W wielu firmach rozmowa o poprawie wyniku finansowego zaczyna się od sprzedaży: większy obrót, wyższe ceny, nowi klienci, lepsza konwersja. To naturalne. Sprzedaż jest widoczna, mierzalna i zwykle znajduje się w centrum uwagi zarządu.
Ale dyrektorzy finansowi, główni księgowi i właściciele firm wiedzą, że wynik można poprawiać również z drugiej strony rachunku zysków i strat — przez mądrzejsze, bardziej transparentne i lepiej kontrolowane zakupy.
W czasach presji kosztowej, rosnących oczekiwań klientów i ograniczonej możliwości podnoszenia cen, zakupy stają się jednym z najważniejszych obszarów budowania marży. Każdy procent oszczędności na powtarzalnych zakupach może bezpośrednio przełożyć się na wynik operacyjny.
Przykład jest prosty. Firma, która rocznie kupuje towary, surowce, materiały, opakowania, usługi logistyczne lub inne powtarzalne kategorie za 20 mln zł, przy 3% poprawie warunków zakupowych odzyskuje 600 tys. zł.
To nie jest dodatkowy przychód, od którego trzeba jeszcze odjąć koszty sprzedaży, marketingu i obsługi klienta. To realna poprawa kosztów, która przełożyć się na wynik, marżę, EBITDA i cash flow.
Dlatego coraz więcej firm zaczyna patrzeć na zakupy nie tylko jako na funkcję operacyjną, ale jako na realne centrum poprawy rentowności.
Problem: zakupy często są mniej mierzalne niż sprzedaż
Sprzedaż zwykle ma CRM, pipeline, raporty, cele i wskaźniki. Widać liczbę leadów, konwersję, wartość szans sprzedażowych, prognozę przychodów i aktywność handlowców.
W zakupach, szczególnie w firmach średniej wielkości, często nadal dominują e-maile, telefony, arkusze Excel, przyzwyczajenia i kilku stałych dostawców.
To nie musi oznaczać niczego złego. Wiele działów zakupów działa uczciwie, profesjonalnie i z dużym zaangażowaniem. Problem polega jednak na tym, że zarząd i finanse często nie mają pełnej, szybkiej i obiektywnej odpowiedzi na kilka podstawowych pytań:
Czy naprawdę kupujemy w najlepszej dostępnej cenie?
Czy aktualni dostawcy nadal są konkurencyjni?
Czy zapytanie zostało wysłane do wystarczająco szerokiej grupy dostawców?
Czy proces wyboru dostawcy był transparentny?
Czy ktoś może po czasie odtworzyć przebieg negocjacji?
Czy dział zakupów ma narzędzie, które chroni go przed zarzutami o uznaniowość?
Czy firma posiada dokumentację, która pokazuje, dlaczego wybrano danego dostawcę, a nie innego?
To są pytania, które powinny interesować nie tylko dział zakupów, ale również dyrektora finansowego, głównego księgowego, właściciela i zarząd.
Bo im większa wartość zakupów, tym większe znaczenie mają nie tylko cena, ale również kontrola, transparentność i możliwość odtworzenia procesu decyzyjnego.
PriceGrip Cyfrowy Negocjator: technologia, która porządkuje negocjacje zakupowe
PriceGrip Cyfrowy Negocjator to polskie oprogramowanie wspierane AI, stworzone do obniżania cen, wydłużania terminów płatności, poprzez automatyzacji procesu negocjacji cen i warunków zakupowych.
W praktyce PriceGrip pomaga firmie przeprowadzić uporządkowany proces zakupowy: zebrać dane o zapotrzebowaniu, zaprosić wybranych dostawców, wyszukać nowych potencjalnych dostawców, przeprowadzić kolejne rundy ofertowe, porównać ceny i warunki oraz udokumentować cały proces w jednym miejscu.
Dla firmy oznacza to trzy główne korzyści.
Po pierwsze: oszczędności
Dostawcy konkurują w bardziej przejrzystym procesie, a firma może szybciej sprawdzić, czy obecne warunki są nadal rynkowe.
PriceGrip pozwala porównać dziesiątki ofert, przeprowadzić kolejne rundy negocjacyjne i sprawdzić, czy w danej kategorii zakupowej istnieje realna przestrzeń do poprawy ceny, terminu płatności lub innych warunków handlowych.
W dotychczasowych projektach i testach PriceGrip pokazywał obniżki kosztów zakupów na poziomie średnio 27% w kategoriach objętych analizą, w zakresie 8–56%.
Nie należy traktować tych wyników jako gwarancji dla każdej firmy i każdej kategorii zakupowej. Są jednak mocnym argumentem za tym, że temat warto sprawdzić — szczególnie tam, gdzie zakupy są powtarzalne, mają istotną wartość i istnieje więcej niż jeden potencjalny dostawca.
Po drugie: transparentność
Proces zakupowy nie opiera się wyłącznie na korespondencji rozproszonej po skrzynkach mailowych.
Firma widzi, kto został zaproszony do ofertowania, jakie oferty zostały złożone, jak zmieniały się ceny w kolejnych rundach i jakie warunki zostały ostatecznie zaakceptowane.
To ważne z perspektywy zarządu, finansów i kontroli wewnętrznej.
Transparentny proces zakupowy ogranicza uznaniowość, poprawia jakość decyzji i ułatwia późniejsze wyjaśnienie, dlaczego firma wybrała daną ofertę.
Po trzecie: ochrona procesu zakupowego
Im większa wartość zakupów, tym większe znaczenie ma możliwość wykazania, że decyzje zakupowe były podejmowane w sposób rzetelny, porównywalny i możliwy do odtworzenia.
