Zatrudnianie Ukraińców po 5 marca 2026: zmiany dla pracodawców. Checklista

Od 5 marca 2026 r. wygaszane są wybrane  rozwiązania nadzwyczajne specustawy z 2022 r., a regulacje dotyczące legalizacji pobytu i pracy obywateli Ukrainy przechodzą do bardziej „systemowego” modelu ochrony czasowej. Dla pracodawców i działów kadr to moment, w którym wygrywają firmy mające procedury, kalendarz terminów i dowody weryfikacji w aktach. 

W tym artykule zebraliśmy najważniejsze zmiany dla HR i przedsiębiorców: PESEL UKR, Diia​.pl, CUKR, zasady wyjazdów oraz powiadomienia o powierzeniu pracy. 

Checklista terminów (kalendarz działań HR)

1) Ochrona czasowa i legalny pobyt – co to znaczy dla HR?

Legalność pobytu osób objętych ochrony czasową  (status UKR) została przedłużona do 4 marca 2027 r.

Dla firm to ważny punkt odniesienia przy planowaniu zatrudnienia, stabilności zespołu i inwestycji w kompetencje pracowników.

Wniosek dla pracodawcy: nawet jeśli zatrudnienie nie wymaga zezwolenia na pracę to  wciąż musisz mieć udokumentowaną podstawę legalnego pobytu (ważny status UKR) i prawa do pracy (weryfikacja + ślad w aktach).

2) PESEL UKR w 2026 r.: wciąż kluczowy, ale z nowym ryzykiem

PESEL UKR nadal pozostaje podstawowym potwierdzeniem  korzystania z ochrony czasowej i prawa do pracy bez klasycznych zezwoleń.

Uwaga: potwierdzenie tożsamości do 31 sierpnia 2026 r.

Jeżeli PESEL UKR został nadany na podstawie oświadczenia o tożsamości (bez okazania ważnego dokumentu podróży), pracownik będzie zobowiązany do potwierdzenia tożsamości ważnym dokumentem podróży. Brak potwierdzenia tożsamości w terminie może skutkować utratą statusu ochrony czasowej (statusu UKR).

Co robić w HR (praktycznie):

• zrób listę pracowników z PESEL UKR „na oświadczenie”,
• przygotuj komunikat i reminder (lipiec/sierpień 2026),
• dodaj do checklisty: „tożsamość potwierdzona dokumentem podróży – TAK/NIE”.

3) Zatrudnianie Ukraińców po 5 marca 2026: 30 dni na PESEL UKR dla nowych przyjazdów

Osoby, które wjadą do Polski po wejściu w życie nowych przepisów, nadal mogą korzystać z ochrony czasowej – ale warunkiem formalnego potwierdzenia i korzystania z uprawnień  jest złożenie wniosku o PESEL UKR w ciągu 30 dni od wjazdu/przybycia.

Jak to wdrożyć bez chaosu:

• dodaj do onboardingu krok „PESEL UKR — termin 30 dni”,
• wymagaj potwierdzenia złożenia wniosku (dowód do akt),
• ustaw w HR automatyczne przypomnienie „D+21 / D+28”.

4) Diia​.pl / DIIA w mObywatel: nie tylko weryfikacja, ale i dokumentowanie

Diia​.pl (DIIA) w aplikacji mObywatel działa jako cyfrowe potwierdzenie statusu i uprawnień beneficjentów ochrony czasowej. Z perspektywy należytej staranności pracodawcy rekomendowane jest udokumentowanie faktu weryfikacji statusu.

Minimalny standard compliance w firmie:

• wskazanie osoby odpowiedzialnej za weryfikację,
• zasada „kiedy weryfikujemy” (np. przy zatrudnieniu i przy zmianach),
• forma dowodu: notatka służbowa / wydruk / zapis procedury (zgodnie z RODO i polityką firmy).

5) Wyjazd za granicę a status ochrony – kontroluj dłuższe nieobecności

Zmiany podkreślają ryzyko związane z dłuższym pobytem poza Polską: w praktyce wyjazd z Polski na okres przekraczający 30 dni skutkuje co do zasady utratą statusu ochrony czasowej, a tym samym utratą podstawy pobytu i pracy w ramach tego trybu.

Co to oznacza dla pracodawców:

• delegacje i dłuższe urlopy trzeba traktować jak obszar ryzyka,
• warto prowadzić prosty rejestr dłuższych wyjazdów,
• pracownik powinien znać konsekwencje zanim wyjedzie.

6) Karta pobytu CUKR – „pomost” po 4 marca 2027 r.

CUKR to uproszczona karta pobytu dla części beneficjentów ochrony czasowej. Uzyskanie karty pobytu CUKR wymaga złożenia wniosku oraz spełnienia ustawowych warunków ciągłości pobytu i statusu ochrony czasowej.

To ważny element planowania zatrudnienia w perspektywie po 2027 r.

Rekomendacja dla HR:

• zidentyfikuj osoby, które mogą spełniać warunki,
• przygotuj komunikację „co dalej po 2027”,
• po uruchomieniu systemu składania wniosków: monitoruj terminy i wspieraj kompletowanie dokumentów.

7) Powiadomienie o powierzeniu pracy: termin 7 dni i sytuacje, kiedy trzeba ponowić

Po zmianach utrzymuje się mechanizm powiadomień do PUP  – ale:

• Termin wynosi 7 dni
• Mechanizm powiadomienia dotyczy obywateli Ukrainy korzystających z ochrony czasowej, zatrudnianych w trybie uproszczonym.
• obowiązek ponownego powiadomienia m.in. przy zmianie rodzaju umowy, stanowiska/rodzaju pracy, wymiaru czasu pracy lub obniżeniu wynagrodzenia.

