Dla wielu firm proces audytu finansowego to czarna skrzynka: wiadomo, że zaczyna się od podpisania umowy, a kończy sprawozdaniem z badania zawierającym opinię, ale to, co dzieje się pomiędzy, pozostaje niejasne. Tymczasem badanie sprawozdania finansowego ma uporządkowaną, powtarzalną strukturę – od planowania, przez zbieranie dowodów, po sformułowanie opinii. Znajomość tych etapów pozwala lepiej współpracować z biegłym, szybciej odpowiadać na jego pytania i uniknąć opóźnień. W tym przewodniku prowadzimy krok po kroku przez cały proces audytu finansowego i wyjaśniamy, co każdy etap oznacza w praktyce dla zarządu i działu finansowego.
Proces audytu finansowego – co to jest i dlaczego warto znać jego etapy
Proces audytu finansowego to przebieg badania sprawozdania finansowego, które przeprowadza niezależny biegły rewident według Krajowych Standardów Badania. Jego celem nie jest wytknięcie firmie błędów, lecz uzyskanie racjonalnej pewności i wydanie opinii o tym, czy sprawozdanie finansowe jako całość nie zawiera istotnego zniekształcenia oraz czy zostało sporządzone zgodnie z właściwymi ramami sprawozdawczości finansowej.
Warto od razu rozróżnić pojęcia. Etapy procesu audytu finansowego to nie to samo co fazy audytu wewnętrznego. Tu chodzi o zewnętrzne, niezależne badanie rocznego sprawozdania finansowego, zakończone formalnym sprawozdaniem z badania.
Cały proces układa się w logiczny ciąg:
- przyjęcie zlecenia i umowa,
- planowanie z oceną ryzyka,
- prace właściwe (zbieranie dowodów badania),
- finalizacja,
- wydanie sprawozdania z badania zawierającego opinię.
Każdy etap opiera się na poprzednim, dlatego pominięcie lub opóźnienie jednego z nich przesuwa cały harmonogram.
Audyt to badanie oparte na ryzyku, a nie kontrola każdego dokumentu
Najczęstsze nieporozumienie dotyczy tego, czego audyt w ogóle dotyczy. Biegły nie sprawdza każdej faktury i każdego zapisu. Badanie daje racjonalną, a nie absolutną pewność – biegły gromadzi dowody, by z racjonalną pewnością stwierdzić, że sprawozdanie jako całość nie zawiera istotnych zniekształceń.
Dwa pojęcia napędzają cały proces:
- Istotność: biegły koncentruje się na zniekształceniach, które mogłyby wpłynąć na decyzje odbiorców sprawozdania, a nie na drobnych pomyłkach.
- Ryzyko: biegły kieruje uwagę tam, gdzie prawdopodobieństwo istotnego zniekształcenia jest największe.
Dlatego audyt jest selektywny i oparty na ocenie ryzyka, a w wielu obszarach wykorzystuje próbkowanie lub dobór pozycji do badania. Biegły bada wybrane transakcje i salda, dobierane tak, by objąć obszary największego ryzyka oraz pozycje istotne dla sprawozdania. To wyjaśnia, dlaczego pyta akurat o te, a nie inne pozycje – i dlaczego dobre przygotowanie dokumentacji tak bardzo przyspiesza pracę.
Etap przygotowawczy: zlecenie, umowa i planowanie badania
Pierwszy etap procesu audytu finansowego dzieje się jeszcze zanim biegły zajrzy do ksiąg. Obejmuje formalne przyjęcie zlecenia, zawarcie umowy oraz zaplanowanie całego badania w oparciu o zrozumienie firmy i ocenę ryzyka.
Akceptacja zlecenia i umowa o badanie
Zanim firma audytorska przyjmie zlecenie, ocenia swoją niezależność oraz zdolność do jego wykonania. To nie formalność – niezależność biegłego jest fundamentem wiarygodności całego badania. Po pozytywnej weryfikacji strony zawierają umowę o badanie, która określa zakres, odpowiedzialność i warunki współpracy.
Wybór firmy audytorskiej należy do organu zatwierdzającego sprawozdanie, chyba że statut, umowa lub inne wiążące jednostkę przepisy stanowią inaczej; kierownik jednostki nie może dokonać takiego wyboru. Umowę zawiera kierownik jednostki w terminie umożliwiającym biegłemu udział w inwentaryzacji znaczących składników majątkowych. To etap, który najlepiej domknąć z wyprzedzeniem; szerzej piszemy o tym w artykule o przygotowaniu firmy do audytu finansowego.