PriceGrip może pełnić funkcję narzędzia wspierającego kontrolę procesu zakupowego. Nie tylko pomaga szukać oszczędności, ale również wzmacnia bezpieczeństwo organizacji.
Dobrze udokumentowany proces zakupowy chroni firmę, zarząd i sam dział zakupów. Pokazuje, że wybór dostawcy nie był przypadkowy, nie wynikał wyłącznie z przyzwyczajenia i został poprzedzony porównaniem dostępnych warunków.
To szczególnie ważne w firmach, w których wartość zakupów jest wysoka, a proces wyboru dostawców powinien być możliwy do obrony przed zarządem, właścicielem, audytorem lub inwestorem.
To nie jest narzędzie przeciwko działowi zakupów
W dobrze zarządzanej firmie PriceGrip nie powinien być traktowany jako narzędzie kontroli przeciwko ludziom. To narzędzie, które wzmacnia profesjonalny dział zakupów.
Dobry kupiec często wie, że potrafi wynegocjować lepsze warunki, ale brakuje mu czasu, danych, automatyzacji i prostego sposobu na prowadzenie wielu równoległych procesów.
Jeżeli jedna osoba musi ręcznie wysyłać zapytania, porównywać oferty, przypominać dostawcom, archiwizować odpowiedzi i raportować wynik, to skala działania jest ograniczona.
PriceGrip pozwala zwiększyć liczbę dostawców w procesie, uporządkować komunikację i zmniejszyć ilość ręcznej pracy. Dzięki temu dział zakupów może skoncentrować się na tym, co naprawdę ważne: strategii, jakości dostawców, terminowości, relacjach, ryzyku i ciągłości dostaw.
Innymi słowy: technologia nie zastępuje kupca. Technologia daje kupcowi większą siłę negocjacyjną, lepsze dane i bardziej uporządkowany proces.
Perspektywa CFO: liczy się wpływ na wynik, nie sama technologia
Dla dyrektora finansowego najważniejsze pytanie nie brzmi: „Czy to jest AI?”.
Najważniejsze pytanie brzmi: „Czy to poprawi wynik, cash flow i kontrolę nad kosztami?”.
PriceGrip warto więc oceniać przez pryzmat konkretnych wskaźników:
- wartość zakupów objętych procesem,
- procent uzyskanej oszczędności,
- wpływ oszczędności na EBITDA,
- wpływ na cash flow, w tym możliwość negocjacji dłuższych terminów płatności,
- czas potrzebny do przeprowadzenia procesu,
- liczba porównanych dostawców,
- jakość dokumentacji zakupowej,
- poprawa transparentności i kontroli,
- ograniczenie ryzyka uznaniowości w wyborze dostawców.
Jeżeli narzędzie pomaga odzyskać nawet kilka procent w wybranych kategoriach zakupowych, jego wpływ na wynik może być istotny.
Szczególnie w firmach produkcyjnych, handlowych, logistycznych, hotelarskich, deweloperskich, budowlanych i wszędzie tam, gdzie zakupy powtarzalnych towarów, materiałów, usług lub surowców stanowią znaczącą część kosztów.
Od czego zacząć?
Najrozsądniejszym podejściem nie jest rewolucja w całym dziale zakupów. Najlepszy pierwszy krok to bezpłatny i niezobowiązujący pilotaż, test oszczędności.
Firma może wybrać kilka kategorii zakupowych, w których:
- wartość zakupów jest istotna,
- istnieje więcej niż jeden potencjalny dostawca,
- produkt lub usługa są porównywalne,
- obecne warunki nie były od dłuższego czasu weryfikowane,
- zarząd chce sprawdzić potencjał oszczędności bez dużego ryzyka wdrożeniowego.
Po takim pilotażu firma otrzymuje bardzo konkretną odpowiedź: czy w danej kategorii istnieje przestrzeń do poprawy warunków, ile można realnie zaoszczędzić i czy warto rozszerzać proces na kolejne obszary zakupowe.
Co istotne, współpraca z PriceGrip nie wymaga żadnego wdrożenia IT, zmiany systemów ani natychmiastowej zmiany dostawców.
Nowoczesne finanse to nie tylko księgowość i raportowanie
Rola finansów w firmie zmienia się.
Nowoczesny CFO, główny księgowy czy kontroler finansowy nie tylko raportuje wynik. Coraz częściej aktywnie pomaga go poprawiać.
A skoro koszty zakupowe mają bezpośredni wpływ na marżę, to proces zakupowy powinien być jednym z naturalnych obszarów zainteresowania finansów.
Nie chodzi o to, aby finanse przejęły rolę działu zakupów. Chodzi o to, aby firma miała lepsze dane, lepszy proces i większą przejrzystość decyzji zakupowych.
PriceGrip wpisuje się właśnie w ten kierunek: automatyzacja, transparentność, porównywalność ofert i mierzalny wpływ na wynik.
Specjalny bonus dla klientów Moore Polska
Dla firm współpracujących z Moore Polska przygotowaliśmy specjalne warunki rozpoczęcia współpracy. Firma, która zgłosi się z hasłem: MOORE, może skorzystać z bezpłatnego i niezobowiązującego pilotażu PriceGrip dla wybranych kategorii zakupowych. Jeżeli po zakończeniu pilotażu firma zdecyduje się na dalszą współpracę, otrzyma rabat 2 500 zł na opłatę wdrożeniową.
To dobry sposób, aby sprawdzić, czy w Państwa firmie istnieje ukryta marża, którą można odzyskać bez zwiększania sprzedaży, bez podnoszenia cen i bez reorganizacji całego biznesu.
Jeżeli w Państwa firmie zakupy materiałów, towarów, usług, opakowań lub surowców mają istotny wpływ na wynik finansowy, warto sprawdzić, ile zysku jest jeszcze ukryte w obecnych warunkach zakupowych.
