Pytania biegłego rewidenta bywają odbierane jak egzamin albo przesłuchanie – a w rzeczywistości są zwyczajnym elementem metodyki badania. Audytor pyta, bo zapytania i rozmowy z osobami znającymi firmę to jeden ze sposobów pozyskiwania informacji i dowodów badania, obok dokumentów, potwierdzeń sald, czy obserwacji inwentaryzacji. Im lepiej zespół finansowy rozumie, czego dotyczą te pytania i dlaczego padają, tym sprawniej przebiega całe badanie. W tym artykule przechodzimy przez typowe obszary pytań audytora, tłumaczymy ich cel i podpowiadamy, jak przygotować odpowiedzi.
Dlaczego audytor zadaje pytania – to metodyka, nie podejrzenia
Pytanie to dla biegłego jedna z procedur badania. Część informacji potwierdzają dokumenty, część dane z systemu, a część właśnie rozmowa z kierownictwem, księgowością czy działem sprzedaży. Dlatego pytania są naturalne i nie oznaczają, że audytor czegoś podejrzewa.
Każde pytanie ma swoją logikę. Biegły bada, czy poszczególne pozycje sprawozdania spełniają określone warunki – na przykład czy aktywa rzeczywiście istnieją i czy jednostka ma do nich prawa, czy ujęto wszystkie koszty (kompletność), czy wycena jest prawidłowa i czy transakcje przypisano do właściwego roku. Większość pytań da się przyporządkować do jednego z tych celów.
Audytor kieruje też uwagę tam, gdzie ryzyko błędu jest największe. Dlatego więcej pytań usłyszy się w obszarach opartych na osądzie – szacunki, rezerwy, wyceny – oraz o przychody, które w badaniu standardowo wymagają szczególnej uwagi ze względu na ryzyko oszustwa w ujmowaniu przychodów. To nie przypadek, lecz świadomy wybór wynikający z planu badania.
Warto też od razu rozróżnić sytuacje. Pytania biegłego podczas badania sprawozdania finansowego to nie kontrola podatkowa ani audyt śledczy. Cel jest jeden: zebrać wystarczające i odpowiednie dowody badania, by biegły mógł wydać opinię o sprawozdaniu.
Pytania o firmę, jej otoczenie i zasady rachunkowości
Zanim biegły zajmie się liczbami, chce zrozumieć firmę. Ten etap – zrozumienie jednostki, jej otoczenia i systemu kontroli wewnętrznej – jest podstawą trafnej oceny ryzyka, więc pytania bywają tu szerokie.
O działalność, zmiany i plany
Audytor zwykle pyta o to, co zmieniło się w ciągu roku. Czy firma weszła na nowe rynki, wprowadziła nowe produkty lub usługi, zmieniła model sprzedaży? Czy doszło do zmian w strukturze właścicielskiej, zarządzie lub kluczowym personelu?
Częste są też pytania o otoczenie i kierunek rozwoju: kim są główni klienci i dostawcy, czy występuje silna koncentracja, jakie są plany, budżety i prognozy. Te informacje pomagają biegłemu zrozumieć, gdzie mogą kryć się istotne ryzyka.
Przykładowe pytania: „Co było głównym źródłem wzrostu przychodów w tym roku?”, „Czy podpisaliście w tym roku nietypowo duże lub długoterminowe umowy?”, „Czy planujecie istotne inwestycje lub finansowanie?”.
O zasady rachunkowości i kontrolę wewnętrzną
Drugi blok dotyczy tego, jak firma księguje. Biegły pyta, czy zmieniły się zasady rachunkowości, jak ujmowane są przychody, jakie metody wyceny zapasów i amortyzacji stosuje firma, oraz jaka jest polityka odpisów.
