fbpx

Trzymamy rękę na pulsie


Kadry w średniej firmie – najważniejsze aspekty

Dział kadr w średniej firmie w służbie pracownikowi i pracodawcy. Jakie najważniejsze zadania realizuje i za co jest odpowiedzialny?

Obowiązki kadrowe pojawiają się wraz z pierwszym pracownikiem. Niezależnie czy firma jest mała[1] czy średnia[2] dokumentacja jest bardzo zbliżona. Przepisy nakładają na pracodawcę wiele obowiązków. Dobrze, gdy pracodawca może się wesprzeć specjalistą w zakresie kadr. Nadaje on ludzki rys dokumentacji kadrowej i różnego rodzaju ewidencjom. Jest również wsparciem dla pracowników, pomagając np. przy wypisywaniu wniosków, aby ZUS nie podważył wypłaty zasiłków, w obliczaniu limitu urlopowego, itp. Prace kadrowe zazębiają się bezpośrednio z pracami osób odpowiedzialnych za naliczanie płac i BHP. Pracownicy trafiają pod skrzydła kadrowca od momentu pojawienia się w firmie, a tak naprawdę jeszcze przed formalnym zatrudnieniem.

Medycyna Pracy

Nim pracownik rozpocznie pracę musi uzyskać orzeczenie lekarskie potwierdzające zdolność do wykonywania obowiązków. Pracodawca ma dwie możliwości:

  • wystawić skierowanie na badania wstępne
  • zapoznać się ze skierowaniem wystawionym przez poprzedniego pracodawcę i przy takich samych czynnikach niebezpiecznych, może przyjąć poprzednie, nadal aktualne orzeczenie lekarskie.

Należy pamiętać, że zaświadczenie o zdolności do pracy jest nieważne, jeśli zostało wystawione przez lekarza, z którym pracodawca nie ma podpisanej umowy (nawet jeśli lekarz ten ma uprawnienia do wykonywania badań pracowników). Mówi o tym ustawa
z dnia 27 czerwca 1997 r. o służbie medycyny pracy. Dz.U. 1997 nr 96 poz. 593
narzucająca konieczność podpisania umowy z jednostką obsługującą medycynę pracy. Przez następne lata pracodawca musi pilnować, aby nie przeoczyć terminu ważności orzeczenia lekarskiego, każdego z pracowników oraz momentu, w którym zmienią się czynniki niebezpieczne w środowisku pracy pracownika.

BHP

Kolejną kwestią jest bezpieczeństwo i higiena pracy na danym stanowisku, z którymi pracownik musi zostać zapoznany. Zostaje sporządzona Karta szkolenia wstępnego w dziedzinie bezpieczeństwa i higieny pracy potwierdzająca przeprowadzenie instruktażu ogólnego i stanowiskowego.

Należy pamiętać o:

  • instruktażu stanowiskowym, który powinien być przeprowadzany przy każdej zmianie stanowiska.
  • monitoringu dat szkoleń okresowych BHP u wszystkich pracowników. W tym wypadku prawo nie narzuca konieczności podpisywania umów ze służbami BHP w sytuacji pracodawcy zatrudniającego powyżej 100 pracowników [3], jednak warto oddać tę kwestię w ręce profesjonalistów, którzy na bieżąco śledzą zmiany w tym zakresie.
  • sporządzeniu ocena ryzyka zawodowego i karty stanowiska pracy. Muszą one być na bieżąco dostosowywane do zmieniających się warunków, takich jak np. pojawienie się pandemii spowodowanej wirusem SARS-COV-2.
  • dokumentacji określającej czas eksploatacji środków ochrony indywidualnej oraz ekwiwalentach związanych z praniem odzieży – jeśli na stanowisku wymagana jest odzież i obuwie robocze oraz środki ochrony indywidualnej.

Ewidencja

Dokumenty wyżej wymienione muszą zostać zaewidencjonowane i przechowywane we właściwych warunkach (zaewidencjonowane i przechowywane we właściwych warunkach). Dokumenty potwierdzające czynności omówione w powyższych punktach powinny trafić do akt osobowych pracownika. Zawartość akt omówiliśmy w jednym z naszych wcześniejszych artykułów. Należy pamiętać, że akta osobowe nie są „teczką”, która powstaje raz i może zostać odłożona do szafy.

