Pandemia COVID-19 spowodowała lawinowe przejście pracowników na pracę zdalną, która w Kodeksie Pracy nie jest uregulowana. Jakie obowiązki ciążą na pracodawcy?
Wybuch pandemii COVID-19 wymusił wiele zmian, w tym konieczność ograniczania kontaktów. Przepisy prawa, w tym Kodeksu pracy (ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r., tekst jedn. Dz.U. z 2020 r. poz. 1320 ze zm., dalej: Kodeks pracy) nie miały szansy nadążyć za potrzebami, które wymusiła pandemia. Co więcej, po pewnym czasie nastąpił pewien istotny zwrot w ocenie sytuacji. Na globalną skalę okazało się, że praca zdalna, której na początku wszyscy musieli się nauczyć, ma bardzo dużo zalet.
Kodeks pracy zawiera przepisy regulujące tzw. „telepracę” (art. 675-6717 Kodeksu pracy), jednakże te unormowania są przeregulowane i wzbudzają bardzo dużo problemów praktycznych. Pracodawcy najczęściej więc „dogadywali się” z pracownikami na pracę zdalną (nieunormowaną), ale taka sytuacja implikowała i implikuje szereg ryzyk dla obu stron. Co z BHP? Co zrobić, jeśli dojdzie do wypadku przy pracy? Jak ewidencjonować czas pracy pracownika? Jak kontrolować pracownika? I wiele, wiele innych…
Praca zdalna do Kodeksu pracy
W tarczy antykryzysowej (ustawa z dnia 2 marca 2020 r. o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19, innych chorób zakaźnych oraz wywołanych nimi sytuacji kryzysowych, tekst jedn. Dz.U. z 2020 r., poz. 1842 ze zm.) jest 10 najważniejszych przepisów normujących pracę zdalną (art. 3 ust. 1-8 oraz art. 4h i 4ha ww. ustawy). Na ich podstawie pracodawcy mogą kierować pracowników do pracy zdalnej bez ich zgody w okresie obowiązywania stanu epidemicznego lub stanu epidemii oraz do trzech miesięcy po ich odwołaniu.
Do unormowania pracy zdalnej na stałe, potrzeba nowelizacji Kodeksu pracy, a ona zbliża się wielkimi krokami. Zgodnie z zapowiedziami wiceminister rozwoju Iwony Michałek dla PAP, ostateczny projekt zostanie uzgodniony społecznie w I kwartale 2021 r. Jego zapisy mają być bardziej ogólne, by pozostawić pole do indywidualnych uzgodnień między pracodawcami i pracownikami. Czy na pewno? Bardzo prawdopodobne jest natomiast, że nowe uregulowania dotyczące pracy zdalnej wejdą w życie jeszcze w tym roku.
Praca zdalna w projekcie – Telepraca 2.0?
Zmiany, które zakłada obecny projekt, to m.in. wprowadzenie definicji pracy zdalnej. Zgodnie z projektem, praca może być wykonywana całkowicie lub częściowo poza siedzibą pracodawcy lub poza innym stałym miejscem świadczenia pracy, określonym w umowie o pracę lub wskazanym przez pracodawcę, w szczególności z wykorzystaniem środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość.
Niestety ww. definicja pracy zdalnej, jak i cały projekt do złudzenia przypomina przeregulowane i kazuistyczne unormowania dotyczące telepracy. Oznacza to szereg obowiązków formalnych dla pracodawców oraz trudności związane ze stosowaniem przepisów, podobne do tych, które aktualnie związane są z telepracą.
Regulamin pracy zdalnej
Zasady wykonywania pracy zdalnej mają być określane w porozumieniu między pracodawcą i zakładową organizacją związkową, a jeżeli taka nie funkcjonuje, to pracodawca będzie określał je w regulaminie po konsultacji z pracownikami wybranymi w trybie przyjętym u danego pracodawcy. Oznacza to obowiązek wydania kolejnego regulaminu dla wszystkich pracodawców, którzy choćby częściowo (tzw. praca hybrydowa), będą chcieli korzystać z pracy zdalnej po wejściu w życie przepisów.
Wolność pracy zdalnej
Zgodnie z projektem praca zdalna ma być wdrażana za zgodną wolą pracodawcy i pracownika, wyrażoną przy podjęciu zatrudnienia albo w jego trakcie. Co do zasady nie będzie możliwe wydanie polecenia służbowego pracy w formie zdalnej.
