W obecnej dobie zarządzanie firmą staje się coraz bardziej wymagające. Nie wystarczy wiedza z danej dziedziny gospodarki, ale potrzebne jest zrozumienie spraw ekonomicznych, psychologii biznesu, finansów, prawa, podatków. Nie dziwi zatem, że zarządzający oraz właściciele szukają w swoich podwładnych biznes partnera, czyli współpracownika, który mając odpowiednią wiedzę jest w stanie uprościć otaczający ich świat do faktów, które mogą być przeanalizowane przez analityczny umysł zarządzającego.
Poniżej prezentuję niewyłączny katalog zagadnień, które często są przedmiotem rozmów i dyskusji między właścicielami firm, zarządami a księgowymi i dyrektorami finansowymi, którzy nie uciekają od roli biznes-partnerów i aktywnie wspierają w prowadzeniu i rozwoju przedsiębiorstwa.
Czy są to łatwe pytania? To zależy jakim arsenałem środków dysponuje finansista. Bez wątpienia na wiele odpowie bazując na danych księgowych czy finansowych. Niemniej jednak, połączenie kropek w spójną całość będzie zależała od doświadczenie i eksperckiej wiedzy zgromadzonej przez finansistę.
Czy nas na to stać?
To pytanie często nie jest specjalnie konkretne ale oddaje ogólne podejście zarządzających do świata finansów. Przyjmijmy, że szef rozważa zakup / leasing nowej maszyny lub urządzenia. Jeśli w takiej sytuacji kieruje się zdrową logiką to powinien zadać pytanie: czy nas na to stać?
To z pozoru wdzięczne i proste pytanie zawiera za sobą wiele implikacji i właściwie jest zaproszeniem do dyskusji na temat zarówno aktualnych wyników firmy jak i tworzonych na ich podstawie prognoz. Aby odpowiedzieć na to pytanie trzeba zorientować się:
- po pierwsze czy aktualnie dysponujemy środkami pieniężnymi,
- czy jesteśmy rentowni i na czym zarabiamy najlepiej,
- jak będzie wyglądał nasz biznes za 3-6, 12 miesięcy,
- czy znamy rozkład przepływów pieniężnych swojej firmy,
- czy zostaną nam nadwyżki finansowe i jak je rozdysponujemy?
Czy mamy środki pieniężne?
A więc podstawowe pytanie każdego właściciela oraz członka Zarządu brzmi: ile mamy środków pieniężnych i czy wystarczy nam na wszystkie nasze wydatki. Wiele osób na najwyższych szczeblach zarządzania przeżywa (odwieczną!) frustrację, gdyż dostarczane dane na temat zysków (pojęcie księgowe), dochodów (pojęcie podatkowe), czy ogólnie rozumianej rentowności ma się nijak do możliwości finansowych ich firm.
Po prostu zyski, dochody nie zamieniają się na gotówkę więc właściciele są zakręceni. Jak to możliwe, że mając zyski, płacąc „wysokie podatki” nie mogą kupić danej maszyny czy wydać środki na określone usługi, z powodu braku środków? Tak, my finansiści jasno nazywamy ten fenomen – zasada memoriału versus zasada kasowa.
Memoriał to umowne ustalenie kiedy powstaje przychód, kiedy koszt, kiedy zysk. Nie są one zgodne z pojęciami wpływ, wydatek, gotówka. Proste – tak. Ale jednak niezrozumiałe. No więc aby wyjaśnić ten fenomen trzeba sobie przypomnieć, że przychody powstają w momencie realizacji dostawy, wykonania usługi, upłynięcia czasu (najem). A nie w momencie gdy… klient wpłaca.
Podobnie rzecz ma się z kosztami. Wielokrotnie kupujemy towary, materiały, usługi z odroczonym terminem płatności. A więc księgowy widzi zakup a płatności jeszcze nie ma. Dodatkowo sprawę komplikuje podatek VAT, który płacimy do urzędu skarbowego od różnicy miedzy VAT należnym, czyli tym z naszych faktur sprzedaży a naliczonym, tym od naszych zakupów. To powoduje zamęt.
