Dokumentacja pracownicza – jak dobrze prowadzić?

Dokumentacja pracownicza to ważny element związany z zatrudnianiem pracowników. Jej odpowiednie prowadzenie i przechowywanie jest gwarancją uniknięcia wysokich kar. Sprawdź co składa się na dokumentację pracowniczą i jakie obowiązki ciążą na pracodawcy.

Dokumentacja pracownicza to:

  • akta osobowe prowadzone odrębnie dla każdego pracownika oraz
  • dokumentacja w sprawach związanych ze stosunkiem pracy.

Poniżej przedstawiamy szczegółowe informacje na temat tego, co powinny zawierać akta osobowe pracownika,
jak powinny być uporządkowane oraz czym jest dokumentacja w sprawach związanych ze stosunkiem pracy.
Dodatkowo określamy sposób jej prowadzenia, okres przechowywania, jak również omawiamy największe zagrożenia związane z nieprawidłowym prowadzeniem dokumentacji pracowniczej.

Akta osobowe

Od 1 stycznia 2019 roku akta osobowe składają się z 4 części: A, B, C oraz D.

W części A powinny się znajdować dokumenty i oświadczenia zgromadzone w związku z ubieganiem się
o zatrudnienie w danej firmie, w tym:

  • kwestionariusz osobowy wypełniony przez pracownika,
  • świadectwa pracy z poprzednich miejsc pracy lub inne dokumenty potwierdzające okres zatrudnienia,
  • wszelkie certyfikaty, dyplomy i dokumenty potwierdzające kwalifikacje zawodowe,
  • świadectwa potwierdzające ukończenie szkoły,
  • orzeczenie lekarskie potwierdzające brak przeciwwskazań do wykonywania pracy (art. 229 § 1
    pkt 1, § 11 i 12 KP),
  • inne dokumenty, które mogą być wymagalne (np. w przypadku osób ubiegających się
    o zatrudnienie w służbie cywilnej – oświadczenie o niekaralności, w przypadku zatrudnienia cudzoziemca – wydane przez właściwego wojewodę przyrzeczenie zezwolenia i zezwolenie na pracę).

Dokumenty te należy przechowywać w odpisach lub kopiach poświadczonych przez pracodawcę za zgodność
z przedłożonym dokumentem. Wyjątkiem jest orzeczenie lekarskie otrzymane od lekarza medycy pracy, które powinno być sporządzonego w dwóch egzemplarzach w oryginale.

W części B powinny znajdować się dokumenty i oświadczenia dotyczące nawiązania stosunku pracy
i przebiegu zatrudnienia pracownika, w szczególności:

  • umowę o pracę, a jeżeli umowa nie została zawarta z zachowaniem formy pisemnej – potwierdzenie ustaleń
    co do stron umowy, rodzaju umowy oraz jej warunków,
  • oświadczenia lub dokumenty dotyczące danych osobowych, gromadzone w związku
    z nawiązaniem stosunku pracy,
  • zakres czynności (zakres obowiązków),
  • potwierdzenia zapoznania się m.in. z warunkami zatrudnienia oraz o zmianie warunków zatrudnienia; celu, zakresie oraz sposobie zastosowania monitoringu; ryzyku zawodowym, które wiąże się z wykonywaną pracą
    oraz o zasadach ochrony przed zagrożeniami,
  • dokumenty dotyczące powierzenia pracownikowi mienia z obowiązkiem zwrotu albo do wyliczenia się,
  • dokumenty związane z podnoszeniem przez pracownika kwalifikacji zawodowych,
  • potwierdzenie zapoznania się przez pracownika z treścią regulaminu pracy, z przepisami BHP,
    z zakresem informacji objętych tajemnicą określoną w odrębnych przepisach dla danego rodzaju pracy, zajmowanego stanowiska lub pełnionej funkcji,
  • oświadczenia dotyczące wypowiedzenia pracownikowi warunków umowy o pracę lub zmiany tych warunków
    w innym trybie,
  • dokumenty związane z przyznaniem pracownikowi nagrody lub wyróżnienia,
  • dokumenty dotyczące przeszkolenia pracownika z przepisów BHP,
  • dokumenty związane z ubieganiem się i korzystaniem przez pracownika z urlopu macierzyńskiego, urlopu
    na warunkach urlopu macierzyńskiego, urlopu rodzicielskiego, urlopu ojcowskiego lub urlopu wychowawczego,
  • oświadczenie pracownika będącego rodzicem lub opiekunem dziecka o zamiarze lub o braku zamiaru korzystania z uprawnień związanych z rodzicielstwem,
  • dokumenty związane z udzielaniem urlopu bezpłatnego,
  • skierowania na badania lekarskie i orzeczenia lekarskie dotyczące wstępnych (art. 229 § 1 pkt 2 KP), okresowych i kontrolnych badań lekarskich (art. 229 § 2 i 5 KP),
  • umowę o zakazie konkurencji, jeżeli strony zawarły taką umowę w okresie pozostawania
    w stosunku pracy
  • dokumenty dotyczące wykonywania pracy w formie telepracy.

