Dokumentacja pracownicza to ważny element związany
z zatrudnianiem pracowników. Jej odpowiednie prowadzenie
i przechowywanie jest gwarancją uniknięcia wysokich kar.
Sprawdź co składa się na dokumentację pracowniczą
i jakie obowiązki ciążą na pracodawcy.
Prowadzisz działalność i zatrudniasz pracowników? A może chcesz rozwinąć swoją firmę
i niedługo będziesz zawierał pierwsze umowy o pracę? Dowiedz się czym jest dokumentacja pracownicza
i jakie ciążą na Tobie obowiązki związane z jej tworzeniem, prowadzeniem i przechowywaniem.
Dokumentacja pracownicza to:
- akta osobowe prowadzone odrębnie dla każdego pracownika oraz
- dokumentacja w sprawach związanych ze stosunkiem pracy.
Poniżej przedstawiamy szczegółowe informacje na temat tego, co powinny zawierać akta osobowe pracownika,
jak powinny być uporządkowane oraz czym jest dokumentacja w sprawach związanych ze stosunkiem pracy.
Dodatkowo określamy sposób jej prowadzenia, okres przechowywania, jak również omawiamy największe zagrożenia związane z nieprawidłowym prowadzeniem dokumentacji pracowniczej.
Akta osobowe
Od 1 stycznia 2019 roku akta osobowe składają się z 4 części: A, B, C oraz D.
W części A powinny się znajdować dokumenty i oświadczenia zgromadzone w związku z ubieganiem się
o zatrudnienie w danej firmie, w tym:
- kwestionariusz osobowy wypełniony przez pracownika,
- świadectwa pracy z poprzednich miejsc pracy lub inne dokumenty potwierdzające okres zatrudnienia,
- wszelkie certyfikaty, dyplomy i dokumenty potwierdzające kwalifikacje zawodowe,
- świadectwa potwierdzające ukończenie szkoły,
- orzeczenie lekarskie potwierdzające brak przeciwwskazań do wykonywania pracy (art. 229 § 1
pkt 1, § 11 i 12 KP), - inne dokumenty, które mogą być wymagalne (np. w przypadku osób ubiegających się
o zatrudnienie w służbie cywilnej – oświadczenie o niekaralności, w przypadku zatrudnienia cudzoziemca – wydane przez właściwego wojewodę przyrzeczenie zezwolenia i zezwolenie na pracę).
Dokumenty te należy przechowywać w odpisach lub kopiach poświadczonych przez pracodawcę za zgodność
z przedłożonym dokumentem. Wyjątkiem jest orzeczenie lekarskie otrzymane od lekarza medycy pracy, które powinno być sporządzonego w dwóch egzemplarzach w oryginale.
W części B powinny znajdować się dokumenty i oświadczenia dotyczące nawiązania stosunku pracy
i przebiegu zatrudnienia pracownika, w szczególności:
- umowę o pracę, a jeżeli umowa nie została zawarta z zachowaniem formy pisemnej – potwierdzenie ustaleń
co do stron umowy, rodzaju umowy oraz jej warunków, - oświadczenia lub dokumenty dotyczące danych osobowych, gromadzone w związku
z nawiązaniem stosunku pracy, - zakres czynności (zakres obowiązków),
- potwierdzenia zapoznania się m.in. z warunkami zatrudnienia oraz o zmianie warunków zatrudnienia; celu, zakresie oraz sposobie zastosowania monitoringu; ryzyku zawodowym, które wiąże się z wykonywaną pracą
oraz o zasadach ochrony przed zagrożeniami, - dokumenty dotyczące powierzenia pracownikowi mienia z obowiązkiem zwrotu albo do wyliczenia się,
- dokumenty związane z podnoszeniem przez pracownika kwalifikacji zawodowych,
- potwierdzenie zapoznania się przez pracownika z treścią regulaminu pracy, z przepisami BHP,
z zakresem informacji objętych tajemnicą określoną w odrębnych przepisach dla danego rodzaju pracy, zajmowanego stanowiska lub pełnionej funkcji, - oświadczenia dotyczące wypowiedzenia pracownikowi warunków umowy o pracę lub zmiany tych warunków
w innym trybie, - dokumenty związane z przyznaniem pracownikowi nagrody lub wyróżnienia,
- dokumenty dotyczące przeszkolenia pracownika z przepisów BHP,
- dokumenty związane z ubieganiem się i korzystaniem przez pracownika z urlopu macierzyńskiego, urlopu
na warunkach urlopu macierzyńskiego, urlopu rodzicielskiego, urlopu ojcowskiego lub urlopu wychowawczego, - oświadczenie pracownika będącego rodzicem lub opiekunem dziecka o zamiarze lub o braku zamiaru korzystania z uprawnień związanych z rodzicielstwem,
- dokumenty związane z udzielaniem urlopu bezpłatnego,
- skierowania na badania lekarskie i orzeczenia lekarskie dotyczące wstępnych (art. 229 § 1 pkt 2 KP), okresowych i kontrolnych badań lekarskich (art. 229 § 2 i 5 KP),
- umowę o zakazie konkurencji, jeżeli strony zawarły taką umowę w okresie pozostawania
w stosunku pracy - dokumenty dotyczące wykonywania pracy w formie telepracy.
