Wybór formy zatrudnienia członka zarządu to częsty dylemat, przed którym stają organy spółek. Osoba będąca członkiem zarządu może działać w charakterze członka organu stanowiącego, osoby trzeciej zawierającej ze spółką umowę cywilnoprawną lub osoby trzeciej, zawierającej ze spółką umowę o pracę. Każda z form powoduje określone skutki podatkowe oraz zobowiązania wobec ZUS. Warto zapoznać się z dostępnymi możliwościami, aby wybór był najkorzystniejszy i najbardziej bezpieczny.
Członek zarządu – jakie wymogi należy spełnić?
Formalne wymogi są uregulowane w Kodeksie Spółek Handlowych. Przede wszystkim musi być to osoba fizyczna mająca pełną zdolność do czynności prawnych. Zasadniczo jest to każda osoba fizyczna po ukończeniu 18 roku życia, pod warunkiem, że nie została ubezwłasnowolniona całkowicie bądź częściowo. Dodatkowo, nie może zostać skazana prawomocnym wyrokiem za przestępstwa przeciwko ochronie informacji, wiarygodności dokumentów, mieniu, obrotowi gospodarczemu, obrotowi pieniędzmi i papierami wartościowymi. Od 13 października 2022 roku dołączono nowe kategorie przestępstw, które związane są z dawaniem lub przejmowaniem korzyści majątkowych. Warto zaznaczyć, że zakaz ustaje z upływem piątego roku od dnia uprawomocnienia się wyroku skazującego.
Zatrudnianie członków zarządu – jakie są możliwe formy zatrudnienia?
Obowiązujące przepisy przewidują, iż członek zarządu może wykonywać swoje funkcje na podstawie:
- powołania,
- umowy o pracę,
- umowy cywilnoprawnej.
Przy wyborze formy zatrudnienia należy odpowiedzieć na szereg pytań, m.in.
- czy członek zarządu jest wspólnikiem spółki czy osobą trzecią,
- jaki jest przewidziany okres zatrudnienia,
- kto będzie przełożonym zatrudnianego członka zarządu
- i finalnie jakie koszty po stronie spółki będzie generować.
Wszystkie te aspekty będą miały swoje skutki na gruncie podatkowo-prawnym.
Współpraca na podstawie aktu powołania
Powołanie jest często wybieranym rozwiązaniem, ze względu na to, że co do zasady, jest najprostszym sposobem pełnienia funkcji za wynagrodzeniem. Sam akt powołania jest źródłem stosunku pracy z powołania.
Do końca 2022 roku był również atrakcyjny, ze względu na to, że osoby pełniące funkcje członków zarządu na podstawie tej formy zatrudnienia, nie podlegały z tego tytułu żadnym ubezpieczeniom. Wciąż jednak taka osoba nie jest zobowiązana do opłacania składek na ubezpieczenia społeczne.
Skutki podatkowe i ZUS:
- od wynagrodzenia należy uiścić zaliczki na PIT – na zasadach ogólnych, płatnikiem zaliczek jest spółka z o.o., oraz
- należy uiścić składki na ubezpieczenie zdrowotne.
Zawarcie umowy o pracę z członkiem zarządu
Aby zawrzeć ten rodzaj umowy członek zarządu nie może być jedynym wspólnikiem spółki i nie może też posiadać całości udziałów w spółce. Zapisy umowy muszą spełniać kryteria określone w art. 22 § 1 kp Lubię to Kodeksu Pracy, tj.: przez nawiązanie stosunku pracy pracownik zobowiązuje się do wykonywania pracy określonego rodzaju na rzecz pracodawcy i pod jego kierownictwem oraz w miejscu i czasie wyznaczonym przez pracodawcę.
Obecnie jednak ten rodzaj zawierania współpracy jest coraz częściej kwestionowany przez organy, przede wszystkim przez ZUS – zarzucanie umów pozornych.
Ważne jest, aby stanowisko rzeczywiście istniało w strukturze pracodawcy, a efekty pracy były możliwe do zweryfikowania. Ponadto należy pamiętać, aby wyraźnie oddzielić obowiązki członka zarządu wynikające z umowy o pracę od obowiązków z tytułu zasiadania w zarządzie.
