Jak to jest z tymi biurami księgowymi?
Wielu przedsiębiorców zastanawia się czy powinni współpracować z biurem księgowym i ewentualnie jak je wybrać. Dzisiejsze warunki gospodarcze na tyle się zmieniły, że wydaje się, że praca zdalna, digitalizacja dokumentów oraz automatyzacja prowadzą do tego, że nie ma znaczenia gdzie znajduje się firma księgowa, którą ich obsługuje.
Doskonałym dowodem na to są wielkie centra usług wspólnych, które duże koncerny umieściły w Polsce. Te obsługują księgowo firmy z dziesiątków krajów świata, zatrudniając tysiące młodych adeptów sztuki księgowej. Ponieważ sam ich szkolę do czasu do czasu więc mam okazję zapytać jakie są to firmy: zarówno z Europy Zachodniej (Holandia, Belgia, Francja Wielka Brytania) jak i z Afryki (Tunezia, Maroko) jak i Ameryki (USA, Kanada, Brazylia).
Dowodzi to tego, że da się dzisiaj obsługiwać księgowo właściwie każdy podmiot, zarówno mały, średni jak i duży z dowolnej lokalizacji… w Polsce.
Co zatem decyduje o cenie usług księgowych?
Otóż, największe firmy ustalają ceny usług w oparciu o zakres prac i procesy jakie będą obsługiwać, stopień ich skomplikowania i liczbę niezbędnych etatów. Jakie czynniki przy ustalaniu cen biorą jednak firmy, które obsługują sektor małych i średnich przedsiębiorstw.
Najczęściej będą to:
- forma prowadzonej działalności,
- forma prowadzonych rozliczeń,
- liczba dokumentów,
- stopień skomplikowania biznesu,
- system finansowo-księgowy,
- wymogi raportowania.
1. Forma prowadzonej działalności oraz forma prowadzonych rozliczeń
Pierwszym czynnikiem, który decyduje o tym jaka jest cena za prowadzenie rachunkowości jest forma prowadzonej działalności. Otóż inaczej rozliczamy działalność gospodarczą, spółkę z o.o. czy spółkę akcyjną. Dominują tutaj trzy formy:
- ryczałt ewidencjonowany,
- podatkowa książka przychodów i rozchodów,
- pełne księgi rachunkowe prowadzone wg polskiej ustawy o rachunkowości labo innych norm, np. MSSF (Międzynarodowe Standardy Sprawozdawczości finansowej).
Pierwsza forma uproszczonej rachunkowości jest najprostsza i dotyczy przedsiębiorców którzy realizują maksymalnie 2 mln Euro przychodów rocznie i prowadzą działalność w formie jednoosobowej działalności gospodarczej, spółki cywilnej czy jawnej, których wspólnikami są wyłącznie osoby fizyczne. Jest to forma wygodna i najtańsza – gdyż podatek ustalany jest od wartości przychodów. Na podatek nie ma wpływu wartość ponoszonych kosztów, a forma ta nie jest zalecana tym, którzy generują wysokie koszty i mają niskie dochody.
Cena usług księgowych dla tego typu podmiotów to od kilkudziesięciu do kilkuset złotych miesięcznie. Oczywiście, o ile w ramach usługi proponowane są usługi. Cena zależy od ilości dokumentów. Wynika to z tego, że księgowi sprawdzają tutaj dokumentację pod kątem podatku VAT. Tym samym, im więcej dokumentów tym droższy jest element związany z ewidencją VAT.
Druga forma rachunkowości – a więc podatkowa książka przychodów i rozchodów to najbardziej popularna forma uproszczonej rachunkowości. Służy ona do obliczenia dochodu podatkowego na koniec miesiąca, zawiera kilka rubryk i pozwala na śledzenie wyników aktywności gospodarczej. Jej prowadzenie wymaga jednak już więcej pracy, znajomości rozporządzenia opisującego jak prowadzić tę formę ewidencji. Dlatego koszt prowadzenie książki przychodów i rozchodów z reguły zaczyna się już powyżej 100 zł netto. Może się jednak kończyć nawet na kilku tysiącach złotych. Tak może się zdarzyć, gdy mamy do czynienia z dużą hurtownią, która generuje bardzo duże wolumeny dokumentów. Należy pamiętać że po przekroczeniu 2 mln Euro należy zmienić formę opodatkowania i przejść na pełne księgi rachunkowe.
No właśnie, jeśli właścicielowi biznesu zależy na pełnej wiedzy księgowej to zapewne zleci prowadzenie pełnych ksiąg, które są obowiązkowe dla spółek kapitałowych (spółki z o.o. i spółki akcyjnej). Cena ich prowadzenia zaczyna się od kilkuset złotych. W tym wypadku może kończyć na poziomach kilkudziesięciu czy kilkuset tysięcy złotych dla średniej lub większej firmy.
2. Ilość i jednorodność dokumentów
Ilość dokumentów to najczęstsze kryterium, w oparciu o które małe i średnie biura rachunkowe ustalają swoje cenniki. Oczywiście im więcej dokumentów tym wyższa stawka. Im bardzie jednorodne dokumenty tym taniej. A wiec jeśli prowadzisz hurtownię lub sklep detaliczny możesz spodziewać się wyższej stawki, niż informatyk, który wystawia kilka faktur w miesiącu. Jakie dokumenty są brane pod uwagę: faktury sprzedaży, faktury zakupu, wyciągi bankowe, operacje kasowe, delegacje, oraz inne specyficzne dla danego podmiotu (np. dokumenty magazynowe).