Pojawią się też pytania o kontrolę wewnętrzną i procesy: jak wygląda obieg i zatwierdzanie dokumentów, kto akceptuje zakupy i płatności, jak rozdzielone są obowiązki, oraz jak przebiega zamknięcie miesiąca i roku. Im jaśniejsze odpowiedzi, tym lepiej biegły może ocenić zaprojektowanie i wdrożenie kontroli oraz odpowiednio zaplanować dalsze procedury badania.
Pytania o poszczególne pozycje sprawozdania
To najobszerniejsza grupa pytań, bo dotyczy konkretnych danych w bilansie i rachunku zysków i strat. Tu pomocne jest przygotowanie dokumentów źródłowych i kalkulacji, do których biegły może się odwołać.
Przychody i przełom roku
Przychody to klasyczny obszar pytań. Audytor chce zrozumieć moment rozpoznania przychodu, warunki umów z klientami, rabaty, zwroty i faktury korygujące. Szczególną uwagę poświęca przełomowi roku – czy sprzedaż ujęto we właściwym okresie.
Typowe pytania: „Dlaczego przychody w grudniu były wyższe niż w pozostałych miesiącach?”, „Kiedy następuje przekazanie towaru lub wykonanie usługi przy tej umowie?”, „Czy na przełomie roku wystąpiły duże lub nietypowe transakcje sprzedaży?”.
Należności, zapasy i koszty
W obszarze należności biegły pyta o ich ściągalność: jak oceniacie ryzyko nieściągalności, jaka jest polityka odpisów aktualizujących, które należności są przeterminowane lub sporne. Często łączy to z potwierdzeniami sald od kontrahentów.
Przy zapasach pytania dotyczą inwentaryzacji, wyceny oraz zapasów wolnorotujących i przestarzałych, dla których może być potrzebny odpis. W obszarze kosztów biegły sprawdza przede wszystkim kompletność – czy ujęto wszystkie koszty dotyczące roku, czy prawidłowo rozliczono międzyokresowo wydatki i czy uwzględniono faktury otrzymane już po dacie bilansu, lecz dotyczące badanego roku.
Przykładowe pytania: „Jak ustaliliście odpis na należności od klienta X?”, „Czy w magazynie są towary zalegające dłużej niż rok?”, „Czy wszystkie koszty grudniowe zostały ujęte, także te zafakturowane w styczniu?”.
Szacunki, rezerwy i utrata wartości
Obszary oparte na osądzie wywołują najwięcej pytań, bo to w nich koncentruje się ryzyko. Biegły bada nie tylko końcową kwotę, lecz przede wszystkim założenia i sposób, w jaki firma do niej doszła.
Pytania dotyczą rezerw (na przykład na sprawy sądowe, gwarancje czy odprawy), testów na utratę wartości i ich założeń, podatku odroczonego oraz wszelkich wycen do wartości godziwej. Najlepszą odpowiedzią jest udokumentowana kalkulacja – szacunki przyjęte „na wyczucie”, bez uzasadnienia, generują kolejne pytania i wydłużają badanie.
Przykładowe pytania: „Na jakich założeniach opiera się rezerwa na to postępowanie sądowe?”, „Jaką stopę dyskontową przyjęliście w teście na utratę wartości?”, „Co uzasadnia rozpoznanie aktywa z tytułu podatku odroczonego?”.
Pytania, które audytor zadać musi
Część pytań nie wynika z bieżącego ryzyka, lecz jest wymagana przez standardy badania – biegły zadaje je przy każdym badaniu, niezależnie od wielkości firmy.
Pierwsza grupa dotyczy oszustw. Biegły pyta kierownictwo i osoby sprawujące nadzór, czy mają wiedzę o rzeczywistych, podejrzewanych lub domniemanych nadużyciach, jak zarządzają ryzykiem oszustwa i czy występowały naciski na osiągnięcie określonych wyników. To pytania standardowe, a nie wyraz nieufności wobec konkretnej firmy.
Druga grupa to podmioty powiązane. Biegły prosi o ich kompletną listę oraz o transakcje z nimi – pożyczki, poręczenia, sprzedaż i zakupy wewnątrzgrupowe oraz warunki, na jakich je zawarto. Chodzi o to, by takie transakcje były prawidłowo ujęte i ujawnione.
