Sprawdź jak kluczowym elementem kontroli majątku jest inwentaryzacja w banku spółdzielczym, poznając metody, zasady oraz terminy przeprowadzenia inwentaryzacji.
Czym jest inwentaryzacja?
Zgodnie z Rozporządzenie, Ministra Finansów dotyczącego szczególnych zasad rachunkowości banków, inwentaryzacja aktywów i pasywów poprzez weryfikację polega na ustaleniu zgodności stanu ujętego w ewidencji księgowej z odpowiednimi dowodami księgowymi. W praktyce oznacza to obowiązek banków przeprowadzenia procedury weryfikacyjnej, której celem jest potwierdzenie, iż salda aktywów i pasywów wykazane w księgach rachunkowych odzwierciedlają rzeczywisty stan posiadanych składników majątkowych oraz zobowiązań.
Jakie są metody inwentaryzacji składników aktywów i pasywów?
Na podstawie ustawy o rachunkowości oraz w oparciu o szczegółowe regulacje zawarte w rozporządzeniu Ministra Finansów dotyczącym zasad rachunkowości banków, jednostki, w tym instytucje bankowe, zobowiązane są do przeprowadzenia inwentaryzacji aktywów i pasywów na ostatni dzień roku obrotowego.
W ramach realizacji tego obowiązku stosowane są trzy podstawowe metody inwentaryzacji, dobierane odpowiednio do rodzaju składników majątku oraz zobowiązań:
- Spis z natury zgodnie z ustawą o rachunkowości, dotyczy składników majątkowych o fizycznej postaci, w tym aktywów pieniężnych znajdujących się poza rachunkami bankowymi, papierów wartościowych w formie materialnej, rzeczowych składników aktywów obrotowych, środków trwałych oraz nieruchomości zakwalifikowanych jako inwestycje, a także maszyn i urządzeń wchodzących w skład środków trwałych w budowie. Metoda ta polega na ilościowym ujęciu składników, ich wycenie oraz porównaniu z zapisami ksiąg rachunkowych celem wykrycia rozbieżności, które wymagają wyjaśnienia i rozliczenia w ewidencji księgowej. Rozporządzenie Ministra Finansów precyzuje, że spis z natury obejmuje m.in. krajowe środki płatnicze, waluty obce, dewizy, papiery wartościowe w postaci materialnej oraz inne wartości przechowywane w kasach i skarbcach
- Potwierdzenie salda obejmuje aktywa finansowe zgromadzone na rachunkach bankowych lub przechowywane przez inne jednostki, papiery wartościowe w formie zdematerializowanej, należności (w tym udzielone pożyczki) oraz składniki powierzane kontrahentom. Ustawa o rachunkowości nakłada obowiązek uzyskania pisemnych potwierdzeń od banków i kontrahentów, które potwierdzą zgodność sald z zapisami ksiąg rachunkowych. W przypadku wystąpienia rozbieżności konieczne jest ich wyjaśnienie i rozliczenie. Rozporządzenie Ministra Finansów uzupełnia tę regulację, wskazując na obowiązek uzgodnienia stanu kredytów, pożyczek, należności i zobowiązań, w tym z tytułu dostaw, robót i usług, jak również stanu składników majątkowych powierzonych innym jednostkom lub osobom.
- Weryfikacja stosowana do składników aktywów i pasywów, których stan rzeczywisty nie może być ustalony ani poprzez spis z natury, ani potwierdzenie salda, lub gdy jest to znacznie utrudnione. Metoda ta obejmuje m.in. środki trwałe o ograniczonym dostępie, grunty, prawa zakwalifikowane do nieruchomości, należności sporne, wątpliwe i zagrożone (zwłaszcza w sektorze bankowym), należności i zobowiązania wobec osób nieprowadzących ksiąg rachunkowych oraz zobowiązania publicznoprawne. Polega na porównaniu stanu ewidencyjnego z odpowiednimi dowodami księgowymi. Rozporządzenie Ministra Finansów wskazuje, że weryfikacja powinna objąć szczególnie wartości niematerialne i prawne, należności i zobowiązania wobec posiadaczy rachunków nieprowadzących ksiąg, należności zakwalifikowane jako zagrożone, należności przeterminowane powyżej 90 dni, naliczone odsetki, roszczenia z tytułu niedoborów i szkód, rozliczenia międzyokresowe, fundusze banku, rezerwy oraz zobowiązania pozabilansowe, w tym gwarancje i poręczenia.
Jakie obowiązują zasady i terminy przeprowadzania inwentaryzacji?
Zgodnie z Rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie szczególnych zasad rachunkowości banków, inwentaryzacja wartości przechowywanych w kasach i skarbcach musi zostać przeprowadzona w określonym terminie. Proces inwentaryzacji uznaje się za zgodny z przepisami, jeżeli rozpoczęto go najpóźniej na 10 dni przed końcem roku obrotowego, a zakończono do 5 dnia stycznia roku następującego.
Zasady przeprowadzania inwentaryzacji składników majątku
Z kolei Ustawa o rachunkowości nakłada na jednostki gospodarcze obowiązek przeprowadzania inwentaryzacji składników majątku w określonych terminach i częstotliwości.
- Inwentaryzacja aktywów– Inwentaryzacja składników aktywów, z wyłączeniem środków pieniężnych, papierów wartościowych, uznawana jest za zgodną z przepisami, jeśli rozpoczęto ją nie wcześniej niż trzy miesiące przed końcem roku obrotowego, a zakończono do 15 stycznia roku następnego. Ustalenie stanu aktywów dokonuje się poprzez dopisanie lub odpisanie zmian między dniem spisu z natury a dniem ustalenia salda w księgach rachunkowych. Stan wynikający z ksiąg rachunkowych nie może zostać ustalony po dniu bilansowym.