Planowanie, zrozumienie firmy i ocena ryzyka
Planowanie to jeden z najważniejszych etapów, choć dla firmy bywa mało widoczny. Biegły poznaje model biznesowy, branżę, otoczenie regulacyjne oraz stosowaną politykę rachunkowości. Na tej podstawie identyfikuje obszary, w których ryzyko istotnego zniekształcenia jest najwyższe.
Ryzyko badania biegły rozkłada na trzy składowe: ryzyko nieodłączne (wynikające z natury danej pozycji), ryzyko kontroli (że kontrole wewnętrzne nie zapobiegną zniekształceniu lub go nie wykryją i nie skorygują) oraz ryzyko niewykrycia (że procedury biegłego zniekształcenia nie wykryją). Im wyższe ryzyko w danym obszarze, tym bardziej szczegółowe procedury zaplanuje.
Na etapie planowania biegły uzyskuje też zrozumienie systemu kontroli wewnętrznej istotnego dla badania i ustala istotność dla całego badania. Efektem jest strategia i plan badania – mapa tego, które obszary i w jaki sposób zostaną zbadane. Dla firmy to dobry moment, by uzgodnić harmonogram i listę dokumentów do przygotowania.
Etap prac właściwych: zbieranie dowodów badania
To najbardziej intensywny etap procesu audytu finansowego, w którym biegły gromadzi dowody dotyczące poszczególnych pozycji sprawozdania. Tu firma najczęściej odczuwa obecność zespołu audytowego – w postaci pytań, próśb o dokumenty i wizyt.
Potwierdzenia sald i obserwacja inwentaryzacji
Biegły rzadko poprzestaje na danych z systemu firmy. Tam, gdzie to możliwe, sięga po dowody zewnętrzne, bo co do zasady są bardziej wiarygodne. Wysyła więc prośby o potwierdzenie sald do kontrahentów, banków, a w sprawach spornych również do kancelarii prawnych.
Drugim filarem jest udział w inwentaryzacji. Biegły obserwuje spis z natury istotnych składników majątku – przede wszystkim zapasów – by uzyskać dowody badania dotyczące ich istnienia i stanu. Właśnie dlatego umowę o badanie trzeba zawrzeć odpowiednio wcześnie: po zakończonym spisie uzyskanie takich dowodów jest znacznie trudniejsze i może wymagać alternatywnych procedur, które nie zawsze będą wystarczające.
Testy szczegółowe, procedury analityczne i szacunki
Obok potwierdzeń biegły stosuje testy szczegółowe wybranych transakcji i sald oraz procedury analityczne – porównuje dane między okresami i z oczekiwaniami, szukając nietypowych odchyleń. Próby dobiera tak, by objąć obszary największego ryzyka oraz pozycje istotne kwotowo lub jakościowo.
Osobnej uwagi wymagają szacunki i osądy księgowe: rezerwy, odpisy aktualizujące, podatek odroczony czy testy na utratę wartości. Biegły bada nie tylko końcową kwotę, lecz także założenia i sposób, w jaki firma do niej doszła. Szacunki bez udokumentowanej kalkulacji to klasyczne źródło dodatkowych pytań i wydłużonego badania.
Etap końcowy: finalizacja, opinia i sprawozdanie z badania
Na ostatnim etapie biegły zbiera w całość zebrane dowody, ocenia wpływ wykrytych nieprawidłowości i formułuje opinię. To moment, w którym proces audytu finansowego przekłada się na konkretny dokument.
Zanim to nastąpi, biegły wykonuje procedury kończące. Sprawdza zdarzenia po dacie bilansu, które mogą wpływać na sprawozdanie, oraz ocenia zasadność założenia kontynuacji działalności. Na koniec uzyskuje od kierownictwa pisemne oświadczenia, w tym dotyczące kompletności i rzetelności przekazanych informacji, przy czym nie zastępują one innych dowodów badania. W firmach audytorskich proces ten przebiega w ramach systemu zarządzania jakością, a wybrane zlecenia mogą obejmować dodatkowy przegląd jakości wykonania zlecenia.
Cztery rodzaje opinii biegłego rewidenta
Efektem badania jest sprawozdanie z badania zawierające jedną z czterech opinii.
- Opinia bez zastrzeżeń oznacza, że sprawozdanie we wszystkich istotnych aspektach przedstawia sytuację firmy rzetelnie.
