Zasady ogólne w Unii Europejskiej
Na wstępie musimy mieć na uwadze, że zgodnie z zasadą ogólną wynikającą z Art. 11 ust. 1 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego nr 883/2004, obywatele UE podlegają ustawodawstwu tylko jednego Państwa Członkowskiego. Oznacza to, że nie można w jednym czasie podlegać systemowi ubezpieczeń społecznych w więcej niż jednym państwie członkowskim. Dodatkowo Art. 11 ust. 3 Rozporządzenia mówi o tym, że pracownik podlega ustawodawstwu tego państwa, w którym praca jest wykonywana. W praktyce, jeżeli spółka zagraniczna zatrudnia pracownika wykonującego pracę na terenie Polski, zgodnie z zasadą ogólną składki na ubezpieczenie społeczne tego pracownika muszą być opłacane do polskiego systemu ubezpieczeń, czyli do ZUS.
Spółka zagraniczna jako płatnik składek
W omawianej sytuacji płatnikiem składek jest pracodawca zagraniczny. Co należy zrobić, jeżeli pracodawca taki nie ma w Polsce oddziału ani przedstawicielstwa? Taki pracodawca powinien zostać zgłoszony do ZUS jako płatnik składek. Aby jednak takie zgłoszenie mogło być dokonane, spółka musi mieć nadany numer indentyfikacyjny, którym jest identyfikator NIP. O nadanie NIP należy zwrócić się do II Urzędu Skarbowego Warszawa Śródmieście. Dokumentami wymaganymi przez Urząd Skarbowy do nadania NIP są:
- zgłoszenie identyfikacyjne NIP-2;
- pismo przewodnie wyjaśniające powód złożenia formularza NIP-2;
- tłumaczenie przysięgłe wypisu z zagranicznego rejestru przedsiębiorców (odpowiednik polskiego KRS); wypis taki powinien zawierać imiona i nazwiska osób upoważnionych do reprezentowania spółki.
Zgłoszenie identyfikacyjne NIP-2 oraz pismo przewodnie powinny zostać podpisane przez osoby do tego upoważnione – wymienione w rejestrze przedsiębiorcy zagranicznego.
Złożenie kompletnych dokumentów w Urzędzie Skarbowym, skutkuje decyzją o nadaniu NIP w ciągu kilku dni. Zainteresowany otrzymuje ją listownie.
Po otrzymaniu NIP należy zgłosić pracodawcę zagranicznego do ZUS jako płatnika składek składając dokumenty:
- ZUS ZPA;
- kopię decyzji o nadaniu NIP.
Po zarejestrowaniu zagranicznego płatnika składek należy zgłosić do ZUS także pracowników wykonujących pracę w Polsce – standardowo na druku ZUS ZUA.
Termin wysyłki comiesięcznych deklaracji rozliczeniowych i opłacania składek ZUS to 15. dzień miesiąca za miesiąc poprzedni.
Pracownik spółki zagranicznej jako płatnik składek ZUS
Niemniej, Zakład Ubezpieczeń Społecznych pozwala na inne rozwiązanie. Daje możliwość przejęcia przez pracownika obowiązku zagranicznego pracodawcy jako płatnika składek. Aby taka opcja mogła zaistnieć, konieczne jest zawarcie porozumienia lub zapisu w umowie o pracę o przejęciu obowiązku płatnika składek. Do zgłoszenia w ZUS niezbędne będą dokumenty:
- ZUS ZUA lub ZUS ZZA – zgłoszenie do ubezpieczeń z kodem 0125 w przypadku umowy o pracę;
- ZUS ZAA – w którym należy podać adres pracodawcy zagranicznego;
- kopia porozumienia o przejęciu obowiązku płatnika z pracodawcą zagranicznym;
- kopia decyzji o nadaniu NIP pracownika.
Korzystając z powyższego rozwiązania, pracownik obowiązuje się do opłacania za siebie oraz wysyłania co miesiąc do ZUS deklaracji DRA.
Pracodawca zagraniczny spoza Unii Europejskiej
Przepisy Rozporządzenia nr 883/2004 obowiązują we wszystkich państwach członkowskich. Zostały jednak przyjęte także przez Szwajcarię (z dniem 01.04.2012 r.) oraz przez państwa należące do EOG, czyli Islandię, Liechtenstein i Norwegię (z dniem 01.06.2012 r.).
Jeżeli pracodawcą osoby wykonującej pracę w Polsce jest firma spoza Unii Europejskiej, Szwajcarii lub EOG, zasady oskładkowania uzależnione są od tego, czy pomiędzy Polską a danym krajem została podpisana umowa w zakresie ubezpieczeń społecznych. Należy każdorazowo w takiej sytuacji zbadać sprawę.
W zakresie usług Moore Polska oferujemy również rejestrację w ZUS spółek zagranicznych zatrudniających pracowników na terenie Polski. Rozliczymy także wynagrodzenia takich pracowników, należne składki ZUS oraz podatki. Posiadamy duże doświadczenie i wiedzę w tym temacie, a ponadto działamy szybko i skutecznie.