- Nieruchomości i środki trwałe
Nieruchomości zaliczone do środków trwałych, a także środki trwałe w budowie, wymagają inwentaryzacji przynajmniej raz na cztery lata.
Jak prawidłowo udokumentować inwentaryzację?
Prawidłowe udokumentowanie wyników inwentaryzacji jest niezbędnym elementem rzetelnego prowadzenia rachunkowości bankowej. Wymagania w tym zakresie określa § 24 rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie szczególnych zasad rachunkowości banków, który wskazuje, że dokumentacja powinna obejmować przede wszystkim:
- arkusze spisowe,
- zestawienia rozliczeniowe,
- protokoły,
- sprawozdania z czynności inwentaryzacyjnych, zawiadomienia o stanie kont,
- rozliczenia stwierdzonych różnic inwentaryzacyjnych.
Taka dokumentacja zapewnia przejrzystość procesu inwentaryzacji oraz wspomaga identyfikację i analizę ewentualnych niezgodności.
Jakie informacje powinien zawierać arkusz spisowy?
Arkusz spisowy to kluczowy dokument wykorzystywany podczas inwentaryzacji składników majątkowych objętych spisem z natury. Jego zawartość powinna umożliwiać jednoznaczną identyfikację przedmiotów objętych kontrolą oraz stanowić podstawę do ich prawidłowego ujęcia w ewidencji rachunkowej. Zgodnie z § 25 rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie szczególnych zasad rachunkowości banków, arkusz spisu z natury powinien zawierać:
- nazwę jednostki organizacyjnej banku oraz rodzaj inwentaryzacji,
- datę, na jaką przeprowadzana jest inwentaryzacja oraz datę dokonania spisu,
- numer kolejny pozycji, symbol identyfikujący składnik majątku oraz jego nazwę,
- jednostkę miary, ilość, cenę jednostkową i wartość ustaloną na podstawie spisu,
- imię i nazwisko osoby materialnie odpowiedzialnej oraz jej podpis potwierdzający brak zastrzeżeń,
- imiona i nazwiska oraz podpisy członków zespołu spisowego.
Arkusze sporządza się w dwóch egzemplarzach, ponumerowanych i oznaczonych w sposób zabezpieczający przed ich podmianą. Wszelkie zmiany lub uzupełnienia wprowadzane do dokumentów powinny zostać opisane w sprawozdaniu z przeprowadzonej inwentaryzacji.
Dodatkowo, protokoły dotyczące spisów wartości pieniężnych oraz innych wartości przechowywanych w kasach i skarbcach powinny zawierać dane umożliwiające potwierdzenie ich zgodności ze stanem wynikającym z ewidencji księgowej.
Całość dokumentacji inwentaryzacyjnej podlega obowiązkowej kontroli przez osoby wyznaczone, co stanowi istotny element systemu wewnętrznej kontroli i zapewnia rzetelność procesu.
Kto powołuje komisję inwentaryzacyjną?
Komisję inwentaryzacyjną powołuje kierownik jednostki, który odpowiada za prawidłową organizację i przebieg procesu inwentaryzacji zgodnie z obowiązującymi przepisami i wewnętrznymi regulacjami jednostki.
Kogo nie należy powoływać do komisji inwentaryzacyjnej?
Do komisji inwentaryzacyjnej nie powinny być powoływane osoby:
- odpowiedzialne za zapasy objęte spisem z natury,
- prowadzące ewidencję księgową tych zapasów,
- które nie zapewniają rzetelności i bezstronności spisu.
Co robi biegły rewident na inwentaryzacji?
Jednostki, których sprawozdanie finansowe podlega badaniu, zobowiązane są do zapewnienia biegłemu rewidentowi lub jego przedstawicielowi możliwości udziału w spisie z natury zapasów, na podstawie art. 66 ust. 5 ustawy o rachunkowości.
W związku z tym konieczne jest dokonanie wyboru podmiotu uprawnionego oraz zawarcie umowy o badanie przed rozpoczęciem inwentaryzacji przeprowadzanej metodą spisu z natury. Ponadto biegły rewident powinien zostać poinformowany o terminach przeprowadzenia spisu oraz o szczególnych warunkach jego realizacji.
Podczas spisu z natury biegły rewident pełni funkcję obserwatora, nie angażując się bezpośrednio w wykonywane czynności inwentaryzacyjne. Do jego uprawnień należy w szczególności prawo wglądu do dokumentacji inwentaryzacyjnej oraz uzyskania jej kopii, możliwość zgłoszenia wniosku o ponowne, przeliczenie wybranych składników aktywów, prawo żądania wyjaśnień od członków zespołu spisowego oraz innych osób uczestniczących w inwentaryzacji, a także prawo potwierdzenia swojej obecności przy spisie określonych składników zapasów poprzez złożenie podpisu na arkuszu spisowym.
Przez jaki czas należy przechowywać dokumentację z inwentaryzacji?
Dokumentacja związana z przeprowadzeniem inwentaryzacji zapasów drogą spisu z natury, obejmująca m.in. zarządzenie kierownika jednostki, arkusze spisowe, zestawienia zbiorcze oraz inne dokumenty powiązane z procesem inwentaryzacyjnym, powinna być przechowywana w jednostce lub poza nią przez okres pięciu lat, liczony od początku roku następującego po roku obrotowym, którego dana inwentaryzacja dotyczyła.
Masz dodatkowe pytania? Potrzebujesz wsparcia? Skontaktuj się z nami! Eksperci i specjaliści Moore Polska są do Twojej dyspozycji!