Trzecia grupa dotyczy kontynuacji działalności. Padają pytania o płynność, finansowanie, kowenanty kredytowe, prognozy oraz ewentualne wsparcie właścicieli. Do tego dochodzą pytania o zgodność z prawem (spory, postępowania, kary) oraz o zdarzenia po dacie bilansu – co istotnego wydarzyło się już po zakończeniu roku. Na koniec badania kierownictwo składa pisemne oświadczenia, w tym dotyczące kompletności i rzetelności przekazanych informacji, przy czym nie zastępują one innych dowodów badania.
Jak dobrze przygotować się na pytania audytora
Najważniejsze jest podejście: pytania to współpraca, nie konfrontacja. Kilka prostych zasad sprawia, że odpowiedzi są szybkie i spójne, a badanie krótsze.
Po pierwsze, warto wyznaczyć jedną osobę koordynującą kontakt z biegłym, która zbiera pytania i kieruje je do właściwych osób. Jeden punkt styku zapobiega rozbieżnym odpowiedziom z różnych działów.
Po drugie, kluczowa jest dokumentacja. Kalkulacje szacunków, lista podmiotów powiązanych, uzgodnienia sald i polityka rachunkowości przygotowane z wyprzedzeniem oznaczają, że na większość pytań odpowiada gotowy dokument, a nie pamięć pracownika.
Po trzecie, lepiej odpowiadać rzetelnie niż szybko za wszelką cenę. Jeśli nie znacie odpowiedzi od ręki, najlepszą reakcją jest „sprawdzę i potwierdzę” – zgadywanie prowadzi do niespójności, które biegły i tak wychwyci. Spójność odpowiedzi z dokumentami buduje zaufanie i przyspiesza badanie.
Pytania audytora są w dużej mierze przewidywalne i co roku dotyczą podobnych obszarów, więc raz dobrze przygotowany zespół z każdym kolejnym badaniem radzi sobie sprawniej. Jeśli chcecie wcześniej omówić, na jakie pytania warto przygotować się w Waszej sytuacji, zespół audytu Moore Polska chętnie przeprowadzi Was przez ten proces.
FAQ – najczęściej zadawane pytania
Dlaczego audytor zadaje tyle pytań?
Pytanie to jedna z procedur badania i sposób pozyskiwania informacji oraz dowodów badania, obok dokumentów, potwierdzeń sald i obserwacji inwentaryzacji. Pytania nie oznaczają podejrzeń – pomagają biegłemu zrozumieć firmę i ocenić, czy poszczególne pozycje sprawozdania nie zawierają istotnych zniekształceń.
O jakie obszary audytor pyta najczęściej?
Najwięcej pytań dotyczy obszarów ryzyka: przychodów i ich momentu rozpoznania, ściągalności należności, wyceny zapasów oraz szacunków i rezerw. To w nich najłatwiej o istotne zniekształcenie, dlatego biegły poświęca im więcej uwagi.
Czy są pytania, które audytor musi zadać zawsze?
Tak. Standardy badania wymagają pytań o oszustwa (do kierownictwa i osób sprawujących nadzór), o podmioty powiązane i transakcje z nimi, oraz o kontynuację działalności. Padają one przy każdym badaniu, niezależnie od wielkości firmy.
Co zrobić, gdy nie znam odpowiedzi na pytanie audytora?
Najlepiej odpowiedzieć „sprawdzę i potwierdzę” i wrócić z rzetelną informacją popartą dokumentem. Zgadywanie prowadzi do odpowiedzi niespójnych z dokumentacją, co wydłuża badanie i rodzi kolejne pytania.
Masz jednak jeszcze dodatkowe pytania? Chcesz skorzystać z usługi? Skontaktuj się z nami!
Sprawdź, w czym jeszcze możemy Ci pomóc: 📲KLIKNIJ TUTAJ.
