A co to jest dokładnie?
W praktyce jest to dokument, który stanowi wzajemne potwierdzenie między przedsiębiorcami o kompletności posiadanych dokumentów i zrealizowanych między sobą płatności oraz wskazanie, że widniejąca w księgach jednej firmy kwota „do zapłaty lub do zwrotu” na koniec roku, jest taka sama także w ewidencji kontrahenta.
Przykład: Spółka A – na koniec roku wykazuje w księgach należność od Spółki B kwoty 1.000 zł z tytułu faktury numer 12/2020. Spółka A w ramach inwentaryzacji wysyłka do Spółki B dokument „Potwierdzenie salda” wraz z prośbą o sprawdzenie i potwierdzenie kwoty wykazanej we własnych księgach rachunkowych. W ramach tej procedury Spółka B sprawdza stan w swoich księgach – potwierdza kwotę i tytuł zobowiązania wobec Spółki A poprzez odesłanie podpisanej właściwej części dokumentu.
W przypadku stwierdzenia wykazania innej wartości, w naszym przykładzie Spółka B w odsyłanym dokumencie wskazać powinna, jaką wartość i składowe wykazuje w swoich księgach – co stanowi podstawę do dokonania dalszych uzgodnień (np. pozyskania duplikatów faktur, sprawdzenia płatności itd.) zanim obydwie spółki zamkną roczne sprawozdania finansowe.
W praktyce przygotowaniem potwierdzeń sald zajmują się działy księgowe, ale należy pamiętać, że odpowiedzialność za ich coroczną wysyłkę ciąży również na kierowniku jednostki – tj. osobie odpowiedzialnej z ramienia ustawy o rachunkowości za prowadzenie ksiąg rachunkowych jednostki.
Ustawa o rachunkowości:
- obliguje przedsiębiorcę do wysyłki potwierdzeń sald wszystkich swoich należności – m.in. z tytułu świadczonych usług czy sprzedawanych towarów/produktów czy udzielonych pożyczek;
- nie ma przy tym znaczenia sposób wysyłki dokumentów – dopuszczalna jest i wersja papierowa wysyłana pocztą i wysyłka w formie elektronicznej; ważne jest jednak posiadanie dowodu nadania i odbioru dokumentu;
- nakłada obowiązek wysłania potwierdzeń sald według stanu wykazywanego w księgach nie wcześniej niż na dwa miesiące przed końcem roku obrotowego;
- nie uznaje tzw. milczącego akceptu, co oznacza, że przedsiębiorca wysyłający salda do swoich wierzycieli powinien zawsze otrzymać zwrotną informację o statusie po drugiej stronie transakcji, nawet jeżeli wartość równa się 0.
Należy przy tym pamiętać, że inwentaryzacji drogą potwierdzenia salda nie podlegają: należności sporne i wątpliwe, rozrachunki z tytułów publicznoprawnych, należności od osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz należności od kontrahentów, którzy prowadzą działalność gospodarczą, ale nie prowadzą ksiąg rachunkowych.
Jakie są zalety regularnego potwierdzania sald – poza spełnieniem ustawowego obowiązku?:
- przede wszystkim poprzez wyjaśnianie niezgodności, firma ma szansę otrzymać cenne informacje dotyczące uznania przez nabywcę faktur zakupu i dociekać przyczyn ich nieuregulowania;
- zwrotne potwierdzenie salda należności/zobowiązania może znacząco zwiększyć prawdopodobieństwo uiszczenia zapłaty przez dłużnika i zmniejszyć stan należności u wierzyciela;
- pozyskanie informacji o niezgodnościach pomaga w szybkim i sprawnym ujęciu w księgach zagubionych lub brakujących faktur, błędnie zaewidencjonowanych wpłat i ogólnie wpłynąć na poprawność i kompletność transakcji wykazanych w księgach przed sporządzeniem rocznego sprawozdania finansowego.
Podstawa prawna: art.26,27,28 Ustawy o rachunkowości z dnia 29.09.1994r. (Dz. U. z 2019 r. poz. 351 z dnia 22.02.2019 r.)
