Jeśli prowadzisz firmę i zastanawiasz się po co osoby, którym powierzasz prowadzenie ksiąg rachunkowych dopytują o dokument polityki rachunkowości skoro jest ustawa o rachunkowości, to ten artykuł jest dla Ciebie.
Postaramy przybliżyć informacje na temat rangi tego dokumentu.
O czym stanowi ustawa o rachunkowości?
Ustawa o rachunkowości stanowi o różnych zasadach, rozwiązaniach i uproszczeniach, na które każde przedsiębiorstwo może się zdecydować określając, w jaki sposób będzie prowadziło księgi według swoich potrzeb. Spisanie przyjętych reguł według których funkcjonuje w ujęciu księgowym podmiot stanowi właśnie politykę rachunkowości.
Jednostki prowadzące pełne księgi rachunkowe są zobligowane przepisami ustawy o rachunkowości do posiadania dokumentu opisującego przyjęte zasady rachunkowości, sporządzonego w języku polskim. Obowiązek ten ciąży na Kierowniku jednostki a nie na osobie, której powierzono prowadzenie ksiąg rachunkowych. Konsekwencją nie spełnienia ustawowego obowiązku posiadania polityki rachunkowości może być kara grzywny a nawet kara pozbawienia wolności do dwóch lat.
Treść ustawy o rachunkowości wskazuje zakres informacji jaki powinien być zawarty w polityce rachunkowości danego podmiotu:
- określenie roku obrotowego i składających się na niego okresów sprawozdawczych;
- opis wybranych metod wyceny aktywów i pasywów oraz sposobu ustalania wyniku finansowego;
- specyfikację wybranych zasad prowadzenia ksiąg, w tym plan kont, przyjęte i stosowane zasady klasyfikacji zdarzeń gospodarczych, wykaz ksiąg rachunkowych, opis systemu informatycznego przy pomocy którego prowadzone są księgi rachunkowe (wykaz programów, procedur, funkcji);
- określenia systemu służącego ochronie danych w zakresie dowodów księgowych, ksiąg rachunkowych i innych stanowiących podstawę zapisów.
Wskazana powyżej lista nie jest katalogiem zamkniętym aspektów, które winny być poruszone w polityce rachunkowości. Kluczowym jest by dokumentacja polityki rachunkowości spełniała swoją funkcję musi być dostosowana do specyfiki działalności jednostki. Z tego względu należy rozważyć, przedstawienie w niej kolejnych zasad:
- metodologię dokumentowania operacji dowodami księgowymi;
- zasad inwentaryzacji posiadanego majątku;
- zasad rozliczeń międzyokresowych;
- zasad kwalifikacji operacji gospodarczej jako międzyokresowe rozliczenie przychodów;
- zasad tworzenia rezerw na zobowiązania;
- zasad wyceny i aktualizacji należności;
- metod prowadzenia ewidencji zapasów;
- ewidencji środków trwałych oraz ich amortyzacji;
- procedur archiwizowania dokumentów, okresu ich przechowywania i udostępniania danych osobom trzecim.
Polityka rachunkowości – ranga
Częstym uchybieniem w temacie posiadania polityki rachunkowości oraz przy jej sporządzaniu jest przede wszystkim niewłaściwe traktowanie jej rangi i stworzenie dokumentu po to by spełnić obowiązek wynikający z art. 10 ustawy o rachunkowości, ogólność zapisów, niekompletność, nadmierne stosowanie uproszczeń, czy też powtarzanie zapisów z ustawy i nieprecyzowanie tych obszarów, w zakresie których ustawa daje prawo wyboru.
Do uproszczeń jakie można stosować w podmiocie zalicza się:
- odpisywanie bezpośrednio w koszty wartości materiałów i towarów w momencie ich nabycia;
- wycenę zapasów według cen ewidencyjnych;
- wycenę materiałów i towarów w cenie zakupu zamiast nabycia;
- ustalenie wartości początkowej środków trwałych i wartości niematerialnych i prawnych, poniżej której te składniki uważane są za nisko cenne i nie dokonuje się ich aktywacji w bilansie;
- rezygnację z wyceny produkcji w toku poniżej 3 miesięcy lub dokonanie jej wyceny w wysokości kosztów lub tylko materiałów bezpośrednich wykorzystanych do wytworzenia;
- rezygnację z rozliczania przychodów i kosztów z tytułu niezakończonych długoterminowych usług.
Zasadniczo co już wcześniej zostało podkreślone osobą odpowiedzialną za dokumentację zasad rachunkowości w jednostce jest jej Kierownik, to on zna strategię i kierunek rozwoju organizacji. Natomiast Księgowy jednostki jest osobą, która ma wiedzę w zakresie alternatyw ujmowania w księgach zdarzeń gospodarczych czy ograniczeń technicznych po stronie systemu księgowego. Stąd też istotnym jest by służby księgowe uświadamiały kierownictwu konsekwencje wyborów przyjętych zasad i metod prowadzenia księgowości.
Zatem fundamentem interesu i właściwego funkcjonowania jednostki jest integracja wiedzy, informacji i współdziałanie Kierownika jednostki ze służbami księgowymi w dostosowaniu ewidencji księgowej do planowanych zmian w jednostce, gdyż raz przyjęte reguły nie będą dopasowane do potrzeb jednostki w całym cyklu jej funkcjonowania.
Kiedy należy dokonywać zmian w polityce rachunkowości?
Nieustanne zmiany, niepewność warunków w otoczeniu gospodarczym w zakresie systemu prawnego, zachowań klientów, konkurencji, wywierają wpływ na funkcjonowanie jednostki, która powinna reagować na sytuacje, które powodują wzrost ryzyka zniekształceń obrazu sytuacji finansowo-majątkowej podmiotu.
Aktualizacja i zmiany zapisów polityki rachunkowości są konieczne dla rzetelnego przedstawienia wyniku finansowego jednostki i sytuacji majątkowej w jakiej się znajduje. Innymi sytuacjami kiedy należy dokonać zmian w przyjętej polityce rachunkowości jest:
- rezygnacja ze stosowanych uproszczeń;
- zmiana przepisów prawa bilansowego;
- rozpoczęcie lub zakończenie stosowania MSR.
Godnym podkreślenia w trwającym okresie sprawozdawczym jest fakt, że opis przyjętych zasad rachunkowości ma też swoje odzwierciedlenie we wprowadzeniu do corocznego sprawozdania finansowego jednostki.
Podsumowanie
Podsumowując dokument polityki rachunkowości porządkuje funkcjonowanie jednostki, ułatwia pracę służb księgowych, a stosowanie się do określonych w niej zasad w efekcie zapewnia wymaganą jakość sprawozdań finansowych. Co istotne polityka rachunkowości daje jasną i przejrzystą informację o podmiocie organom kontrolnym, czy Biegłemu Rewidentowi podczas przeprowadzania badania sprawozdania finansowego.
Jeśli nie posiadasz jeszcze Polityki Rachunkowości w swoim podmiocie lub jej zapisy nie są dostosowane do aktualnej działalności spółki, skontaktuj się z naszym działem usług księgowych, chętnie pomożemy ci napisać lub zaktualizować ten dokument dla twojej firmy. Zapraszamy do kontaktu!
