Kadry w średniej firmie – najważniejsze aspekty

Obowiązki kadrowe pojawiają się wraz z pierwszym pracownikiem. Niezależnie czy firma jest mała[1] czy średnia[2] dokumentacja jest bardzo zbliżona. Przepisy nakładają na pracodawcę wiele obowiązków. Dobrze, gdy pracodawca może się wesprzeć specjalistą w zakresie kadr. Nadaje on ludzki rys dokumentacji kadrowej i różnego rodzaju ewidencjom. Jest również wsparciem dla pracowników, pomagając np. przy wypisywaniu wniosków, aby ZUS nie podważył wypłaty zasiłków, w obliczaniu limitu urlopowego, itp. Prace kadrowe zazębiają się bezpośrednio z pracami osób odpowiedzialnych za naliczanie płac i BHP. Pracownicy trafiają pod skrzydła kadrowca od momentu pojawienia się w firmie, a tak naprawdę jeszcze przed formalnym zatrudnieniem.

Medycyna Pracy

Nim pracownik rozpocznie pracę musi uzyskać orzeczenie lekarskie potwierdzające zdolność do wykonywania obowiązków. Pracodawca ma dwie możliwości:

• wystawić skierowanie na badania wstępne
• zapoznać się ze skierowaniem wystawionym przez poprzedniego pracodawcę i przy takich samych czynnikach niebezpiecznych, może przyjąć poprzednie, nadal aktualne orzeczenie lekarskie.

Należy pamiętać, że zaświadczenie o zdolności do pracy jest nieważne, jeśli zostało wystawione przez lekarza, z którym pracodawca nie ma podpisanej umowy (nawet jeśli lekarz ten ma uprawnienia do wykonywania badań pracowników). Mówi o tym ustawa
z dnia 27 czerwca 1997 r. o służbie medycyny pracy. Dz.U. 1997 nr 96 poz. 593 narzucająca konieczność podpisania umowy z jednostką obsługującą medycynę pracy. Przez następne lata pracodawca musi pilnować, aby nie przeoczyć terminu ważności orzeczenia lekarskiego, każdego z pracowników oraz momentu, w którym zmienią się czynniki niebezpieczne w środowisku pracy pracownika.

BHP

Kolejną kwestią jest bezpieczeństwo i higiena pracy na danym stanowisku, z którymi pracownik musi zostać zapoznany. Zostaje sporządzona Karta szkolenia wstępnego w dziedzinie bezpieczeństwa i higieny pracy potwierdzająca przeprowadzenie instruktażu ogólnego i stanowiskowego.

Należy pamiętać o:

• instruktażu stanowiskowym, który powinien być przeprowadzany przy każdej zmianie stanowiska.
• monitoringu dat szkoleń okresowych BHP u wszystkich pracowników. W tym wypadku prawo nie narzuca konieczności podpisywania umów ze służbami BHP w sytuacji pracodawcy zatrudniającego powyżej 100 pracowników [3], jednak warto oddać tę kwestię w ręce profesjonalistów, którzy na bieżąco śledzą zmiany w tym zakresie.
• sporządzeniu ocena ryzyka zawodowego i karty stanowiska pracy. Muszą one być na bieżąco dostosowywane do zmieniających się warunków, takich jak np. pojawienie się pandemii spowodowanej wirusem SARS-COV-2.
• dokumentacji określającej czas eksploatacji środków ochrony indywidualnej oraz ekwiwalentach związanych z praniem odzieży – jeśli na stanowisku wymagana jest odzież i obuwie robocze oraz środki ochrony indywidualnej.

Ewidencja

Dokumenty wyżej wymienione muszą zostać zaewidencjonowane i przechowywane we właściwych warunkach (zaewidencjonowane i przechowywane we właściwych warunkach). Dokumenty potwierdzające czynności omówione w powyższych punktach powinny trafić do akt osobowych pracownika. Zawartość akt omówiliśmy w jednym z naszych wcześniejszych artykułów. Należy pamiętać, że akta osobowe nie są „teczką”, która powstaje raz i może zostać odłożona do szafy.

