Opodatkowanie prezentów dla pracowników i kontrahentów

Prezenty dla pracowników i kontrahentów – jak nie wpaść w pułapkę podatkową? Co podlega opodatkowaniu? Sprawdź w naszym najnowszym artykule!

Firmy często decydują się na okazanie wyrazów wdzięczności pracownikom lub kontrahentom za pomocą upominków lub kart prezentowych. Te finansowe są ze środków obrotowych firmy lub Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych. Takie działanie, co do zasady, może rodzić konsekwencje na gruncie podatkowo-prawnym. W jaki sposób więc rozliczać podarunki dla kontrahentów i pracowników? Jaki wpływ na opodatkowanie ma źródło pokrycia tych kosztów? Na te pytania spróbujemy odpowiedzieć w poniższym artykule.

Opodatkowanie prezentów dla pracowników, a źródło ich finansowania

Przedsiębiorca chcąc przekazać pracownikowi prezent może sfinansować go ze środków obrotowych firmy, lub Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych. Rozróżnienie źródła finansowania benefitów wpływa na powstanie obowiązku podatkowego po stronie pracownika.

Jeżeli pracodawca decyduje się na finansowanie prezentów ze środków obrotowych firmy dla pracownika jego wartość będzie stanowiła przychód ze stosunku pracy i, co do zasady, podlegać będzie opodatkowaniu na zasadach ogólnych, a także stanowić będzie podstawę wymiaru składek ZUS. Wyjątkiem jest tzw. prezent małej wartości, jednakże jego wartość nie może przekroczyć w ciągu roku 100 złotych.

Inne zasady obowiązują natomiast w przypadku świadczenia finansowanego z Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych. Jeżeli więc źródłem finansowania jest ZFŚS takie świadczenie nie będzie podlegało opodatkowaniu do kwoty nieprzekraczającej 1000 złotych w ciągu roku dla jednego pracownika. Powyżej tej kwoty świadczenie stanowić będzie przychód ze stosunku pracy. Tym samym podlegać opodatkowaniu na zasadach określonych ustawą o PIT, jednak nie stanowi ono podstawy wymiaru składek ZUS.

Czy benefity w ramach systemu motywacyjnego pracodawcy podlegają opodatkowaniu?

Coraz częściej pracodawcy starają się stworzyć dla pracownika konkurencyjne warunki pracy. Dlatego też decydują się na wprowadzenie benefitów pracowniczych w ramach systemu motywacyjnego. Co do zasady benefity nie stanowią środków pieniężnych jednak podlegają pod art. 12 ust. 1 ustawy o PIT jako ekwiwalenty pieniężne, a co za tym idzie stanowią podstawę opodatkowania w podatku dochodowego od osób fizycznych, a także podstawę do nałożenia składek ZUS.

Prezenty dla pracowników i kontrahentów – czy stanowią koszty uzyskania przychodu dla przedsiębiorcy?

Problematykę rozliczenia prezentów pracowniczych można rozważać na dwa sposoby w zależności od rodzaju podarunku. Jeżeli pracodawca zdecyduje się na prezent w postaci karty podarunkowej, to nie będzie miał możliwości wliczyć kwoty wydatku do kosztów uzyskania przychodu. Takie stanowisko w sprawie zaprezentował w interpretacji indywidualnej z dnia 14 marca 2019 roku Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej (nr 0111-KDIB2-1.4010.8.2019.3.JK.) podnosząc, że tego typu podarunki wypełniają znamiona darowizny określonej w art. 16 ust.1 pkt 14 ustawy o CIT. W związku przyjętym stanowiskiem należy stwierdzić, iż darowizny poniesione na rzecz osób fizycznych w tym karty podarunkowe nie stanowią dla pracodawcy kosztu uzyskania przychodu.

W sytuacji wręczenia przez przedsiębiorcę upominków dla kontrahenta skutki prawnopodatkowe dla przedsiębiorcy będą podobne jak w przypadku podarowania pracownikowi karty podarunkowej. Pracodawca zatem nie będzie mógł zaliczyć kosztów do kosztów uzyskania przychodu obniżających podstawę opodatkowania. Wątpliwości dotyczące sposobu traktowania tak poniesionych kosztów rozwiewa wydana w dniu 24 marca 2016 roku interpretacja indywidualna Dyrektora KIS (nr ILPB3/4510-1-18/16-2/JG) w analogicznej sprawie. Zgodnie z jej brzmieniem wydatków poniesionych na prezenty dla kontrahentów, które nie mają na celu promocji przedsiębiorstwa, a wynikają jedynie z kultury biznesu nie można zaliczyć do kosztów uzyskania przychodu w rozumieniu przepisów ustawy o CIT. Podobne stanowisko w sprawie zaprezentował NSA w wyroku z dnia 19 stycznia 2016 roku (sygn. akt II FSK 2657/13) stwierdzając, że determinantem uznania wydatku za koszt uzyskania przychodu należy patrzeć na cel jego poniesienia. Wydatek reprezentacyjny nie może zatem stanowić kosztu uzyskania przychodu.

