Czyli co warto wiedzieć przed wdrożeniem e-fakturowania w firmie
Krajowy System e-Faktur (KSeF) zbliża się wielkimi krokami, a jego obowiązkowe stosowanie od 2026 roku przyniesie wiele zmian w codziennym fakturowaniu. Choć sporo już o nim powiedziano, poniżej znajdziesz 11 faktów, które mogą Cię zaskoczyć – szczególnie jeśli myślisz, że już wszystko wiesz.
11 faktów, których (prawdopodobnie) nie wiesz o KSeF
Wdrożenie KSEF stanie się obowiązkiem od lutego 2026 roku, co wymusi zmiany w fakturowaniu oraz systemach księgowych firm. Warto już teraz poznać mniej oczywiste aspekty e-fakturowania, które mogą mieć istotny wpływ na codzienne procesy biznesowe.
1. KSeF obowiązkowy od lutego 2026 – ale bez kar do końca roku
Ministerstwo Finansów planuje obowiązkowe e-fakturowanie od 1 lutego 2026 r. Jednocześnie zapowiedziano, że do końca 2026 r. nie będą stosowane sankcje za błędy, jeśli podatnik wdraża KSeF w dobrej wierze.
2. Dla osób fizycznych możesz wystawiać faktury nadal „po staremu”
Faktury dla konsumentów (osób fizycznych nieprowadzących działalności) nie muszą być wystawiane przez KSeF. Można je wręczyć w formie papierowej albo PDF – choć KSeF również to umożliwia.
3. Faktury nie trzeba fizycznie „pobierać” z KSeF, żeby ją otrzymać
Faktura jest uznana za doręczoną w momencie nadania numeru KSeF – nawet jeśli nabywca jej nie pobierze. Z perspektywy urzędu, faktura „jest” – i tyle.
4. KSeF nie rozpoznaje Twoich oddziałów – wszystkie faktury idą „na główny NIP”
System nie odróżnia struktury firmy. Wszystkie faktury trafiają do jednego „kanału” – dostosowanie do oddziałów leży po stronie Twojego systemu księgowego (np. SaldeoSMART, SAP, Optima).
5. Wynajmujący lokal na PIT-28 też może być objęty KSeF
Nawet jeśli wynajmujesz mieszkanie jako osoba prywatna, jeśli wystawiasz faktury dla podatników, to możesz podlegać KSeF – nawet gdy korzystasz ze zwolnienia z VAT.
6. Samofakturowanie będzie możliwe – ale tylko z upoważnieniem w KSeF
Chcesz, by Twój klient wystawiał faktury w Twoim imieniu? Musisz go formalnie upoważnić w KSeF – samo porozumienie między stronami nie wystarczy.
7. Faktury w walutach zagranicznych? Tylko w trybie offline
Jeśli fakturujesz w obcych walutach i zależy Ci na zachowaniu konkretnej daty, np. z uwagi na kurs – musisz skorzystać z trybu offline, który pozwala na „odroczone” przesłanie faktury do KSeF.
8. Faktury VAT-RR będą fakultatywne w KSeF – od kwietnia 2026
Nie wszystkie faktury muszą trafiać do KSeF – np. VAT-RR (zakupy od rolników ryczałtowych) będą objęte systemem dopiero od 1 kwietnia 2026 r. i to fakultatywnie.
9. Kontrahent zagraniczny nie musi „widzieć” KSeF
Faktury dla kontrahentów spoza Polski muszą być wystawione w KSeF, ale dostarczane poza systemem – np. mailem, pocztą czy EDI. Dla zagranicznego odbiorcy nic się nie zmienia.
10. Numer KSeF w tytule przelewu będzie obowiązkowy – ale dopiero od 2027
Choć technicznie możliwe jest podanie numeru KSeF już dziś, obowiązek jego stosowania w przelewach wejdzie dopiero 1 stycznia 2027 r. Do tego czasu – dowolność.
11. Spółka nie zaloguje się do KSeF bez ZAW-FA
Podmioty inne niż osoby fizyczne prowadzące jednoosobową działalność gospodarczą (np. spółka z o.o., akcyjna, fundacja itd.) jeśli chcą korzystać z KSeF, muszą najpierw złożyć do właściwego urzędu skarbowego zawiadomienie ZAW-FA – formularz, w którym wskażą osoby uprawnione do korzystania z systemu w ich imieniu (np. księgowa, członek zarządu). Bez tego nie uzyskają dostępu ani do aplikacji, ani do interfejsów API KSeF. To obowiązek każdej osoby prawnej, która chce używać KSeF.
Podsumowanie: wdrożenie KSeF
Wdrożenie KSeF to nie tylko kwestia techniczna – to zmiana procesów, odpowiedzialności i podejścia do fakturowania. Im szybciej firma się przygotuje, tym łatwiej przejdzie przez obowiązkowy start w 2026 roku. Masz pytania? Skontaktuj się z nami 📧ksef@moorepolska.pl.
Ustawa o KSeF podpisana – sprawdź, jak Moore Polska może Ci pomóc
Prezydent Karol Nawrocki podpisał ustawę wprowadzającą obowiązkowy Krajowy System e-Faktur (KSeF). To oznacza, że firmy mają ograniczony czas na wdrożenie nowego modelu fakturowania: od 1 lutego 2026 r. dla dużych podatników, od 1 kwietnia 2026 r. dla pozostałych oraz od 1 stycznia 2027 r. dla najmniejszych przedsiębiorstw. W obliczu nowych obowiązków prawnych i technologicznych Moore Polska oferuje kompleksowe wsparcie – od audytu i integracji z systemami ERP, przez opracowanie polityk i instrukcji KSeF, aż po testy, szkolenia i bieżący serwis. Pomagamy firmom przejść przez cały proces wdrożenia sprawnie, bezpiecznie i bez przestojów. Dowiedz się więcej i skontaktuj się z naszymi ekspertami TUTAJ.
