Metody inwentaryzacji
Ustawodawca wyszczególnił trzy metody przeprowadzania inwentaryzacji. Są one uzależnione od rodzaju składnika aktywów i pasywów podlegającego weryfikacji. Wyróżniamy zatem:
- Spis z natury – obejmujący aktywa pieniężne (z wyjątkiem tych zgromadzonych na rachunkach bankowych), papiery wartościowe w postaci materialnej, rzeczowe składniki aktywów obrotowych, środki trwałe, nieruchomości zaliczone do inwestycji oraz maszyny i urządzenia wchodzące w skład środków trwałych w budowie;
- Uzyskanie potwierdzenia salda – w przypadku aktywów finansowych zgromadzonych na rachunkach bankowych, w tym papierów wartościowych w formie zdematerializowanej, należności, udzielonych pożyczek oraz powierzonych kontrahentom własnych składników aktywów;
- Porównanie danych księgowych z odpowiednimi dokumentami – jeśli weryfikujemy środki trwałe, do których dostęp jest znacznie utrudniony, grunty oraz prawa zakwalifikowane do nieruchomości, należności sporne i wątpliwe, należności i zobowiązania wobec osób nieprowadzących ksiąg rachunkowych, należności i zobowiązania publicznoprawne. Jest to metoda szczególna, gdyż za jej pomocą przeprowadzamy inwentaryzację tych wszystkich składników aktywów i pasywów, które nie zostały wymienione w powyższych dwóch punktach. Dodatkowo, jeśli Ustawodawca w sposób bezpośredni wskazał metodę inwentaryzacji, lecz jej przeprowadzenie lub uzgodnienie z przyczyn uzasadnionych jest niemożliwe – należy przeprowadzić porównanie danych księgowych z odpowiednimi dokumentami.
Terminy i częstotliwość inwentaryzacji
Termin inwentaryzacji uznaje się za dotrzymany, jeśli dla:
- zapasów materiałów, towarów, produktów gotowych i półproduktów znajdujących się w strzeżonych składowiskach objętych ewidencją ilościowo-wartościową – przeprowadzono ją raz w ciągu 2 lat;
- nieruchomości zaliczonych do środków trwałych oraz inwestycji, jak też dla innych środków trwałych oraz maszyn i urządzeń wchodzących w skład środków trwałych w budowie znajdujących się na terenie strzeżonym – przeprowadzono ją raz w ciągu 4 lat;
- zapasów towarów i materiałów (opakowań) objętych ewidencją wartościową w punktach obrotu detalicznego jednostki – przeprowadzono ją raz w roku;
- zapasów drewna w jednostkach prowadzących gospodarkę leśną – przeprowadzono ją raz w roku.
Wartym odnotowania jest fakt, że weryfikacja powyższych składników majątku odbywać się może raz na jakiś okres. Dokładny dzień nie jest tu wskazany, co stanowi ułatwienie dla Przedsiębiorców i umożliwia dostosowanie terminów inwentaryzacji do ciągle zmieniających się potrzeb.
Dla poniższych składników aktywów, termin przeprowadzenia inwentaryzacji zostanie dotrzymany, jeśli rozpocznie się nie wcześniej niż trzy miesiące przed końcem roku obrotowego, a zakończy się do 15 dnia następnego roku. Mowa tu o m. in. o materiałach, towarach i produktach gotowych, których wartość nie odnosi się w koszty bezpośrednio na dzień zakupu lub w momencie wytworzenia. Dodatkowo, terminy te dotyczą tych składników aktywów, które są własnością innych jednostek, a zostały powierzone do sprzedaży, przechowywania, przetwarzania lub używania. Warto zaznaczyć, że obowiązek inwentaryzacji w/w składników nie dotyczy jednostek świadczących usługi pocztowe, transportowe, spedycyjne i składowania.
Na ostatni dzień każdego roku obrotowego przypada termin przeprowadzenia inwentaryzacji dla m. in. aktywów pieniężnych, papierów wartościowych, produktów w toku produkcji oraz tych materiałów, towarów i produktów gotowych, których wartość odnosi się w koszty bezpośrednio na dzień zakupu lub w momencie ich wytworzenia.
Przypominamy, że zgodnie z ustawą o rachunkowości, Kierownik jednostki podlegającej badaniu umożliwia firmie audytorskiej udział w inwentaryzacji znaczących składników majątkowych.