W części C – dokumenty związane z ustaniem zatrudnienia, w tym:

  • oświadczenie o wypowiedzeniu lub rozwiązaniu umowy o pracę,
  • dotyczące żądania wydania świadectwa pracy oraz związane z niewypłaceniem pracownikowi ekwiwalentu pieniężnego za urlop wypoczynkowy,
  • kopię wydanego pracownikowi świadectwa pracy,
  • potwierdzenie dokonania czynności związanych z zajęciem wynagrodzenia za pracę w związku
    z prowadzonym postępowaniem egzekucyjnym.

W części D – odpis zawiadomienia o ukaraniu oraz inne dokumenty związane z ponoszeniem przez pracownika odpowiedzialności porządkowej lub odpowiedzialności określonej w odrębnych przepisach, które przewidują zatarcie kary po upływie określonego czasu.

W części D należy przechowywać dokumenty dotyczące określonych kar, w uporządkowanych częściach. Chodzi
o tematyczny podział akt na części D1, D2, D3 itd. W takim przypadku przechowywanie w porządku chronologicznym, numerowanie oraz tworzenie wykazu dokumentów dotyczy każdej z  wydzielonych części. W związku z usunięciem
z akt osobowych pracownika odpisu zawiadomienia o ukaraniu usuwa się całą wydzieloną część dotyczącą konkretnej kary, a pozostałym przyporządkowuje się następujące po sobie numery.

Dokumentacja w sprawach związanych ze stosunkiem pracy

Oprócz akt osobowych, pracodawca ma obowiązek prowadzić dokumentację w sprawach związanych
ze stosunkiem pracy, na którą składają się:

  • dokumenty dotyczące ewidencjonowania czasu pracy,
  • dokumenty związane z ubieganiem się i korzystaniem z urlopu wypoczynkowego,
  • karta (lista) wypłaconego wynagrodzenia za pracę i innych świadczeń związanych z pracą oraz wniosek pracownika o wypłatę wynagrodzenia do rąk własnych,
  • karta ewidencji przydziału odzieży i obuwia roboczego oraz środków ochrony indywidualnej, a także wypłaty ekwiwalentu pieniężnego za używanie własnej odzieży i obuwia oraz ich pranie
    i konserwację.

Okres przechowywania dokumentacji pracowniczej

W związku ze zmianami przepisów okres przechowywania dokumentacji pracowniczej w sprawach związanych
ze stosunkiem pracy oraz akt osobowych jest zależny od kilku czynników. W sytuacji kiedy:

  • stosunek pracy został nawiązany 01.01.2019 lub później – okres przechowywania dokumentacji pracowniczej wynosi 10 lat
    (licząc od końca roku kalendarzowego w którym stosunek pracy ustał)
  • stosunek pracy został nawiązany pomiędzy 01.01.1999 a 31.12.2018:
    • okres przechowywania wynosi 10 lat , jeżeli pracodawca złożył raport informacyjny o którym mowa w  art. 4 pkt 6a ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych (licząc od końca roku kalendarzowego, w którym raport informacyjny został złożony)
    • okres przechowywania wynosi 50 lat (licząc od dnia ustania stosunku pracy), jeżeli pracodawca nie złożył wyżej wymienionego raportu
  • stosunek pracy został nawiązany nie później niż 31.12.1998 – okres przechowywania wynosi 50 lat
    (licząc od dnia ustania stosunku pracy)
Rysunek 1 Okres przechowywania akt osobowych

Sposób przechowywania

Od 1.01.2019 roku pracodawca może zdecydować w jakiej formie chce prowadzić i przechowywać dokumentację pracowniczą. Ma do wyboru dwie możliwości:

  • prowadzenie dokumentacji w formie papierowej
  • prowadzenie dokumentacji w formie elektronicznej (dokumentacja ta traktowana jest na równi z dokumentacją prowadzoną w formie papierowej)

Na pracodawcy ciąży obowiązek zagwarantowania takiego sposobu przechowywania dokumentacji,
aby zabezpieczona była jej:

  • poufność
  • integralność
  • kompletność
  • dostępność

przy zachowaniu warunków niezagrażających jej uszkodzeniu lub zniszczeniu.

Nieprawidłowe prowadzenie lub przechowywanie dokumentacji a grzywna

W przypadku gdy pracodawca:

  • nie prowadzi dokumentacji pracowniczej
  • nie przechowuje dokumentacji pracowniczej przez okres przewidziany przepisami
  • przechowuje dokumentacje pracowniczą w warunkach grożących uszkodzeniem lub zniszczeniem
    podlega karze grzywny od 1 000 zł do 30 000 zł.

Zapraszamy do kontaktu

Partner, Dyrektor Działu Podatkowo-Prawnego
Gdańsk Garncarska, Gdańsk Starodworska

Może Cię zainteresować

Co może zrobić pracownik, wobec którego pracodawca nie wywiązuje się ze swoich obowiązków? Po jakim czasie roszczenia pracownika się przedawniają?
Jak zatrudnić powracającego pracownika zgodnie z przepisami? Na jaki okres zawrzeć umowę? Czy ponownie robić badania? Jak prowadzić akta osobowe? Co z PPK?
PIP posiada uprawnienia pozwalające na kontrolę przestrzegania prawa i przepisów BHP. Co może być weryfikowane podczas kontroli? Na co zwrócić uwagę?
Kiedy już wiesz, że osoba która przeszła rekrutację będzie nowym pracownikiem musisz zadbać o formalności związane z zawarciem umowy. O czym musisz pamiętać?

Usługi