W części C – dokumenty związane z ustaniem zatrudnienia, w tym:
- oświadczenie o wypowiedzeniu lub rozwiązaniu umowy o pracę,
- dotyczące żądania wydania świadectwa pracy oraz związane z niewypłaceniem pracownikowi ekwiwalentu pieniężnego za urlop wypoczynkowy,
- kopię wydanego pracownikowi świadectwa pracy,
- potwierdzenie dokonania czynności związanych z zajęciem wynagrodzenia za pracę w związku
z prowadzonym postępowaniem egzekucyjnym.
W części D – odpis zawiadomienia o ukaraniu oraz inne dokumenty związane z ponoszeniem przez pracownika odpowiedzialności porządkowej lub odpowiedzialności określonej w odrębnych przepisach, które przewidują zatarcie kary po upływie określonego czasu.
W części D należy przechowywać dokumenty dotyczące określonych kar, w uporządkowanych częściach. Chodzi
o tematyczny podział akt na części D1, D2, D3 itd. W takim przypadku przechowywanie w porządku chronologicznym, numerowanie oraz tworzenie wykazu dokumentów dotyczy każdej z wydzielonych części. W związku z usunięciem
z akt osobowych pracownika odpisu zawiadomienia o ukaraniu usuwa się całą wydzieloną część dotyczącą konkretnej kary, a pozostałym przyporządkowuje się następujące po sobie numery.
Dokumentacja w sprawach związanych ze stosunkiem pracy
Oprócz akt osobowych, pracodawca ma obowiązek prowadzić dokumentację w sprawach związanych
ze stosunkiem pracy, na którą składają się:
- dokumenty dotyczące ewidencjonowania czasu pracy,
- dokumenty związane z ubieganiem się i korzystaniem z urlopu wypoczynkowego,
- karta (lista) wypłaconego wynagrodzenia za pracę i innych świadczeń związanych z pracą oraz wniosek pracownika o wypłatę wynagrodzenia do rąk własnych,
- karta ewidencji przydziału odzieży i obuwia roboczego oraz środków ochrony indywidualnej, a także wypłaty ekwiwalentu pieniężnego za używanie własnej odzieży i obuwia oraz ich pranie
i konserwację.
Okres przechowywania dokumentacji pracowniczej
W związku ze zmianami przepisów okres przechowywania dokumentacji pracowniczej w sprawach związanych
ze stosunkiem pracy oraz akt osobowych jest zależny od kilku czynników. W sytuacji kiedy:
- stosunek pracy został nawiązany 01.01.2019 lub później – okres przechowywania dokumentacji pracowniczej wynosi 10 lat
(licząc od końca roku kalendarzowego w którym stosunek pracy ustał) - stosunek pracy został nawiązany pomiędzy 01.01.1999 a 31.12.2018:
- okres przechowywania wynosi 10 lat , jeżeli pracodawca złożył raport informacyjny o którym mowa w art. 4 pkt 6a ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych (licząc od końca roku kalendarzowego, w którym raport informacyjny został złożony)
- okres przechowywania wynosi 50 lat (licząc od dnia ustania stosunku pracy), jeżeli pracodawca nie złożył wyżej wymienionego raportu
- stosunek pracy został nawiązany nie później niż 31.12.1998 – okres przechowywania wynosi 50 lat
(licząc od dnia ustania stosunku pracy)
Sposób przechowywania
Od 1.01.2019 roku pracodawca może zdecydować w jakiej formie chce prowadzić i przechowywać dokumentację pracowniczą. Ma do wyboru dwie możliwości:
- prowadzenie dokumentacji w formie papierowej
- prowadzenie dokumentacji w formie elektronicznej (dokumentacja ta traktowana jest na równi z dokumentacją prowadzoną w formie papierowej)
Na pracodawcy ciąży obowiązek zagwarantowania takiego sposobu przechowywania dokumentacji,
aby zabezpieczona była jej:
- poufność
- integralność
- kompletność
- dostępność
przy zachowaniu warunków niezagrażających jej uszkodzeniu lub zniszczeniu.
Nieprawidłowe prowadzenie lub przechowywanie dokumentacji a grzywna
W przypadku gdy pracodawca:
- nie prowadzi dokumentacji pracowniczej
- nie przechowuje dokumentacji pracowniczej przez okres przewidziany przepisami
- przechowuje dokumentacje pracowniczą w warunkach grożących uszkodzeniem lub zniszczeniem
podlega karze grzywny od 1 000 zł do 30 000 zł.
Potrzebujesz wsparcia kadrowego? Nie jesteś pewien czy dokumentacja pracownicza spełnia wymagane prawem kryteria? Obawiasz się kontroli z PIP? Skontaktuj się z nami! Przeprowadzimy audyt akt osobowych Twoich pracowników i wskażemy obszary do poprawy. Skorzystaj z eksperckiej wiedzy naszego zespołu i zminimalizuj ryzyko nałożenia na Twoją organizację kar.
Autor:
Adrianna Fryzowska
Zapraszamy do kontaktu
emilia.adamiec-brancewicz@moorepolska.pl