Współpraca B2B, a opodatkowanie prezentów dla partnera biznesowego

Coraz więcej firm decyduje się na nawiązanie współpracy na kontraktach zwanych B2B, zawieranych najczęściej pomiędzy przedsiębiorcą, a osobą prowadzącą jednoosobową działalność gospodarczą. Jak więc taka współpraca wpływa na opodatkowanie otrzymywanych przez partnera biznesowego prezentów i benefitów? Co do zasady wartość prezentów otrzymanych w ramach współpracy rodzi po stronie partnera tzw. przychód z działalności gospodarczej. Spółka nie występuje w takim przypadku jako płatni. Nie jest też zobowiązana do potrącania zaliczek na podatek w związku z powstaniem przychodu. Takie stanowisko w sprawie przyjął Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej w wydanej w dniu 2 września 2022 roku interpretacji indywidualnej (nr 0114-KDIP2-2.4011.544.2022.1.RK).

Podatek VAT, a prezenty dla kontrahentów

Przedsiębiorca decydując się na przekazanie kontrahentowi upominku musi mieć na względzie, że zdarzenie takie może stanowić przesłankę do powstania obowiązku podatkowego z tytułu VAT. Konieczność zapłaty podatku VAT nie powstanie w przypadku, gdy zostaną spełnione dwie przesłanki:

Spełnienie obu przesłanek łącznie skutkuje nie powstaniem obowiązku podatkowego z tytułu VAT.

Obowiązki deklaracyjne przedsiębiorcy w związku z finansowaniem prezentów

W związku z obdarowaniem kontrahenta prezentem, przedsiębiorca był zobowiązany do złożenia do urzędu skarbowego deklaracji podatkowej PIT-8AR. Przychód w związku z otrzymanym prezentem powstawał po stronie klienta, nie przedsiębiorcy. Niemniej jednak, to przedsiębiorca był zobligowany do złożenia dokumentu w celach informacyjnych jako darczyńca. Obecnie jednak nie ma obowiązku składania deklaracji PIT- 8AR w związku z przekazaniem prezentu dla kontrahenta. Przedsiębiorca jest natomiast zobligowany do wykazania przychodu w części F deklaracji PIT-11 jako przychód z innych źródeł, o którym stanowi art. 20 ust. 1 ustawy o PIT.

Wyjątkiem są sytuacje dotyczące opisanego wcześniej prezentu małej wartości. Taka czynność nie rodzi obowiązku deklaracyjnego po stronie darczyńcy.

W związku z przekazaniem prezentów dla kontrahentów płatnik nie ma także obecnie obowiązku składania formularza PIT-8C. Od 2018 roku formularz jest przeznaczony do składania informacji o pobranych zaliczkach na poczet powstałych po stronie podatnika przychodów kapitałowych takich jak odpłatne zbycie papierów wartościowych.

Podsumowanie

Przedsiębiorcy decydując się na finansowanie upominków i prezentów dla pracowników kontrahentów stoją przed wyzwaniem związanym z wyborem źródła finansowania. Oraz mierzą się z kwestiami podatkowymi. Przeprowadzenie analizy podatkowej pod kątem wyboru źródła finansowania świadczeń może być dobrym krokiem do optymalizacji podatkowej. Będzie działało to na korzyść pracownika jak i pracodawcy.

Zachęcamy do kontaktu! Rozwiejemy wszystkie Państwa wątpliwości. Zapraszamy również do skorzystania z naszych usług eksperci Moore Polska są do Waszej dyspozycji!

Autor
Młodszy Specjalista w Dziale Podatkowym

Zapraszamy do kontaktu

Partner, Dyrektor Działu Podatkowo-Prawnego
Gdańsk Garncarska, Gdańsk Starodworska

Może Cię zainteresować

Nieodpłatne przekazanie działki drogowej na podstawie umowy z gminą o nieodpłatnym przekazaniu nieruchomości gminie przez dewelopera to proces podlegający specyficznym wymogom podatkowym na mocy ustawy o VAT. Analiza przepisów ujawnia złożoność zarówno opodatkowania, jak i warunków zwolnienia od podatku w kontekście prawa nieruchomości.
Zagraniczne firmy działające w Polsce bez stałego miejsca prowadzenia działalności powinny używać zagranicznego NIP przy rozliczeniach VAT. Dowiedz się więcej o interpretacjach podatkowych i skorzystaj z profesjonalnego wsparcia Moore Polska Tax&Legal.
Dowiedz się, jak sprzedaż kryptowalut w Polsce może być zwolniona z VAT. Praktyczne porady i doradztwo podatkowe w zakresie kryptowalut.
Od kwietnia 2024 wraca 5% VAT na żywność: zmiana stawek kończy okres wsparcia w obliczu spadającej inflacji. Dowiedz się, jakie konsekwencje niesie dla konsumentów i rynku ta decyzja Ministerstwa Finansów.
Jak nowy wyrok Trybunału Sprawiedliwości UE wpływa na odpowiedzialność za VAT z fałszywych faktur wydanych bez wiedzy pracodawcy? Dowiedz się, jakie działania mogą uchronić Twoją firmę przed niechcianymi konsekwencjami.
Przestoje w transporcie mogą wpływać na opodatkowanie VAT. Rozważmy, jakie konsekwencje mogą wyniknąć z przestoju w przypadku transportu towarów i jakie ryzyka z tym związane muszą uwzględniać firmy.

Usługi