• Są one odzwierciedleniem bieżącej relacji pracodawcy i pracownika, zakresu świadczonych prac oraz zmian sytuacji życiowej pracownika (wnioski o urlop ojcowski, urlop bezpłatny itp.).
• Ewidencjonować trzeba również czas pracy pracowników. Nie ograniczając się przy tym tylko do obecności i dni roboczych, ale pamiętając także o zaewidencjonowaniu czasu rozpoczęcia i zakończania pracy, które ewidencja czasu pracy powinna zawierać.
• Przechowywana (elektronicznie lub papierowo) powinna być również dokumentacja związana z ubieganiem się i korzystaniem z urlopu. Tu trzeba zwrócić uwagę, że to nie tylko wnioski urlopowe, ale również prośby o anulowanie wniosków czy potwierdzenia odwołań z urlopu. Aby właściwie ewidencjonować absencje pracownika konieczne jest bieżące monitorowanie na stronach ZUS PUE zaświadczeń lekarskich oraz informacji o kwarantannie bądź izolacji domowej pracowników.
• Pracodawca ma obowiązek ewidencjonować karty (listy) wypłaconego wynagrodzenia za pracę i innych świadczeń związanych z pracą oraz wniosek pracownika o wypłatę wynagrodzenia do rąk własnych.
• Konieczne jest również prowadzenie kart ewidencji przydziału odzieży i obuwia roboczego oraz środków ochrony indywidualnej, a także dokumenty związane z wypłatą ekwiwalentu pieniężnego za używanie własnej odzieży i obuwia oraz ich pranie i konserwację.
• Należy również pamiętać o udostępnieniu pracownikom tekstu przepisów dotyczących równego traktowania w zatrudnieniu np. w formie wyciągu z Kodeksu pracy oraz o zapoznaniu pracowników z polityką dotyczącą przetwarzania danych osobowych tzw. RODO.
• Przy pracodawcach zatrudniających więcej niż 50 osób konieczne jest sporządzenie i zapoznanie pracowników z Regulaminem Pracy oraz Regulaminem Wynagradzania którego częścią może być Regulamin Premiowy. W obecnych czasach warto też pamiętać o Regulaminie Pracy Zdalnej.

[1] Za małego przedsiębiorcę uważa się przedsiębiorcę, który w co najmniej jednym z dwóch ostatnich lat obrotowych:

1. zatrudniał średniorocznie mniej niż 50 pracowników oraz
2. osiągnął roczny obrót netto ze sprzedaży towarów, wyrobów i usług oraz operacji finansowych nieprzekraczający równowartości w złotych 10 milionów euro, lub sumy aktywów jego bilansu sporządzonego na koniec jednego z tych lat nie przekroczyły równowartości w złotych 10 milionów euro.

[2] Za średniego przedsiębiorcę uważa się przedsiębiorcę, który w co najmniej jednym z dwóch ostatnich lat obrotowych:

1. zatrudniał średniorocznie mniej niż 250 pracowników oraz
2. osiągnął roczny obrót netto ze sprzedaży towarów, wyrobów i usług oraz operacji finansowych nieprzekraczający równowartości w złotych 50 milionów euro, lub sumy aktywów jego bilansu sporządzonego na koniec jednego z tych lat nie przekroczyły równowartości w złotych 43 milionów euro.

[3] Pracodawcy zatrudniający powyżej 100 pracowników są objęci obowiązkiem tworzenia służby BHP. Warto zaznaczyć, że w przypadku zatrudniania od 100 do 600 pracowników pracodawcy są zobowiązani utworzyć komórkę (jedno- lub wieloosobową) z pracownikiem służby BHP, który może być zatrudniony w niepełnym wymiarze czasu pracy. W sytuacji gdy zatrudniają powyżej 600 pracowników, należy zatrudnić co najmniej 1 pracownika służby BHP na każdych 600 pracowników.