Termin wdrożenia Dyrektywy Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2019/1937 coraz bliżej.
Dnia 17 grudnia 2021 r. mija termin na implementację przez państwa członkowskie UE Dyrektywy z dnia 23 października 2019 r. w sprawie ochrony osób zgłaszających naruszenia prawa Unii (Dyrektywa o ochronie sygnalistów).
Pracodawcy już teraz powinni zastanawiać się jak stworzyć odpowiednią infrastrukturę dla sygnalistów. Pomimo braku odpowiednich przepisów krajowych, w dalszym ciągu będą musieli przestrzegać postanowień Dyrektywy.
Podejrzenie wystąpienia nieprawidłowości. Co dalej?
Kluczowym jest stworzenie kanałów, którymi zgłoszenia od sygnalistów miałyby docierać, a następnie być rozpatrywane przez pracodawcę. Powinno mieć to miejsce oprócz tzw. działań „miękkich” takich jak na przykład przygotowanie katalogu norm etycznych obowiązujących u danego pracodawcy, czy też zapewnienie pracownikom możliwości sygnalizowania zauważonych nieprawidłowości.
Prawidłowa komunikacja jest rzeczą niezwykle istotną dla rozwoju działalności biznesowej, tym bardziej na polu wykrywania i eliminowania niepożądanych zjawisk w firmie. Sprawne usuwanie nieprawidłowości może być dokonywane za pośrednictwem specjalnej komórki wewnątrzfirmowej, dla której szczególnie przydatne będą narzędzia wykorzystujące nowoczesne technologie.
Przebieg i elementy procedury zgłoszenia
Postępowanie wewnętrzne u pracodawców w przedmiocie wykrycia nieprawidłowości można podzielić na następujące etapy:
- dokonanie zgłoszenia przez sygnalistę specjalnie zaprojektowanym w tym celu kanałem;
- potwierdzenie dokonującemu zgłoszenia jego przyjęcia w terminie 7 dni od otrzymania zgłoszenia;
- wyznaczenie bezstronnej osoby/wydziału właściwej do dokonywania działań następczych w związku ze zgłoszeniami (osoby te mogą również jednocześnie brać udział w pozostałych etapach procedury takich jak np. przyjęcie zgłoszenia, czy przekazanie informacji zwrotnych);
- podjęcie działań następczych;
- przekazanie informacji zwrotnych zgłaszającemu w terminie nie dłuższym niż 3 miesiące od potwierdzenia otrzymania zgłoszenia (w przypadku braku potwierdzenia, termin trzymiesięczny liczony jest po upływie 7 dni od daty zgłoszenia).
Kluczowe dla procedury zgłoszenia są następujące elementy:
- zapewnienie anonimowości zgłaszającego i osoby wymienionej w zgłoszeniu;
- uniemożliwienie dostępu do danych poufnych nieupoważnionym członkom personelu;
- zachowanie należytej staranności na każdym etapie postępowania;
- zapewnienie pracownikom zrozumiałych i łatwo dostępnych informacji na temat procedury;
- umożliwienie dokonania zgłoszenia w formie pisemnej, ustnej, pośredniej lub bezpośredniej.
Podmioty zobowiązane
Obowiązek stworzenia wewnętrznych kanałów zgłaszania ciąży na pracodawcach, którzy zatrudniają co najmniej 50 pracowników oraz na wszystkich podmiotach sektora publicznego. Odpowiednie ustawodawstwo krajowe w tym zakresie powinno zostać uchwalone do dnia 17 grudnia 2021. Wyjątek stanowią pracodawcy zatrudniający od 50 do 249 pracowników, dla których termin wdrażania dyrektywy został przedłużony do 17 grudnia 2023 r.
Jeśli chcesz dowiedzieć się więcej o wymogach technicznych i prawnych procedur zgłaszania nieprawidłowości w firmie, zapraszamy do kontaktu. Nasi specjaliści udzielą Ci wszelkiego niezbędnego wsparcia i porad.