Jedynie w sytuacji wyjątkowej, pracodawca zachowa możliwość samodzielnej decyzji co do przekierowania pracownika do pracy zdalnej: w wypadku wprowadzania stanu epidemii, stanu nadzwyczajnego oraz sytuacji, gdy będzie to niezbędne dla zapewnienia pracownikowi bezpiecznych i higienicznych warunków pracy.
Miejsce pracy zdalnej
Projekt zakłada, że miejscem pracy zdalnej może być nie tylko miejsce zamieszkania pracownika, ale też inne miejsce wskazane przez pracownika. W przypadku pracy zdalnej wykonywanej w domu, pracodawca będzie ograniczony w zakresie kontroli pracownika, jego prawem do prywatności. Ograniczenia są bardzo podobne, do funkcjonujących dzisiaj na gruncie przepisów o telepracy.
Nowe obowiązki przy pracy zdalnej
Planowane są nowe obowiązki pracodawcy. Oprócz wprowadzenia regulaminu, pracodawca będzie obowiązany do dostarczenia pracownikowi wykonującemu pracę zdalną materiałów i narzędzi do tego niezbędnych, pokrycia kosztów związanych z ich instalacją, serwisem, eksploatacją i konserwacją oraz do zapewnienia pracownikowi pomocy technicznej i niezbędnego szkolenia w zakresie obsługi tych narzędzi.
Zgodnie z projektem pracownik będzie mógł wykorzystywać własny sprzęt, ale w takim przypadku należny będzie mu ekwiwalent.
BHP
W projekcie przyjęto założenie, że podobnie jak przy telepracy, przy pracy zdalnej, pracodawca będzie realizował obowiązki z zakresu BHP i będzie za BHP pracownika odpowiedzialny z kilkoma wyłączeniami:
- obowiązku dbałości o bezpieczny i higieniczny stan pomieszczeń pracy, określonego w art. 212 pkt 4 Kodeksu pracy,
- obowiązków określonych w rozdziale III działu X Kodeksu pracy – Obiekty budowlane i pomieszczenia pracy,
- obowiązku zapewnienia odpowiednich urządzeń higieniczno-sanitarnych, określonego w art. 233 Kodeksu pracy.
Jak interpretować wyłączenia? Dokąd sięgać będzie odpowiedzialność pracodawcy za BHP w miejscu pracy? Wątpliwości podobne, do tych przy telepracy, najprawdopodobniej będą się mnożyć przy wprowadzeniu tego typu regulacji na szeroką skalę.
Kontrola pracownika
Projekt zakłada możliwość kontroli pracownika pracującego w trybie zdalnym przez pracodawcę. Kontroli podlegać będzie nie tylko sposób wykonywania pracy, ale i przestrzeganie zasad BHP. Kontrole przeprowadzane w domu pracownika będą mogły odbywać się tylko w godzinach pracy pracownika i za uprzednią zgodą pracownika wykonującego pracę zdalną wyrażoną w postaci papierowej lub elektronicznej lub w inny sposób uzgodniony z pracodawcą.
Podsumowanie
Projekt bazuje na obecnych przepisach o telepracy. Założenia te będą podlegały dalszym konsultacjom. Niewykluczone, że ostateczne zmiany nie będą istotnie różniły się od obecnego projektu. Może to oznaczać daleko idącą formalizację pracy zdalnej, a także szereg kłopotów wdrożeniowych, interpretacyjnych. Nowe obszary ryzyka prawnego dla pracodawców. Na dzień dzisiejszy niemal pewne jest tylko to, że te zmiany przyjdą.
Dział prawa pracy Moore Polska wnikliwie przygląda się procesowi legislacyjnemu i już teraz przygotowuje się do wdrażania nowych przepisów.
Jeżeli jesteś zainteresowany efektywnym i bezpiecznym od strony prawnej unormowaniem pracy zdalnej w swojej firmie – zadzwoń do nas i bądźmy w kontakcie!
Autorzy:
r. pr. dr Maciej Łaga
Ekspert Prawa Pracy
Krzysztof Wojewoda
Asystent
Zapraszamy do kontaktu
