Konkretnie powinien to być dokument:
- w postaci elektronicznego pliku w strukturze logicznej JPK_SF
- potwierdzony bezpiecznym podpisem elektronicznym.
Nowe wymogi zostały wprowadzone do ustawy o rachunkowości od października 2018 roku. Jednak większość firmie staje przed nowym obowiązkiem dopiero teraz, kiedy zbliża się termin zamykania ksiąg rachunkowych za rok 2018.
Roczne sprawozdanie finansowe jednostek prowadzących pełne księgi rachunkowe sporządza się w ciągu 3 miesięcy od dnia bilansowego – zatem jednostki, których rok obrotowy pokrywa się z rokiem kalendarzowym, na jego sporządzenie mają czas do 31 marca 2019 roku.
Najważniejszą zmianą, z którą zetkną się przedsiębiorcy to wysyłka do KRS sprawozdania finansowego w postaci elektronicznej według narzuconej struktury logicznej pliku (JPK_SF). Dodatkowo elektroniczne sprawozdania finansowe muszą zostać podpisane bezpiecznym podpisem elektronicznym zarówno przez osobę sporządzającą sprawozdanie finansowe, jak i wszystkie osoby wskazane w KRS jako umocowane do reprezentowania jednostki. W przypadku sprawozdań finansowych badanych przez biegłego rewidenta – on również zobligowany jest do jego elektronicznego podpisania.
E-sprawozdania – konsekwencje nowych wymogów
W pierwszym roku z pewnością nie lada trudności przysporzy przedsiębiorcom:
- zapoznanie się z nowymi narzędziami,
- pozyskanie podpisu elektronicznego przez wszystkich członków zarządu oraz
- przygotowanie sprawozdania finansowego w nowej formule, podczas, gdy niejednokrotnie do tej pory kopiowali wzorce z poprzednich lat.
W sytuacji prowadzenia księgowości bez wsparcia zewnętrznego biura rachunkowego może być to dodatkowym wyzwaniem logistyczno-organizacyjnym w dość rozpędzonym tempie życia biznesowego.
Trzeba jednak wziąć pod uwagę, że nowe rozwiązania techniczne pozwolą w przyszłości na łatwiejsze monitorowanie wyników finansowych partnerów biznesowych, a co za tym idzie i poprawę bezpieczeństwa obrotu gospodarczego. Dobrej jakości informacja będzie łatwo dostępna dla każdego przedsiębiorcy. Zatem należy przypuszczać, że będzie poprawiać się również świadomość w zakresie poprawnego prowadzenia ksiąg rachunkowych oraz dbałość o zagwarantowanie rzetelnego obrazu.
Za sporządzenie sprawozdania finansowego niezgodnie z wytycznymi ustawy o rachunkowości, przepisy przewidują zagrożenie karą grzywny lub karą pozbawienia wolności do lat dwóch lub obiema karami łącznie. Zatem należy dołożyć wszelkich starań, aby zaktualizować systemy, uzupełnić wiedzę i dopełnić nowych wymogów.
Jeżeli chcielibyście Państwo dowiedzieć się więcej na temat poruszonych zagadnień zapraszamy do kontaktu.