- Opinia z zastrzeżeniami wskazuje, że poza określonymi kwestiami sprawozdanie jest prawidłowe.
- Opinia negatywna oznacza, że sprawozdanie zawiera istotne i rozległe zniekształcenia.
- Odmowa wyrażenia opinii pojawia się, gdy biegły nie mógł zebrać wystarczających i odpowiednich dowodów, by wyrazić opinię – na przykład z powodu ograniczenia zakresu badania.
W przypadku jednostek zainteresowania publicznego sprawozdanie z badania zawiera dodatkowo opis kluczowych spraw badania – obszarów, które wymagały od biegłego największej uwagi. To rozszerza obraz, jaki otrzymują odbiorcy sprawozdania.
Co dzieje się po wydaniu opinii
W jednostkach objętych obowiązkowym badaniem sprawozdanie finansowe powinno zostać zatwierdzone po przeprowadzonym badaniu, a następnie złożone do KRS wraz ze sprawozdaniem z badania i uchwałami.
Często biegły przekazuje też zarządowi list do kierownictwa z obserwacjami i rekomendacjami dotyczącymi kontroli wewnętrznej i procesów. To jeden z najbardziej praktycznych efektów badania – wskazówki, co warto usprawnić przed kolejnym rokiem.
Jak współpracować z biegłym na każdym etapie
Sprawny przebieg badania w dużej mierze zależy od firmy. Najważniejsze jest wyznaczenie jednej osoby koordynującej kontakt z biegłym – jeden punkt styku porządkuje obieg pytań i dokumentów lepiej niż rozproszona komunikacja przez kilka działów.
Na etapie planowania warto wcześniej uzgodnić harmonogram i listę dokumentów oraz zapewnić biegłemu dostęp do osób znających poszczególne obszary. W trakcie prac właściwych kluczowe jest szybkie dostarczanie żądanych zestawień i sald oraz sprawne przygotowanie danych niezbędnych do wysłania próśb o potwierdzenia – to realnie skraca badanie.
Na etapie końcowym dobrze jest mieć przygotowane uzasadnienia szacunków i informacje o zdarzeniach po dacie bilansu. Im mniej biegły musi dopytywać, tym płynniej dochodzi do opinii.
Proces audytu finansowego jest powtarzalny, więc raz dobrze zorganizowana współpraca procentuje w kolejnych latach.
Najlepszy następny krok to omówienie z firmą audytorską harmonogramu badania jeszcze przed zamknięciem roku – pozwala to zaplanować udział biegłego w inwentaryzacji i przejść przez wszystkie etapy bez pośpiechu. Jeśli chcecie zaplanować badanie w swojej konkretnej sytuacji, zespół audytu Moore Polska przeprowadzi Was przez cały proces.
FAQ – najczęściej zadawane pytania
Z jakich etapów składa się proces audytu finansowego?
Z czterech głównych: przyjęcia zlecenia i zawarcia umowy, planowania badania wraz z oceną ryzyka, prac właściwych (zbieranie dowodów badania) oraz finalizacji zakończonej wydaniem sprawozdania z badania zawierającego opinię. Każdy etap opiera się na poprzednim.
Czy biegły rewident sprawdza wszystkie dokumenty firmy?
Nie. Badanie jest oparte na ryzyku i daje racjonalną, nie absolutną pewność. Biegły koncentruje się na obszarach największego ryzyka i pozycjach istotnych dla sprawozdania, badając wybrane transakcje i salda.
Jakie rodzaje opinii może wydać biegły rewident?
Cztery: opinię bez zastrzeżeń, opinię z zastrzeżeniami, opinię negatywną oraz odmowę wyrażenia opinii. Rodzaj opinii zależy od tego, czy sprawozdanie zawiera istotne zniekształcenia i czy biegły zebrał wystarczające i odpowiednie dowody badania.
Co to jest istotność w audycie?
To poziom, powyżej którego zniekształcenie mogłoby wpłynąć na decyzje odbiorców sprawozdania finansowego. Biegły ustala istotność na etapie planowania i wykorzystuje ją, by skupić badanie na pozycjach naprawdę ważnych dla obrazu firmy.
Masz dodatkowe pytania? Chcesz skorzystać z usługi? Skontaktuj się z nami!
Sprawdź, w czym jeszcze możemy Ci pomóc: 📲KLIKNIJ TUTAJ.