Czy można z tego wybrnąć? – oczywiście. Dobra analiza finansowa pokaże ile przychodów zamienia się we wpływy, i jak szybko to się dzieje, ile zakupów zmienia się w wydatki, i kiedy. Ile kupujemy zapasów, które przecież nie są kosztem w momencie nabycia ale dopiero jak je zużyjemy. Na te pytania może odpowiedzieć dobry dyrektor finansowy. Musi przeanlizować powiązanie rentowności (przychody, koszty) z pojęciem płynności i kapitału pracującego, a więc należności od klientów, które jeszcze się nie rozliczyły, zobowiązań, które jeszcze nie zostały zapłacone do dostawców, zapasów, które mrożą nasze pieniądze na magazynie.
Gdzie najlepiej zarabiamy?
To pytanie jest podstawą do analizy rentowności. W większych firmach oczywistym jest mierzenie jej na kategorie produktów, towarów, lub usług, lokalizacje, regiony geograficzne, sprzedawców, branże czy inne.
Czy to pytanie jest ważne? Moim osobistym zdaniem ono jest absolutnie kluczowe. Robienie biznesu bez znajomości tego na czym najwięcej zarabiamy jest jak piłowanie drzewa nienaostrzona piłą. Można, ale człowiek się umęczy i prawdopodobnie nie zakończy działania swoim sukcesem.
Każdy dobry finansista powie, skupiaj się na swoich najbardziej marżowych produktach, usługach, towarach. Nie mamy nieograniczonych zasobów, a więc lokujmy je tam gdzie nasza rentowność jest największa.
A co to jest rentowność? – różnica między ceną sprzedaży za kosztami jakie wiążą się ze sprzedaniem danego towaru, produktu, usługi. Czy muszę je znać? Tak, muszę i to drobiazgowo. Źle ustalone ceny sprzedaży nie jednego przedsiębiorcę doprowadziły do upadku albo ślepych zaułków.
Są branże w których bezpośrednie marże wynoszą powyżej 50%, np. sprzedaż ubrań, kosmetyków, bądź takie w których przychody minus koszty bezpośrednie wynoszą 30-40% – większość produktów przemysłowych, ale bywają biznesy, szczególnie handlowe, w których marża może oscylować wokół 1-3%. Zanim pójdziesz dalej poznaj szczegółowo marżowość swojego biznesu. Wykorzystaj wiedzę o tym, aby rozwijać to co jest najbardziej dla Ciebie korzystne.
Co będzie dalej?
Prezesi i właściciele firm, jak każdy, mają swoje obawy. Boją się wielu niekorzystnych trendów na rynku, pytają:
- jakie będą stopy procentowe za 6 miesięcy,
- jak będzie wyglądał kurs złotego do Euro za 12 miesięcy,
- ile będzie nas kosztować kilowatogodzina energii elektrycznej, a ile kilogram określonego kluczowego materiału (np. stali).
Dlaczego to jest ważne? Ano dlatego, że pozwala planować i prognozować działania w przyszłości. To ważne, ponieważ zarządzający najczęściej muszą zajmować się przyszłością, a więc planowanym zleceniem, ofertowaniem, prognozą czy planem. Dlatego dyrektorzy finansowi i główni księgowi czytają opracowania banków, instytucji finansowych, czy branżowych na temat wzrostu cen energii, materiałów, inflacji, stóp procentowych i innych aby wspomóc w zarządzaniu. Zebrawszy ten pakiet wiedzy, dobry finansista odpowie na pytanie jak będzie wyglądała nasza marża za 6 miesięcy, jaki będzie poziom zysku, przepływów pieniądza czy kosztów energii.
Czy pomyli się? Z pewnością dane prognozowane się nie zrealizują co do joty, ale będą na tyle dokładne aby umożliwić funkcjonowanie biznesu i uniknięcie poważnych raf i ryzyk.