Zasada działa prosto: im więcej, bardziej skomplikowanych dokumentów tym wyższa stawka. Najczęściej proponowane są limity wynagrodzeń w zależności od ilości dokumentów np. 50-100, 100-200, itd. przekroczenie limitu powoduje naliczenie wyższej stawki. Niektóre biura rozliczają się stawką za każdy jeden dokument.
3. Stopień skomplikowania biznesu
Nie wszystkie biznesy są takie same. Bywają niewielkie organizacyjnie firmy, które sprzedają hurtowo olbrzymie ilości masowych towarów… węgla, oleju, rzepaku itd. Być może wystawiają niewielkie ilości dokumentów, ale fakt iż sprzedaj wielu regionach świata, przy skomplikowanych modelach logistycznych powoduje, że stawki za usługi księgowe będą znacznie wyższe niż dla hurtowni, w której co prawda jest dużo dokumentów, ale jednorodnych i prostych.
Świadczenie zarówno usług, dostaw towarów jak produkcja, powoduje, że księgowi muszą rozliczać w różny sposób, różne centra kosztów (linie aktywności) a więc cen za ich rozliczenie rośnie. Księgi prostej spółki nie wymagają utworzenia wielu miejsc powstawania kosztów (centrów kosztów), a biznes wielooddziałowy już tak. To wpływa na cenę i ją podnosi.
4. Używany system finansowo-księgowy i jego integracja oraz automatyzacja
Wpływ systemu informatycznego, jego wymogi, integracja danych wpływają w zasadniczy sposób na cenę. Im więcej modułów, niezbędnych integracji, migracji danych tym większe prawdopodobieństwo błędu, konieczność uzgodnień i zwiększony czas na obsługę. Jeśli system zbiera dużo więcej danych niż tylko księgowe (również biznesowe) tym bardziej wzrasta konieczność wypełniania dodatkowych pól.
Większość właścicieli słyszała o systemach typu SAP, Oracle, IFS i wiedzą, że z jednej strony są to system klasy światowej, ale z drugiej strony ich obsługa jest czasochłonna i pracochłonna. Niestety wymagają do obsługi więcej pracowników. A więc jak korzystasz z Symfonii, Optimy, Enova, czy Subiekta to prawdopodobnie proces będzie znacznie szybszy i tańszy. Im bardziej zautomatyzujesz proces przesyłania danych, wprowadzając workflow, skanowanie, zatwierdzanie (np. poprzez system Saldeo), tym proces będzie i obsługa będą tańsze. Obsługa człowieka kosztuje najdrożej.
5. Wymogi raportowania i oczekiwania odbiorców
Efekt końcowy pracy jest ważny. Jeśli jako właściciel oczekujesz raportów do 5-go dnia następnego miesiąca, w formacie który zawiera 15 zakładek Excela to praca księgowych będzie dużo bardziej wymagająca i pracochłonna. Jeśli co tydzień, albo codziennie (tak, mamy takich klientów) oczekujesz listy nierozliczonych pozycji należności czy zobowiązań od księgowych to obsługa będzie dużo bardziej pracochłonna, bo to oznacza rezerwację zasobów codziennie dla Twojej firmy.
Podsumowując – księgowi sprzedają swój czas i tak go wyceniają. Wszystkie pięć czynników wpływa na wycenę i ilość godzina jaką spędzimy nad twoją rachunkowością. Średnio klient zapłaci pewnie kilkaset złotych za książkę przychodów i rozchodów i kilka tysięcy za księgi rachunkowe. Ale zdarzą się i tacy którzy zapłacą kilkadziesiąt tysięcy (albo nawet kilkaset) za miesiąc obsługi. Firmy księgowe w większości bazują ustalając swoje wynagrodzenie na czasie jaki poświęcą na obsługę Twojej firmy.
Oczywiście część z nich słyszała o modelu value for money. Jest to wartość, jaką usługa wnosi dla klienta, ale w dłuższej perspektywie, moje doświadczenie wskazuje, że klient uzna, że usługa księgowa to usługa o niskiej wartości dodanej. Zacznie więc pytać o pracochłonność. I jeśli nie będzie za tą usługą stał dodatkowy wyróżnik, to czas poświęcony i stawka za godzinę będą głównym wyznacznikiem ceny. A stawka za godzinę może wynosić zarówno kilkadziesiąt złotych, jak i kilkaset (w przypadku dużych kancelarii międzynarodowych).
Za co właściwie płacimy?
Na koniec dodam, że płacisz dodatkowo za prestiż Kancelarii. To może mieć znaczenie, jak chcesz się sprzedać oraz za jej doświadczenie i wiedzę. Płacisz też za to… co jest trudne do wyceny. Jest to podejście do klienta, empatia, dostępność, reaktywność oraz trafność porad, które czasami mogą zaoszczędzić Ci tysiące, dziesiątki, setki tysięcy albo miliony złotych…
W razie dodatkowych pytań dotyczących usług księgowych i ich wyceny – serdecznie zapraszam do kontaktu.