Najczęstszy błąd firm: traktowanie powiadomienia jako jednorazowej formalności, a nie procesu powiązanego z aneksowaniem umów.

Dobre rozwiązanie: wpiąć „trigger” powiadomienia w proces zmian kadrowych (aneks/zmiana warunków).

Checklista HR: jak przygotować firmę na zmiany od 5 marca 2026 r.

1. Audyt dokumentów (PESEL UKR, dokument podróży, Diia​.pl, dowody weryfikacji).
2. Kalendarz terminów (D+30, 31.08.2026, 04.03.2027).
3. Procedura wyjazdów (monitoring >30 dni, zasady delegacji).
4. Proces powiadomień (SLA 7 dni + triggery do ponowienia).
5. Komunikacja do pracowników (krótko, jasno, z datami i konsekwencjami).

W czym Moore Polska może pomóc pracodawcom (kadry, płace i zatrudnianie cudzoziemców)

Jeśli zatrudniasz obywateli Ukrainy i chcesz ograniczyć ryzyka oraz odciążyć HR, Moore Polska może wesprzeć Twoją firmę m.in. w:

• kompleksowej obsłudze kadr i płac (naliczanie wynagrodzeń, rozliczenia, raportowanie),
• prowadzeniu i porządkowaniu dokumentacji pracowniczej (także elektronicznie),
• ustawieniu procesów dla zatrudniania cudzoziemców: checklisty, obieg dokumentów, dowody weryfikacji,
• audytach kadrowych i przygotowaniu do kontroli (minimalizacja ryzyk i błędów formalnych),
• monitoringu zmian i wdrażaniu procedur (terminy, obowiązki, standardy compliance).

Chcesz sprawdzić, czy Twoja firma jest gotowa na zmiany po 5 marca 2026 r.? Skontaktuj się z nami – przygotujemy praktyczny plan działań dla HR i wskażemy obszary ryzyka w zatrudnianiu pracowników z Ukrainy.

——————————

Źródła:

• https://​www​.gov​.pl/​w​e​b​/​m​s​w​i​a​/​r​a​d​a​-​m​i​n​i​s​t​r​o​w​-​p​r​z​y​j​e​l​a​-​p​r​o​j​e​k​t​-​u​s​t​a​w​y​-​w​y​g​a​s​z​a​j​a​c​e​j​-​r​o​z​w​i​a​z​a​n​i​a​-​s​p​e​c​u​s​t​a​w​y​-​u​k​r​a​i​n​s​k​iej
• https://​www​.gov​.pl/​w​e​b​/​u​d​s​c​/​u​s​t​a​w​a​-​z​-​d​n​i​a​-​2​3​-​s​t​y​c​z​n​i​a​-​2​0​2​6​-​r​o​k​u​-​o​-​w​y​g​a​s​z​e​n​i​u​-​r​o​z​w​i​a​z​a​n​-​w​y​n​i​k​a​j​a​c​y​c​h​-​z​-​u​s​t​a​w​y​-​o​-​p​o​m​o​c​y​-​o​b​y​w​a​t​e​l​o​m​-​u​k​r​a​i​n​y​-​w​-​z​w​i​a​z​k​u​-​z​-​k​o​n​f​l​i​k​t​e​m​-​z​b​r​o​j​n​y​m​-​n​a​-​t​e​r​y​t​o​r​i​u​m​-​t​e​g​o​-​p​a​n​s​t​w​a​-​o​r​a​z​-​o​-​z​m​i​a​n​i​e​-​n​i​e​k​t​o​r​y​c​h​-​i​n​n​y​c​h​-​u​s​t​a​w​-​z​-​p​o​d​p​i​s​e​m​-​p​r​e​z​y​d​e​nta
• https://​www​.sejm​.gov​.pl/​s​e​j​m​1​0​.​n​s​f​/​P​r​z​e​b​i​e​g​P​r​o​c​.​x​s​p​?​n​r​=​2​172
• https://​orka​.sejm​.gov​.pl/​p​r​o​c​1​0​.​n​s​f​/​u​s​t​a​w​y​/​2​1​7​2​_​u​.​htm
• https://www.prezydent.pl/storage/file/core_files/2026/2/18/8a791a5c893d8e9eaf5b0cf980927cab/Informacja%20prasowa%20ws.%20ustawy%20o%20pomocy%20obywatelom%20Ukrainy%20-%20druk%202172.pdf
• https://​info​.mobywatel​.gov​.pl/​d​o​k​u​m​e​n​t​y​/​d​iia
• https://​www​.gov​.pl/​w​e​b​/​c​y​f​r​y​z​a​c​j​a​-​b​a​d​a​n​i​a​-​i​-​p​r​o​j​e​k​t​o​w​a​n​i​e​-​m​o​b​y​w​a​t​e​l​2​0​/​d​i​i​apl
• https://​dziennikustaw​.gov​.pl/​D​U​/​2​0​2​5​/​621
• https://​isap​.sejm​.gov​.pl/​i​s​a​p​.​n​s​f​/​D​o​c​D​e​t​a​i​l​s​.​x​s​p​?​i​d​=​W​D​U​2​0​2​5​0​0​0​0​621