Czy da się płacić mniejsze podatki?
To pytanie często pada z ust właścicieli, i zarządzających. I jest na nie odpowiedź: oczywiście że się da. Pytanie jaki apetyt na ryzyko ma dany właściciel czy przedsiębiorca. W gamie dozwolonych rozwiązań prawno-podatkowych znajduje się wiele, które zakładają niski apetyt na ryzyko podatkowe. Są jednak również takie, które zakładają podwyższone ryzyko podatkowe. Jedni wybiorą pierwsze, inni wybiorą drugie. Ja doradzam aby tej sfery nie pozostawiać wyłącznie księgowym do decyzji.
Otóż profil osobowościowy księgowych zakłada wysoką ostrożność, gdyż odpowiadają oni za sprawy finansowe i podatkowe. Czasami więc wybierają oni zbyt ostrożne schematy podatkowe, które wcale nie muszą być dla firmy najbardziej korzystne. Nie, nie namawiam aby swoim księgowym nie ufać. Ale sprawdzać kwoty duże i istotne, zapytać o zdanie ekspertów współpracujących. Może się przecież okazać, że interpretacje się zmieniły, sądy wskazują na korzystne uregulowania podatkowe, a nas stać na to aby się dobrze zabezpieczyć i bronić przed nadmiernym fiskalizmem Państwa.
Czy lepiej kupić za własne, wziąć w leasing czy na kredyt?
W wielkich koncernach i grupach kapitałowych decyzja kupić, wziąć w leasing czy na kredyt zapada na poziomie centrali grupy. A wiec zarządzający nie mają wyboru, po prostu wybierają to co im wskazano. W mniejszych podmiotach decyzja ciągle jest otwarta. I tutaj dobry finansista może wykorzystać swoje doświadczenie i doradzić.
Albowiem nie ma jednej odpowiedzi na to pytanie.
Właściwa odpowiedzią jest: to zależy. Od czego? Od celów firmy, jej obecnej pozycji finansowej, planów, drogi rozwoju, planowanych akwizycji, sprzedaży itd. oczywiście leasing będzie dobrą formą rozłożenia w czasie wydatków na zakup danych urządzeń i maszyn, ale czasami może się okazać mniej korzystną formą niż tani kredyt czy finansowanie środkami własnymi ze względu na planowane dalsze kroki rozwoju. A więc warto zdać się tutaj na doświadczenie ekspertów i zaufać dobremu finansiście pod warunkiem, że pozna ona zakamarki planów swego szefa.
Czego nie widzę? O ryzykach słów kilka
Dobrzy finansiści i księgowi dostają gęsią skórkę, która pojawia się jak dostrzegają ryzyka w biznesie. I właśnie o nich będą pierwsi informować prezesów i właścicieli. Nie zapomnę jak kiedyś siedząc z moim przełożonym na śniadaniu biznesowym w Paryżu, w małej i dobrej knajpce opowiedział mi jak wygląda jego dzień pracy.
Otóż, jako dyrektor finansowy 3 miliardowej (euro) grupy kapitałowej spotykał się co 2-3 godziny z dyrektorami operacyjnymi różnych dywizji Grupy i wskazywał im na szanse oraz często zagrożenia płynące z realizacji potencjalnych projektów: budowy nowych zakładów w Europie Centralnej, wdrożenia nowych produktów przez centra rozwojowe, skutków potencjalnych akwizycji nowych podmiotów czy ryzyka kryzysu w danym kraju (wtedy chodziło o Argentynę). Czy miał wpływ na firmę i jej rozwój? Ogromny. Czasami jedno zdanie zmieniało koncepcję biznesową doprowadzając do istotnych zmian jej parametrów, tylko dlatego że ryzyko innej wersji przedsięwzięcia było zbyt duże.
Czy go słuchano? – zdecydowanie tak.
Z bardzo dobrym skutkiem dla grupy.
W razie dodatkowych pytań, serdecznie zachęcamy do kontaktu.
