczych należy również wskazać na zalecenie, które zostało przedstawione w objaśnieniach. Zgodnie z nim, z zawartej umowy o pracę, opisu stanowiska oraz regulaminu pracy powinno wynikać jaka część wynagrodzenia jest wynagrodzeniem z tytułu wykonywania pracy w oparciu o kwalifikowaną działalność badawczo-rozwojową, a jaka część stanowi wynagrodzenie za wykonywanie innych obowiązków pracowniczych.
W razie dodatkowych pytań, serdecznie zapraszamy do kontaktu.
Zachęcamy również do pozostania z nami i zapoznania się z całą serią dotyczącą IP BOX!
