Aby ustalić prawo do preferencyjnych kosztów uzyskania przychodów w pierwszej kolejności należy określić, czy wykonywana praca wiąże się z powstaniem utworu. Ustawodawca zwrócił uwagę, że stworzony utwór musi mieć cechy indywidualnej twórczości ustalony w jakiejkolwiek postaci, niezależnie od wartości, przeznaczenia i sposobu wyrażenia. Utwór jest przedmiotem prawa autorskiego od chwili ustalenia, chociażby miał postać nieukończoną (art. 1 ust. 3 ustawy o prawie autorskim). Tym samym program komputerowy nie musi mieć postaci ukończonej, aby mógł być uznany za utwór w rozumieniu ustawy o prawie autorskim. Organy skarbowe wskazują, że utwór powinien mieć materialną postać, tzn. musi zostać wyrażony/zapisany, a nie pozostawać jedynie w sferze idei.
Następnie należy pamiętać o spełnieniu warunku który wywodzi się bezpośrednio z art. 22 ust. 9 pkt 3 ustawy o PIT – twórca musi korzystać z praw autorskich lub nimi rozporządzać. W większości przypadków prawa autorskie należą do twórców (pracowników), dopiero z chwilą przejęcia przechodzą na pracodawcę. W przypadku autorskich praw majątkowych do programu komputerowego wygląda to inaczej – “Prawa majątkowe do programu komputerowego stworzonego przez pracownika w wyniku wykonywania obowiązków ze stosunku pracy przysługują pracodawcy, o ile umowa nie stanowi inaczej” (art. 74 ust. 3 ustawy o prawie autorskim). Dlatego aby skorzystać z 50% kosztów uzyskania przychodu strony umowy powinny wprowadzić zapis w umowie, zgodnie z którym autorskie prawa majątkowe powstaną najpierw na rzecz pracownika, a pracodawca nabędzie je dopiero z chwilą przyjęcia utworu.
Kolejnym warunkiem do zastosowania preferencyjnych kosztów uzyskania przychodu jest określenie wysokości honorarium autorskiego. Z treści umowy jednoznacznie powinno wynikać, że część wynagrodzenia związana jest z korzystaniem lub rozporządzaniem przez pracownika z przysługujących mu praw autorskich. W wydawanych interpretacjach i wyrokach sądowych nie znajdziemy jednolitego stanowiska w stosunku do określenia w umowach honorarium autorskiego w formie procentowej lub kwotowej. Organy podatkowe podkreślają, że honorarium autorskie wymaga indywidualnego podejścia uwzględniającego rzeczywisty charakter zaangażowania pracowników i by kwota wynagrodzenia została ustalona w sposób, który będzie wyznacznikiem rzeczywistej wartości stworzonych utworów. Prawo do stosowania autorskich kosztów uzyskania przychodów przysługują wyłącznie osobom zatrudnionych na podstawie stosunku pracy oraz stosunków cywilnoprawnych (umowa zlecenia lub o dzieło).
Chociaż żaden z przepisów ustawy o PIT nie nakłada obowiązku na prowadzenia ewidencji prac o charakterze twórczym, to w praktyce organy podatkowe wymagają prowadzenia ewidencji pracy autorskiej, które pozwolą na określenie rzeczywistego efektu pracy twórczej oraz wartości wynagrodzenia w związku ze stworzeniem przez pracownika utworu. Płatnicy stosujący omawiane rozwiązanie powinni być w stanie udowodnić jakie utwory zostały stworzone przez pracowników w danym okresie.
Limit wysokości autorskich kosztów uzyskania przychodu w roku podatkowym został określony w art 22 ust. 9a ustawy o PIT i wynosi 85 528 zł. Limit ten stanowi maksymalne autorskie koszty uzyskania przychodu. Istnieje możliwość naliczenia kosztów, które w rzeczywistości były wyższe niż wyznaczony limit. W takim przypadku należy pamiętać o odpowiednim udokumentowaniu tych kosztów.
