Urlop wypoczynkowy a Kodeks pracy
Zgodnie z Kodeksem pracy pracownikowi przysługuje 20 bądź 26 dni urlopu wypoczynkowego. Pracodawca jest zobowiązany na udzielenie go w tym roku kalendarzowym, w którym zatrudniony nabył do niego prawo (art. 152 Kodeksu pracy). W przypadku jednak gdy urlopu nie wykorzystano, z pierwszym dniem stycznia kolejnego roku staje się on urlopem zaległym. Powinien zostać udzielony we wskazanym ustawowo terminie do końca września (art. 168 Kodeksu pracy) oraz zaplanowany w taki sposób, aby rozpoczęcie go przypadało najpóźniej na 30-tego dnia powyższego miesiąca.
Urlop z poprzedniego roku, który nie został udzielony do września, pracownik ma prawo wykorzystać w ciągu 3 lat. Po tym czasie roszczenia względem urlopu ulegają przedawnieniu. Tym samym – 30 września 2021 roku wypada termin przedawnienia roszczeń o zaległy urlop wypoczynkowy za 2017 rok.
Konsekwencje nieudzielenia zaległego urlopu w obowiązującym terminie
Mimo że urlop zaległy tak naprawdę nie przepada, to pracodawca nie udzielając go w ustawowym terminie naraża się na karę finansową. Takie działanie jest traktowane jako wykroczenie przeciwko prawom pracowniczym i w myśl art. 282 § 1 pkt 2 Kodeksu pracy podlega grzywnie od 1 000 złotych do 30 000 złotych.
Zaległy urlop a COVID-19
Kodeks pracy podkreśla, że pracodawca i pracownik są związani terminami urlopów uzgodnionymi w planie urlopowym. Co znaczy, że pracownik zobowiązał się do wykorzystania urlopu w określonym terminie, a przełożony wyraził na to zgodę. Natomiast, na czas trwania stanu zagrożenia epidemicznego wprowadzono szczególne przepisy mające wpływ na wykorzystanie zaległego urlopu. Tarcza 4.0 pozwoliła pracodawcy udzielić go bez zgody pracownika, pomijając przy tym plan urlopów.
„W okresie obowiązywania stanu zagrożenia epidemicznego lub stanu epidemii, ogłoszonego z powodu COVID-19, pracodawca może udzielić pracownikowi, w terminie przez siebie wskazanym, bez uzyskania zgody pracownika i z pominięciem planu urlopów, urlopu wypoczynkowego niewykorzystanego przez pracownika w poprzednich latach kalendarzowych, w wymiarze do 30 dni urlopu, a pracownik jest obowiązany taki urlop wykorzystać.” – art. 15gc ustawy COVID-19 z dn. 02.03.2020 r.
Przepis ten nie wskazał jednak możliwości pominięcia zaakceptowanego wniosku o urlop wypoczynkowy. Oznaczałoby to, że w przedsiębiorstwach, w których nie sporządza się planów urlopowych, pracodawca nie może sam zmienić terminu zaakceptowanego wniosku.
Zapis ten nie uchyla również regulacji nakładającej na pracodawcę udzielenia zaległego urlopu w terminie zawartym w Kodeksie pracy. Oznacza to, że nadal istnieje obowiązek udzielenia pracownikowi zaległego urlopu wypoczynkowego najpóźniej do 30 września 2021 r.
A co w sytuacji, jeśli pracownik nie może wykorzystać zaległego urlopu ze względu na objęcie kwarantanną lub izolacją?
W takiej sytuacji, należy stosować przepisy takie jak w przypadku zwykłego urlopu wypoczynkowego. Objęcie pracownika kwarantanną bądź izolacją w okresie, w którym został zaplanowany urlop skutkować będzie jego anulowaniem. Natomiast, gdy sytuacja ma miejsce w trakcie jego trwania będzie to równoznaczne z jego przerwaniem (art. 166 Kodeks pracy). Regulacje z Kodeksu pracy, mimo iż poparte licznym Orzecznictwem Sądowym nie są jednak na chwilę obecną jednoznaczne, a powodem tego jest Ustawa z dnia 2 marca 2020 r. o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19, innych chorób zakaźnych oraz wywołanych nimi sytuacji kryzysowych. Zgodnie z jej zapisami:
„W okresie ogłoszenia stanu zagrożenia epidemicznego albo stanu epidemii, pracownicy i inne osoby zatrudnione, poddane obowiązkowej kwarantannie (art. 4h) lub izolacji w warunkach domowych (art. 4ha), mogą, za zgodą pracodawcy albo zatrudniającego, świadczyć w trybie pracy zdalnej pracę określoną w umowie i otrzymywać z tego tytułu wynagrodzenie. Do warunków świadczenia pracy stosuje się przepisy art. 3 ust. 3-8.”
Z powyższych zapisów wynika, że w tych sytuacjach dopuszczalne jest wykonywanie przez pracownika pracy zdalnej, a tym samym wykorzystanie urlopu wypoczynkowego.
Należy jednak pamiętać, że dotyczy to tylko tych pracowników, których warunki pracy pozwalają wykonywać pracę w trybie zdalnym.
Jeśli pracownik ze względu na kwarantannę lub izolację domową nie wykorzysta zaległego urlopu wypoczynkowego w terminie do 30 września, pracodawca nie poniesie z tego tytułu żadnych konsekwencji. Ważne jest jednak, aby po powrocie do pracy ustalić z pracownikiem możliwy jak najszybszy termin jego wykorzystania.
Ciekawostka
Zgodnie ze stanowiskiem Państwowej Inspekcji Pracy urlop na żądanie z poprzedniego roku kalendarzowego nie jest urlopem zaległym, a „zwykłym” urlopem wypoczynkowy. Pracownik, aby mógł go wykorzystać musi uzgodnić termin z pracodawcą (w planie urlopów bądź poprzez wniosek urlopowy). Tym, samym pracodawca nie może wymagać od pracownika jego wykorzystania w terminie do 30 września (pismo GIP nr.GPP-110-4560-170/08/PE).
W razie dodatkowych pytań, serdecznie zapraszamy do kontaktu.
