Audyt finansowy budzi w wielu firmach niepokój, choć przy dobrym przygotowaniu przebiega sprawniej i bez niepotrzebnych opóźnień. Audyt to niezależne badanie sprawozdania finansowego przez biegłego rewidenta działającego w imieniu firmy audytorskiej, którego celem jest uzyskanie racjonalnej pewności, czy sprawozdanie finansowe jako całość nie zawiera istotnego zniekształcenia. Dobre przygotowanie do audytu finansowego skraca badanie, ogranicza ryzyko korekt i ułatwia sprawne przejście przez cały proces.
W tym przewodniku pokazujemy, kogo obowiązuje badanie, jak przygotować firmę krok po kroku, jakich terminów pilnować i jakie błędy najczęściej widzimy po drugiej stronie stołu.
Audyt finansowy – co to jest i dlaczego przygotowanie ma znaczenie
Audyt finansowy w polskim porządku prawnym to badanie sprawozdania finansowego. Przeprowadza je biegły rewident działający w imieniu firmy audytorskiej wpisanej na listę firm audytorskich. Badanie odbywa się według Krajowych Standardów Badania, opartych na Międzynarodowych Standardach Badania (ISA).
Warto rozróżnić pojęcia. Audyt finansowy to nie audyt wewnętrzny (kontrola procesów wewnątrz organizacji), nie audyt podatkowy (przegląd rozliczeń z fiskusem) ani audyt śledczy. Tu chodzi o niezależną, zewnętrzną weryfikację sprawozdania finansowego i wydanie sprawozdania z badania zawierającego opinię.
Efektem badania jest sprawozdanie z badania zawierające opinię biegłego:
- bez zastrzeżeń,
- z zastrzeżeniami,
- negatywną,
- albo odmowę jej wyrażenia.
Dla zarządu to nie formalność. W jednostkach objętych obowiązkowym badaniem roczne sprawozdanie finansowe powinno zostać zatwierdzone po uprzednim przeprowadzeniu badania i przedstawieniu sprawozdania z badania. Brak badania może zaburzyć cały proces sprawozdawczy, w tym zatwierdzenie, podział lub pokrycie wyniku finansowego oraz złożenie właściwych dokumentów do Krajowego Rejestru Sądowego.
Niedopełnienie obowiązku badania naraża osoby odpowiedzialne na konsekwencje przewidziane w ustawie o rachunkowości, w tym grzywnę albo karę ograniczenia wolności, a problemy ze złożeniem dokumentów mogą skutkować także postępowaniem przymuszającym ze strony sądu rejestrowego.
Kto podlega obowiązkowemu badaniu sprawozdania finansowego
Zakres obowiązkowego badania określa art. 64 ustawy o rachunkowości. Część podmiotów bada sprawozdania zawsze, niezależnie od wielkości. Należą do nich między innymi:
- spółki akcyjne (z wyjątkiem spółek w organizacji na dzień bilansowy),
- banki, spółdzielcze kasy oszczędnościowo-kredytowe,
- zakłady ubezpieczeń i reasekuracji,
- fundusze inwestycyjne, fundusze emerytalne oraz wybrane jednostki rynku finansowego.
Pozostałe jednostki – w praktyce najczęściej spółki z o.o. – podlegają badaniu, jeśli w poprzednim roku obrotowym spełniły co najmniej dwa z trzech warunków. Nowe progi stosuje się po raz pierwszy do roku obrotowego rozpoczynającego się po 31 grudnia 2024 r.
Aktualne kryteria „2 z 3″ to:
- średnioroczne zatrudnienie co najmniej 50 osób w przeliczeniu na pełne etaty,
- suma aktywów bilansu na koniec roku obrotowego na poziomie równowartości 3 125 000 euro,
- przychody netto ze sprzedaży towarów i produktów na poziomie równowartości 6 250 000 euro.
Zmieniła się nie tylko wysokość progów. Wcześniej obowiązywały kwoty 2 500 000 euro i 5 000 000 euro, a próg przychodowy obejmował też przychody z operacji finansowych. Po nowelizacji są one z tego warunku wyłączone – co dla części firm realnie wpływa na to, czy w ogóle wpadają w obowiązek badania.
Obok badania obowiązkowego istnieje też badanie dobrowolne. Firma decyduje się na nie, gdy wymaga tego bank, inwestor lub proces due diligence, albo gdy zarząd chce zwiększyć wiarygodność danych. Przygotowanie wygląda podobnie – różnica leży głównie w podstawie przeprowadzenia badania i w wymaganiach dotyczących umowy z firmą audytorską.