  • Są one odzwierciedleniem bieżącej relacji pracodawcy i pracownika, zakresu świadczonych prac oraz zmian sytuacji życiowej pracownika (wnioski o urlop ojcowski, urlop bezpłatny itp.).
  • Ewidencjonować trzeba również czas pracy pracowników. Nie ograniczając się przy tym tylko do obecności i dni roboczych, ale pamiętając także o zaewidencjonowaniu czasu rozpoczęcia i zakończania pracy, które ewidencja czasu pracy powinna zawierać.
  • Przechowywana (elektronicznie lub papierowo) powinna być również dokumentacja związana z ubieganiem się i korzystaniem z urlopu. Tu trzeba zwrócić uwagę, że to nie tylko wnioski urlopowe, ale również prośby o anulowanie wniosków czy potwierdzenia odwołań z urlopu. Aby właściwie ewidencjonować absencje pracownika konieczne jest bieżące monitorowanie na stronach ZUS PUE zaświadczeń lekarskich oraz informacji o kwarantannie bądź izolacji domowej pracowników.
  • Pracodawca ma obowiązek ewidencjonować karty (listy) wypłaconego wynagrodzenia za pracę i innych świadczeń związanych z pracą oraz wniosek pracownika o wypłatę wynagrodzenia do rąk własnych.
  • Konieczne jest również prowadzenie kart ewidencji przydziału odzieży i obuwia roboczego oraz środków ochrony indywidualnej, a także dokumenty związane z wypłatą ekwiwalentu pieniężnego za używanie własnej odzieży i obuwia oraz ich pranie i konserwację.
  • Należy również pamiętać o udostępnieniu pracownikom tekstu przepisów dotyczących równego traktowania w zatrudnieniu np. w formie wyciągu z Kodeksu pracy oraz o zapoznaniu pracowników z polityką dotyczącą przetwarzania danych osobowych tzw. RODO.
  • Przy pracodawcach zatrudniających więcej niż 50 osób konieczne jest sporządzenie i zapoznanie pracowników z Regulaminem Pracy oraz Regulaminem Wynagradzania którego częścią może być Regulamin Premiowy. W obecnych czasach warto też pamiętać o Regulaminie Pracy Zdalnej.

Posiadasz własnych dział kadrowo-płacowy, ale chciałbyś zweryfikować poprawność prowadzonej dokumentacji pracowniczej? Skorzystaj z audytu dokumentacji pracowniczej!

Autor:

Anna Skiba

Specjalista ds. kadrowych

Zapraszamy do kontaktu


[1] Za małego przedsiębiorcę uważa się przedsiębiorcę, który w co najmniej jednym z dwóch ostatnich lat obrotowych:

  1. zatrudniał średniorocznie mniej niż 50 pracowników oraz
  2. osiągnął roczny obrót netto ze sprzedaży towarów, wyrobów i usług oraz operacji finansowych nieprzekraczający równowartości w złotych 10 milionów euro, lub sumy aktywów jego bilansu sporządzonego na koniec jednego z tych lat nie przekroczyły równowartości w złotych 10 milionów euro.

[2] Za średniego przedsiębiorcę uważa się przedsiębiorcę, który w co najmniej jednym z dwóch ostatnich lat obrotowych:

  1. zatrudniał średniorocznie mniej niż 250 pracowników oraz
  2. osiągnął roczny obrót netto ze sprzedaży towarów, wyrobów i usług oraz operacji finansowych nieprzekraczający równowartości w złotych 50 milionów euro, lub sumy aktywów jego bilansu sporządzonego na koniec jednego z tych lat nie przekroczyły równowartości w złotych 43 milionów euro.

[3] Pracodawcy zatrudniający powyżej 100 pracowników są objęci obowiązkiem tworzenia służby BHP. Warto zaznaczyć, że w przypadku zatrudniania od 100 do 600 pracowników pracodawcy są zobowiązani utworzyć komórkę (jedno- lub wieloosobową) z pracownikiem służby BHP, który może być zatrudniony w niepełnym wymiarze czasu pracy. W sytuacji gdy zatrudniają powyżej 600 pracowników, należy zatrudnić co najmniej 1 pracownika służby BHP na każdych 600 pracowników.

Ostatnie artykuły z bloga

Estoński CIT a dokumentacja cen transferowych

Czy Spółka, która dokonała wyboru opodatkowania estońskim CIT musi stosować przepisy dotyczące cen transferowych?

Dobry lider potrafi słuchać

Dobry lider wie, jak istotne jest słuchanie. Zdaje sobie sprawę, że im lepszym jest słuchaczem – tym lepszym jest człowiekiem, a więc i  mentorem.

Dyrektywy NFRD i CSRD

Rynek jest obecnie coraz bardziej wyczulony na aspekty pozafinansowe funkcjonowania przedsiębiorstwa. Czym jednak jest niefinansowe raportowanie?
{literal} {/literal}