fbpx

Trzymamy rękę na pulsie


Czym jest i jak działa „Potwierdzenie salda”?

Pod koniec każdego roku przedsiębiorcy od swoich księgowych słyszą „musimy wysłać Potwierdzenia sald”. Wtedy też często pojawia się pytanie: „a co to?”

Zamknięcie roku obrotowego u przedsiębiorców prowadzących pełne księgi rachunkowe wiąże się z przygotowaniem szeregu procedur mających na celu potwierdzenie przez kierownika jednostki rzetelnie prowadzonego biznesu i przejrzystego rozliczania transakcji w księgach rachunkowych. Jedną z tych procedur jest inwentaryzacja składników majątku, do których należy m.in. „Potwierdzanie sald” transakcji z kontrahentami.

A co to jest dokładnie?

W praktyce jest to dokument, który stanowi wzajemne potwierdzenie między przedsiębiorcami o kompletności posiadanych dokumentów i zrealizowanych między sobą płatności oraz wskazanie, że widniejąca w księgach jednej firmy kwota „do zapłaty lub do zwrotu” na koniec roku, jest taka sama także w ewidencji kontrahenta.

Przykład: Spółka A – na koniec roku wykazuje w księgach należność od Spółki B kwoty 1.000 zł z tytułu faktury numer 12/2020. Spółka A w ramach inwentaryzacji wysyłka do Spółki B dokument „Potwierdzenie salda” wraz z prośbą o sprawdzenie i potwierdzenie kwoty wykazanej we własnych księgach rachunkowych. W ramach tej procedury Spółka B sprawdza stan w swoich księgach – potwierdza kwotę i tytuł zobowiązania wobec Spółki A poprzez odesłanie podpisanej właściwej części dokumentu.

W przypadku stwierdzenia wykazania innej wartości, w naszym przykładzie Spółka B w odsyłanym dokumencie wskazać powinna, jaką wartość i składowe wykazuje w swoich księgach – co stanowi podstawę do dokonania dalszych uzgodnień (np. pozyskania duplikatów faktur, sprawdzenia płatności itd.) zanim obydwie spółki zamkną roczne sprawozdania finansowe.

W praktyce przygotowaniem potwierdzeń sald zajmują się działy księgowe, ale należy pamiętać, że odpowiedzialność za ich coroczną wysyłkę ciąży również na kierowniku jednostki – tj. osobie odpowiedzialnej z ramienia ustawy o rachunkowości za prowadzenie ksiąg rachunkowych jednostki.

Ustawa o rachunkowości:

  • obliguje przedsiębiorcę do wysyłki potwierdzeń sald wszystkich swoich należności – m.in. z tytułu świadczonych usług czy sprzedawanych towarów/produktów czy udzielonych pożyczek;
  • nie ma przy tym znaczenia sposób wysyłki dokumentów – dopuszczalna jest i wersja papierowa wysyłana pocztą i wysyłka w formie elektronicznej; ważne jest jednak posiadanie dowodu nadania i odbioru dokumentu;
  • nakłada obowiązek wysłania potwierdzeń sald według stanu wykazywanego w księgach nie wcześniej niż na dwa miesiące przed końcem roku obrotowego;
  • nie uznaje tzw. milczącego akceptu, co oznacza, że przedsiębiorca wysyłający salda do swoich wierzycieli powinien zawsze otrzymać zwrotną informację o statusie po drugiej stronie transakcji, nawet jeżeli wartość równa się 0.

Należy przy tym pamiętać, że inwentaryzacji drogą potwierdzenia salda nie podlegają: należności sporne i wątpliwe, rozrachunki z tytułów publicznoprawnych, należności od osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz należności od kontrahentów, którzy prowadzą działalność gospodarczą, ale nie prowadzą ksiąg rachunkowych.

Proceder jest żmudny i mocno angażujący czas księgowych przed końcem roku, jednak warty poświęcenia, aby zapewniał spokojny sen i bezpieczeństwo prowadzenia rzetelnych ksiąg rachunkowych.

Jakie są zalety regularnego potwierdzania sald – poza spełnieniem ustawowego obowiązku?:

  • przede wszystkim poprzez wyjaśnianie niezgodności, firma ma szansę otrzymać cenne informacje dotyczące uznania przez nabywcę faktur zakupu i dociekać przyczyn ich nieuregulowania;
  • zwrotne potwierdzenie salda należności/zobowiązania może znacząco zwiększyć prawdopodobieństwo uiszczenia zapłaty przez dłużnika i zmniejszyć stan należności u wierzyciela;
  • pozyskanie informacji o niezgodnościach pomaga w szybkim i sprawnym ujęciu w księgach zagubionych lub brakujących faktur, błędnie zaewidencjonowanych wpłat i ogólnie wpłynąć na poprawność i kompletność transakcji wykazanych w księgach przed sporządzeniem rocznego sprawozdania finansowego.

Podstawa prawna: art.26,27,28 Ustawy o rachunkowości z dnia 29.09.1994r. (Dz. U. z 2019 r. poz. 351 z dnia 22.02.2019 r.)

Autor

Katarzyna Ochnicka

Prezes Zarządu REWIT Outsourcing Sp. z o.o.

Zapraszamy do kontaktu

Katarzyna Ochnicka
Dyrektor Zarządzający, Członek Zarządu, Partner
+48 505 223 074

Ostatnie artykuły z bloga

Procedura AML, a obowiązki przedsiębiorców

AML, czyli proces przeciwdziałania praniu brudnych pieniędzy. Jakie są jego elementy? Co może grozić za nieprzestrzeganie procesu AML?

Rok po wejściu do sieci Moore Global

Rok 2022 to pierwszy rok naszej obecności w sieci Moore Global, to rok gruntownych zmian, wdrażania nowych systemów, nowego podejścia, standaryzacji procesów.

Moore Polska i Bilander Group wspólnie patrzą w przyszłość

Pod koniec 2021 roku została podpisana umowa, dzięki której firma audytorska Moore Polska będzie mogła udostępniać online szczegółowe dane finansowe swoim klientom oraz świadczyć nowe usługi m.in. kontrolingu, analizy danych.