Jak przygotować firmę do audytu finansowego krok po kroku
Przygotowanie do audytu finansowego to nie jednorazowy zryw, lecz uporządkowany proces. Najlepiej rozłożyć go na trzy obszary:
- wybór audytora i umowa,
- zamknięcie ksiąg z inwentaryzacją,
- kompletowanie dokumentacji.
Im wcześniej firma uruchomi te działania, tym mniej korekt i pytań pojawi się w trakcie badania.
Krok 1. Wybór firmy audytorskiej i moment podpisania umowy
Tu kryje się najczęstsza pułapka. Wyboru firmy audytorskiej dokonuje organ zatwierdzający sprawozdanie – w spółce z o.o. zgromadzenie wspólników, w spółce akcyjnej walne zgromadzenie – chyba że statut, umowa lub inne przepisy stanowią inaczej. Co istotne, kierownik jednostki nie może samodzielnie wybrać audytora. Sam wybór musi więc zapaść w odpowiednim trybie korporacyjnym.
Umowę o badanie zawiera następnie kierownik jednostki w terminie umożliwiającym biegłemu udział w inwentaryzacji znaczących składników majątku. To kluczowy warunek. Biegły, który nie mógł obserwować spisu z natury zapasów, ma ograniczone możliwości uzyskania dowodów dotyczących ich istnienia i stanu – a jeśli nie da się uzyskać wystarczających i odpowiednich dowodów innymi procedurami, może to prowadzić do modyfikacji opinii.
Praktyczny wniosek: umowę warto podpisać jeszcze przed końcem roku obrotowego, a nie po zamknięciu ksiąg. Przy badaniu ustawowym pierwszą umowę zawiera się na okres co najmniej dwóch lat, co dodatkowo premiuje wcześniejsze planowanie.
Krok 2. Zamknięcie ksiąg, inwentaryzacja i uzgodnienia
Trzon przygotowania to rzetelne zamknięcie ksiąg. Konta księgi głównej muszą się zgadzać z ewidencjami pomocniczymi:
- rejestr środków trwałych z saldami w księdze głównej,
- rozrachunki z zestawieniami kontrahentów,
- magazyn z ewidencją zapasów.
Każda nieuzgodniona różnica to pytanie, które i tak zada biegły.
Równolegle przeprowadza się inwentaryzację. Składa się z trzech metod:
- spisu z natury (zapasy, środki trwałe, gotówka w kasie),
- uzyskania potwierdzeń sald (m.in. należności, wybrane zobowiązania, kredyty, rachunki bankowe)
- oraz weryfikacji pozostałych pozycji na podstawie dokumentów.
Inwentaryzacja musi być nie tylko wykonana, ale i udokumentowana – protokoły, rozliczenie różnic, decyzje o ich ujęciu.
Szczególną uwagę warto poświęcić potwierdzeniom sald. Przy potwierdzeniach wykorzystywanych jako procedura badania biegły kontroluje proces wysyłki i odbioru odpowiedzi, dlatego po stronie firmy ważne jest wcześniejsze przygotowanie kompletnych i aktualnych danych kontrahentów oraz uzgodnionych sald. To ułatwia biegłemu potwierdzenie kluczowych pozycji rozrachunkowych bez dodatkowych procedur zastępczych.
Krok 3. Dokumentacja, szacunki i lista PBC
Biegły zwykle przekazuje firmie listę dokumentów i zestawień do przygotowania – tak zwaną listę PBC (prepared by client). Im szybciej firma ją skompletuje, tym płynniej przebiega badanie.
Na liście znajdą się m.in.
- polityka rachunkowości,
- zestawienia obrotów i sald,
- specyfikacje sald kont,
- dokumenty korporacyjne (umowa spółki, uchwały, protokoły),
- umowy kredytowe i leasingowe
- wykaz transakcji z podmiotami powiązanymi.
Osobnego przygotowania wymagają szacunki i osądy księgowe. Rezerwy, odpisy aktualizujące należności i zapasy, podatek odroczony czy testy na utratę wartości muszą mieć udokumentowane uzasadnienie. Biegły bada nie tylko kwotę, lecz także sposób, w jaki firma do niej doszła. Wartości „przyjęte ostrożnościowo” bez kalkulacji to klasyczne źródło uwag.
Warto też z wyprzedzeniem zebrać informacje o zdarzeniach po dacie bilansu oraz o toczących się sprawach spornych. Na końcu badania kierownictwo składa pisemne oświadczenia, w tym dotyczące kompletności przekazanych danych, przy czym nie zastępują one innych dowodów badania. Łatwiej je podpisać, gdy dokumentacja była porządkowana na bieżąco.
Na koniec rzecz pozornie organizacyjna, a w praktyce decydująca: wyznaczenie jednej osoby koordynującej kontakt z biegłym. Jeden punkt styku skraca obieg pytań i odpowiedzi i porządkuje przepływ dokumentów lepiej niż rozproszona komunikacja przez kilka działów.
