Prawidłowo funkcjonujący dział księgowy i kadrowo-płacowy to podstawa rzetelnej oceny działania każdej firmy chcącej budować i utrzymywać wysoką pozycję na rynku. To bezpieczeństwo właścicieli i dobra reputacja przedsiębiorstwa na zewnątrz.
Brak konfliktów z fiskusem, brak konieczności składania korekt deklaracji, wyjaśnień i dopłat do i tak wysokich obciążeń skarbowych to nie lada wyzwanie w dzisiejszym świecie.
Jak zatem zapewnić prawidłowość działania działów finansowo-księgowych przy stale zmieniających się przepisach, obserwowanej dużej rotacji pracowników na rynku oraz uwolnieniu zawodu księgowego z konieczności posiadania certyfikatu potwierdzającego kwalifikacje?
Z takimi zadaniami coraz częściej mierzą się firmy outsourcingowe oraz biura księgowo-audytorsko-doradcze –
z doraźnymi przeglądami ksiąg rachunkowych i deklaracji podatkowych oraz ze swego rodzaju audytami teczek osobowych i naliczeń płac.
I wcale nie chodzi tu o dążenie firm do zmiany księgowego, którego często darzy się wieloletnim zaufaniem.
Celem jest dodatkowe niezależne oko i wgląd w tematy, na które na co dzień brakuje czasu. Celem jest również możliwość uzyskania dodatkowych konsultacji i rozmowy o sprawach nie dość jasno opisanych w gąszczu zmieniających się przepisów. Czasami też spojrzenie zewnętrznego specjalisty znającego różne branże, systemy informatyczne i sposoby funkcjonowania działów finansowo-księgowych pozwala odnaleźć dodatkowy potencjał
w firmie na usprawnienia, automatyzacje i podniesienie efektywności w innych firmowych procesach.
Oczywiście zdarza się, że przeprowadzony zewnętrzny doraźny przegląd otwiera oczy osobom zarządzającym
na nieprawidłowości i tematy skrzętnie „zamiatane pod dywan”, na brak dostatecznej i aktualnej wiedzy głównego księgowego lub na uśpienie czujności właściciela. Jednak jak to się zwykle mówi – lepiej późno niż wcale….
Każdy moment jest dobry, aby wyprowadzić błędy, uzupełnić braki i …. spać spokojnie.
Najważniejsze aspekty sprawdzane podczas audytu kadrowo-płacowego to:
- Weryfikacja lub/i pomoc w przygotowaniu regulaminów wewnętrznych;
- Kompletność dokumentacji pracowniczej (zaświadczeń lekarskich, szkoleń BHP, świadectw pracy, ewidencji urlopów itd) i ich poprawność ujęcia w teczkach osobowych i systemie kadrowo-płacowym;
- Prawidłowość rozliczeń delegacji i umów korzystania z samochodów;
- Weryfikacja kart zasiłkowych, rozliczania benefitów i czasu pracy;
- Poprawność naliczeń składników na liście płac.
Najważniejsze aspekty sprawdzane podczas przeglądu księgowego to:
- Przegląd lub/i pomoc w przygotowaniu polityki rachunkowości;
- Przegląd planów amortyzacji i ich ujęcia księgowo-podatkowego;
- Sprawdzenie poprawności wystawianych faktur sprzedaży – skonsultowanie nietypowych sytuacji, sprawdzenie kompletności dokumentów w obiegu magazynowym;
- Weryfikacja ujęcia podatkowego nietypowych operacji – rozliczeń samochodów, leasingów, pożyczek, rozliczeń dotacji, itp.;
- Sprawdzenie kont rozliczeń z US, ZUS i pracownikami;
- Weryfikacja kalkulacji podatku dochodowego od osób prawnych i podatku VAT.
Szczegółowy zakres, przebieg i rezultaty zawsze ustala się indywidualnie, w zależności od wielkości firmy
i potencjalnych problemów. Przeglądu dokonują praktycy księgowo-kadrowi, a prace nie wiążą się z obciążeniem finansowym, jak formalny audyt i badanie przez biegłego rewidenta.
