Z uwagi na duże nieścisłości w wielu opracowaniach, które są zamieszczone w Internecie zwracamy uwagę na kilka z nich:
1. Pracodawca ma prawo wybrać 1 z form prowadzenia akt albo papierowo albo e-akta.
2. Ma też prawo wrócić do innej formy w każdym czasie, czyli z elektronicznej do papierowej.
3. Czas na dostosowanie dotyczy podstawowych klasyfikacji dokumentów ABC i dochodzi D oraz lekkie zmiany w spisie w poszczególnych częściach – na to ma 12 m-cy, a nie na wdrożenie e-akta. Możemy prowadzić je nadal jak do tej pory. Należy je tylko uporządkować wg nowego spisu i dołożyć literę D.
4. Czas przechowywania:
a) 50 lat przechowujemy akta osób zatrudnionych przez 1-01-1999 oraz te które zawierają szczególne dane np. górnicy
b) 10 lat przechowujemy, gdy:
– zatrudniamy od 01-01-2019
– zatrudniliśmy w latach 1999-2018, ale w takim przypadku, aby skrócić do 10 lat należy sporządzić raport do ZUS OSW i RIA; jeśli nie złożymy przechowujemy 50 lat
Oświadczenie o zamiarze sporządzenia ZUS OSW można złożyć w każdym dowolnym momencie. Można wycofać to oświadczenie, ale tylko i wyłącznie przed pierwszym raportem ZUS RIA, bo jeśli już pierwszy złożymy to musimy wszystkie złożyć za wszystkie osoby.
5. Oświadczenie do świadectwa pracy może przybrać 2 formy: jako pkt dodatkowy w świadectwie bądź dodatkowa informacja o treści:
Informuję, że:
1) okres przechowywania dokumentacji pracowniczej wynosi……(art. 94 pkt 9b lub w art. 94 5 § 2)
2) istnieje możliwości odbioru przez pracownika dokumentacji pracowniczej do końca miesiąca kalendarzowego następującego po upływie okresu przechowywania dokumentacji pracowniczej, o którym mowa wyżej tj. …… (art. 94 pkt 9b lub w art. 94 5 § 2)
3) dokumentacja pracownicza zostanie zniszczona w przypadku jej nieodebrania w okresie, o którym mowa w pkt 2.
6. Jeśli pracodawca zdecyduje się na zmianę formy prowadzenia akt obowiązkowo na podstawie art. 94 9 § 1 informuje pracowników w sposób przyjęty u danego pracodawcy o:
1) zmianie postaci prowadzenia i przechowywania dokumentacji pracowniczej;
2) możliwości odbioru poprzedniej postaci dokumentacji pracowniczej w terminie 30 dni od dnia przekazania informacji, o której mowa w pkt 1.