Najczęstsze błędy w przygotowaniu – z perspektywy zespołu audytowego
Większość problemów, które wydłużają badanie, powtarza się co roku i jest do uniknięcia:
- Zbyt późne podpisanie umowy, przez które biegły nie zdąży na inwentaryzację zapasów – co może podnieść ryzyko modyfikacji opinii, jeśli nie uda się uzyskać wystarczających i odpowiednich dowodów badania innymi procedurami.
- Inwentaryzacja niezakończona lub nieudokumentowana: spis się odbył, ale brakuje protokołów albo rozliczenia różnic.
- Nieuzgodnione konta i różnice między ewidencjami pomocniczymi a księgą główną.
- Szacunki bez kalkulacji – rezerwy i odpisy ujęte „na wyczucie”, bez dokumentacji, którą biegły mógłby zweryfikować.
- Organizacyjny – brak jednej osoby odpowiedzialnej za kontakt z biegłym, przez co pytania krążą między działami, a odpowiedzi spływają z opóźnieniem.
- Mylenie ról przy wyborze audytora – próba samodzielnego wyboru przez zarząd, zamiast decyzji organu zatwierdzającego.
Wspólny mianownik tych błędów to traktowanie audytu jako jednorazowego, marcowego obowiązku. Firmy, które regularnie porządkują dokumentację przez cały rok, przechodzą spokojniej przez audyt finansowy.
Audyt to nie tylko obowiązek – jak zamienić go w wartość
Audyt finansowy najłatwiej przejść, gdy potraktuje się go nie jak coroczny egzamin, lecz jak proces, do którego firma jest gotowa przez cały rok.
Trzy filary tej gotowości to:
- wczesny wybór i umowa z firmą audytorską,
- rzetelnie zamknięte i uzgodnione księgi z udokumentowaną inwentaryzacją
- skompletowana dokumentacja wraz z uzasadnieniem szacunków.
Dobrze przeprowadzone badanie daje więcej niż sprawozdanie z badania na potrzeby KRS. Może wzmacniać wiarygodność danych wobec banków, inwestorów i kontrahentów. Co też ważne, pokazuje zarządowi i właścicielom stan organizacji oraz przepływ informacji i dokumentów. Dla rosnących firm to również krok w stronę szerszych obowiązków – w tym atestacji sprawozdawczości zrównoważonego rozwoju, jeżeli zgodnie z aktualnymi przepisami firma będzie objęta takim obowiązkiem.
FAQ – Najczęściej zadawane pytania
Czym jest audyt finansowy?
Audyt finansowy to badanie sprawozdania finansowego przez niezależnego biegłego rewidenta działającego w imieniu firmy audytorskiej, według Krajowych Standardów Badania. Jego celem jest uzyskanie racjonalnej pewności, czy sprawozdanie finansowe jako całość nie zawiera istotnego zniekształcenia, zakończone wydaniem sprawozdania z badania zawierającego opinię.
Kiedy badanie sprawozdania finansowego jest obowiązkowe?
Obowiązkowo badaniu podlegają m.in. spółki akcyjne, banki i zakłady ubezpieczeń. Pozostałe jednostki – gdy w poprzednim roku spełniły co najmniej dwa z trzech progów: 50 etatów, 3 125 000 euro sumy aktywów oraz 6 250 000 euro przychodów netto ze sprzedaży towarów i produktów. Nowe progi stosuje się po raz pierwszy do roku obrotowego rozpoczynającego się po 31 grudnia 2024 r.
Do kiedy trzeba przeprowadzić audyt?
Badanie powinno zostać zakończone przed zatwierdzeniem sprawozdania. Dla roku kalendarzowego sprawozdanie sporządza się co do zasady do 31 marca, a zatwierdza do 30 czerwca. Po zatwierdzeniu firma ma 15 dni na złożenie dokumentów do KRS. Jeżeli sprawozdanie nie zostanie zatwierdzone w terminie, należy złożyć do KRS także sprawozdanie niezatwierdzone, a po późniejszym zatwierdzeniu – ponownie właściwy komplet dokumentów.
Kto wybiera firmę audytorską?
Wyboru dokonuje organ zatwierdzający sprawozdanie (np. zgromadzenie wspólników w spółce z o.o.), a nie kierownik jednostki. Umowę o badanie zawiera następnie kierownik jednostki, w terminie umożliwiającym udział biegłego w inwentaryzacji.
Masz dodatkowe pytania? Chcesz skorzystać z usługi? Skontaktuj się z nami!
Sprawdź, w czym jeszcze możemy Ci pomóc: 📲KLIKNIJ TUTAJ.
