Mamy już za sobą elektronizację procesu rejestracji podmiotów gospodarczych, która zaowocowała powstaniem Portalu S24, uruchomiono również Repozytorium Dokumentów Finansowych. Dzięki temu możemy bezpłatnie przekazywać do Krajowego Rejestru Sądowego dokumenty finansowe w postaci chociażby rocznych sprawozdań finansowych. Teraz przyszedł czas na „zwykłe” wnioski do KRS, np. popularny Z3. Oto cyfryzacja KRS.
Na czym polegają zmiany w KRS?
Zgodnie z najnowszymi regulacjami z dniem 1.07.2021 przestaną funkcjonować papierowe wnioski. Podmioty wpisane do rejestru przedsiębiorców wszelkich zmian we wpisie będą musiały dokonać za pośrednictwem systemu teleinformatycznego pod nazwą Portal Rejestrów Sądowych, z którego będzie można korzystać udając się na stronę https://prs.ms.gov.pl. Papierowe wnioski zostaną zwrócone bez wzywania do usunięcia braków.
Warto tutaj wspomnieć, że zmiana nie obejmuje podmiotów podlegających wpisowi w rejestrze stowarzyszeń. Te nadal będą mogły składać wnioski zarówno w formie papierowej, ale wnioski online również będą dla nich dostępne.
W jaki sposób działa Portal Rejestrów Sądowych?
Część usług, np. składanie wniosków do KRS, będzie wymagało rejestracji użytkownika i jego autoryzacji za pomocą podpisu kwalifikowanego lub Profilu Zaufanego. Konto użytkownika powinno zostać utworzone przez osobę uprawnioną do reprezentacji podmiotu lub pełnomocnika czy radcę prawnego.
Choć zmianie ulega sposób składania wniosków, to nie zmieniła się ich zawartość. Nadal do sądu rejestrowego będziemy zobowiązani przekazać ten sam zakres informacji, ale będzie się to odbywało poprzez interaktywne formularze dostępne do wypełnienia w systemie.
Do tej pory nieodłącznym elementem każdego wniosku składanego w tradycyjny sposób było potwierdzenie uiszczenia opłaty, zwykle w wysokości 350 zł. Obecnie system będzie wymuszać jej uregulowanie, podobnie jak w portalu S24, gdzie złożenie wniosku jest możliwe tylko po wykonaniu płatności.
Cyfryzacja KRS i sądów rejestrowych to elektroniczne składanie wniosków. Jest to jednak także odbieranie za pośrednictwem systemu teleinformatycznego zawiadomień o wydanym przez sąd postanowieniu lub ujawnionych w dokumentacji brakach. Drogą mailową otrzymamy decyzję sądu, jednakże bez dołączonego postanowienia. Nat9omiast w celu jego uzyskania konieczne będzie zalogowanie się do systemu PRS.
Dodajmy również, że za pomocą Portalu Rejestrów Sądowych możemy skorzystać z wyszukiwarki podmiotów ujawnionych w KRS, funkcji zgłaszania i przeglądania dokumentów finansowych czy portalu S24.
To nie koniec rewolucji?
Tak, bowiem istotna zmiana ma również miejsce w zakresie wniosków, do których należy dołączyć akt notarialny. Nie będzie to bowiem możliwe w formie skanu (np. plik PDF) ani w żadnej innej formie. Po 1 lipca 2021 r. konieczne będzie natomiast wskazanie numeru aktu notarialnego, pod którym został on zarejestrowany w Centralnym Repozytorium Elektronicznych Wypisów Aktów Notarialnych. Na tej podstawie zostanie on automatycznie dołączony do wypełnianego wniosku. Wspomniane Repozytorium funkcjonuje już od kilku lat i każdy akt notarialny podlega rejestracji w tym systemie, dlatego warto pamiętać, aby uzyskać kartę z poświadczeniem jego rejestracji, w celu sprawnego składania wniosków.
Jakie są korzyści z wprowadzonych zmian?
Dzięki nowym przepisom możemy liczyć na przyspieszenie postępowań rejestrowych. Z całą pewnością przyczynią się one do ograniczenia obrotu papierowego, a przejście do systemu online skróci też długość postępowania rejestrowego, ponieważ szybsza będzie wymiana korespondencji. Ponadto, składanie wniosków za pośrednictwem systemu teleinformatycznego i dedykowanych interaktywnych formularzy może sprawić, że zminimalizowana zostanie liczba błędów w składanej dokumentacji.
Zmiany spowodują, że elektroniczne będą również akta rejestrowe. Każdy zatem będzie miał możliwość pobrania z KRS dokumentów, tak jak obecnie można pobrać odpis z KRS czy dokumenty finansowe z Repozytorium Dokumentów Finansowych, choć oczywiście wyłącznie w zakresie spraw wszczętych po 1 lipca.