Skutki podatkowe i ZUS:
- od wynagrodzenia należy uiścić zaliczki na PIT, oraz
- odliczyć składki na ubezpieczenie społeczne i zdrowotne.
Umowa cywilnoprawna, a zatrudnienie członka zarządu
Do umów cywilnoprawnych należy zaliczyć umowę zlecenie, umowę o dzieło oraz kontrakt menedżerski. Tę formę zatrudnienia, w odróżnieniu od umowy o pracę, należy uznać za bardziej bezpieczną z perspektywy jej kwestionowania przez ZUS.
Ważnym aspektem jest treść umowy – jeśli posiada ona cechy umowy o pracę to wówczas członek zarządu podlegać będzie ubezpieczeniom społecznym na takich samych zasadach jak pracownicy zatrudnieni na podstawie umowy o pracę.
Skutki podatkowe i ZUS:
- należy odliczyć zaliczki na PIT (wyjątek stanowią uczniowie i studenci do 26 roku życia dla umowy zlecenia),
- umowa ta jest podstawą do objęcia ubezpieczeniem społecznym i zdrowotnym,
- składki na ubezpieczenie chorobowe mają charakter dobrowolny.
Jak wygląda kwestia wynagradzania członków zarządu?
Możliwe jest nieodpłatne pełnienie funkcji członka zarządu, jednak może to powodować niekorzystne skutki podatkowe. Dlatego też członek zarządu na podstawie powołania, umowy o pracę czy umowy cywilnoprawnej jest uprawniony do otrzymywania wynagrodzenia.
Jeśli członek zarządu pełni funkcję tylko na podstawie powołania, wynagrodzenie określane jest przez uchwałę zgromadzenia wspólników. Wynagrodzenie może mieć charakter stały lub okazjonalny.
W sytuacji, gdy członek zarządu pełni funkcję na podstawie umowy o pracę bądź umowy cywilnoprawnej – jej treść określa wysokość i częstotliwość wypłacania.
Warto zaznaczyć, że formalnie nie ma przeciwskazań, aby członek zarządu związany ze spółką umową o pracę lub inną umową uzyskiwał jednocześnie wynagrodzenie na podstawie uchwały wspólników
Zakończenie pełnienia funkcji – kiedy następuje?
Zakończenie pełnienia funkcji członka zarządu zostało uregulowane przepisami kodeksu spółek handlowych. Co do zasady może to nastąpić wskutek odwołania, śmierci członka zarządu, wygaśnięcia mandatu oraz rezygnacji.
O odwołaniu z pełnienia funkcji, jeśli umowa nie stanowi inaczej, decyduje organ, który powołał członka zarządu. Jest to dokonywane uchwałą wspólników. Nie ma tu konieczności podania powodu odwołania.
Rezygnacja członka zarządu może być złożona w każdym czasie, należy jednak mieć na uwadze, że jeśli członek zarządu otrzymywał z tytułu pełnionej funkcji wynagrodzenie, a rezygnacja została złożona bez wskazania ważnego powodu, to wówczas może ponieść odpowiedzialność za szkodę powstałą w skutek nagłego odejścia – jest to regulowane prawnie (art. 746 KC). Rezygnacje należy przedłożyć wspólnikom, zwołując przy tym zgromadzenie wspólników. Wywołuje ona skutki z dniem następującym po dniu zgromadzenia. Fakt ten należy zgłosić do KRS.
Podsumowanie
Przy zatrudnianiu członka zarządu w spółce należy wziąć pod uwagę wiele aspektów. Najważniejszym jest, aby obowiązki członka zarządu w ramach zawieranej umowy nie pokrywały się z obowiązkami związanymi z zarządzaniem spółką. Warto przy tym zadbać o udokumentowanie wykonywanych czynności, co może stać się niezbędne w momencie ewentualnej kontroli organu państwowego.
Jeżeli chcieliby Państwo uzyskać bardziej szczegółowe informacje dotyczące zatrudniania członków zarządu w spółkach lub chcieliby Państwo skorzystać z naszych usług, zapraszamy do kontaktu.
