Dokumentacja pracownicza – jak dobrze prowadzić?

Dokumentacja pracownicza to:

• akta osobowe prowadzone odrębnie dla każdego pracownika oraz
• dokumentacja w sprawach związanych ze stosunkiem pracy.

Poniżej przedstawiamy szczegółowe informacje na temat tego, co powinny zawierać akta osobowe pracownika,
jak powinny być uporządkowane oraz czym jest dokumentacja w sprawach związanych ze stosunkiem pracy.
Dodatkowo określamy sposób jej prowadzenia, okres przechowywania, jak również omawiamy największe zagrożenia związane z nieprawidłowym prowadzeniem dokumentacji pracowniczej.

Akta osobowe

Od 1 stycznia 2019 roku akta osobowe składają się z 4 części: A, B, C oraz D.

W części A powinny się znajdować dokumenty i oświadczenia zgromadzone w związku z ubieganiem się
o zatrudnienie w danej firmie, w tym:

• kwestionariusz osobowy wypełniony przez pracownika,
• świadectwa pracy z poprzednich miejsc pracy lub inne dokumenty potwierdzające okres zatrudnienia,
• wszelkie certyfikaty, dyplomy i dokumenty potwierdzające kwalifikacje zawodowe,
• świadectwa potwierdzające ukończenie szkoły,
• orzeczenie lekarskie potwierdzające brak przeciwwskazań do wykonywania pracy (art. 229 § 1
  pkt 1, § 1¹ i 1² KP),
• inne dokumenty, które mogą być wymagalne (np. w przypadku osób ubiegających się
  o zatrudnienie w służbie cywilnej – oświadczenie o niekaralności, w przypadku zatrudnienia cudzoziemca – wydane przez właściwego wojewodę przyrzeczenie zezwolenia i zezwolenie na pracę).

Dokumenty te należy przechowywać w odpisach lub kopiach poświadczonych przez pracodawcę za zgodność
z przedłożonym dokumentem. Wyjątkiem jest orzeczenie lekarskie otrzymane od lekarza medycy pracy, które powinno być sporządzonego w dwóch egzemplarzach w oryginale.

W części B powinny znajdować się dokumenty i oświadczenia dotyczące nawiązania stosunku pracy
i przebiegu zatrudnienia pracownika, w szczególności:

• umowę o pracę, a jeżeli umowa nie została zawarta z zachowaniem formy pisemnej – potwierdzenie ustaleń
  co do stron umowy, rodzaju umowy oraz jej warunków,
• oświadczenia lub dokumenty dotyczące danych osobowych, gromadzone w związku
  z nawiązaniem stosunku pracy,
• zakres czynności (zakres obowiązków),
• potwierdzenia zapoznania się m.in. z warunkami zatrudnienia oraz o zmianie warunków zatrudnienia; celu, zakresie oraz sposobie zastosowania monitoringu; ryzyku zawodowym, które wiąże się z wykonywaną pracą
  oraz o zasadach ochrony przed zagrożeniami,
• dokumenty dotyczące powierzenia pracownikowi mienia z obowiązkiem zwrotu albo do wyliczenia się,
• dokumenty związane z podnoszeniem przez pracownika kwalifikacji zawodowych,
• potwierdzenie zapoznania się przez pracownika z treścią regulaminu pracy, z przepisami BHP,
  z zakresem informacji objętych tajemnicą określoną w odrębnych przepisach dla danego rodzaju pracy, zajmowanego stanowiska lub pełnionej funkcji,
• oświadczenia dotyczące wypowiedzenia pracownikowi warunków umowy o pracę lub zmiany tych warunków
  w innym trybie,
• dokumenty związane z przyznaniem pracownikowi nagrody lub wyróżnienia,
• dokumenty dotyczące przeszkolenia pracownika z przepisów BHP,
• dokumenty związane z ubieganiem się i korzystaniem przez pracownika z urlopu macierzyńskiego, urlopu
  na warunkach urlopu macierzyńskiego, urlopu rodzicielskiego, urlopu ojcowskiego lub urlopu wychowawczego,
• oświadczenie pracownika będącego rodzicem lub opiekunem dziecka o zamiarze lub o braku zamiaru korzystania z uprawnień związanych z rodzicielstwem,
• dokumenty związane z udzielaniem urlopu bezpłatnego,
• skierowania na badania lekarskie i orzeczenia lekarskie dotyczące wstępnych (art. 229 § 1 pkt 2 KP), okresowych i kontrolnych badań lekarskich (art. 229 § 2 i 5 KP),
• umowę o zakazie konkurencji, jeżeli strony zawarły taką umowę w okresie pozostawania
  w stosunku pracy
• dokumenty dotyczące wykonywania pracy w formie telepracy.

W części C – dokumenty związane z ustaniem zatrudnienia, w tym:

• oświadczenie o wypowiedzeniu lub rozwiązaniu umowy o pracę,
• dotyczące żądania wydania świadectwa pracy oraz związane z niewypłaceniem pracownikowi ekwiwalentu pieniężnego za urlop wypoczynkowy,
• kopię wydanego pracownikowi świadectwa pracy,
• potwierdzenie dokonania czynności związanych z zajęciem wynagrodzenia za pracę w związku
  z prowadzonym postępowaniem egzekucyjnym.

W części D – odpis zawiadomienia o ukaraniu oraz inne dokumenty związane z ponoszeniem przez pracownika odpowiedzialności porządkowej lub odpowiedzialności określonej w odrębnych przepisach, które przewidują zatarcie kary po upływie określonego czasu.

W części D należy przechowywać dokumenty dotyczące określonych kar, w uporządkowanych częściach. Chodzi
o tematyczny podział akt na części D1, D2, D3 itd. W takim przypadku przechowywanie w porządku chronologicznym, numerowanie oraz tworzenie wykazu dokumentów dotyczy każdej z  wydzielonych części. W związku z usunięciem
z akt osobowych pracownika odpisu zawiadomienia o ukaraniu usuwa się całą wydzieloną część dotyczącą konkretnej kary, a pozostałym przyporządkowuje się następujące po sobie numery.

Dokumentacja w sprawach związanych ze stosunkiem pracy

Oprócz akt osobowych, pracodawca ma obowiązek prowadzić dokumentację w sprawach związanych
ze stosunkiem pracy, na którą składają się:

• dokumenty dotyczące ewidencjonowania czasu pracy,
• dokumenty związane z ubieganiem się i korzystaniem z urlopu wypoczynkowego,
• karta (lista) wypłaconego wynagrodzenia za pracę i innych świadczeń związanych z pracą oraz wniosek pracownika o wypłatę wynagrodzenia do rąk własnych,
• karta ewidencji przydziału odzieży i obuwia roboczego oraz środków ochrony indywidualnej, a także wypłaty ekwiwalentu pieniężnego za używanie własnej odzieży i obuwia oraz ich pranie
  i konserwację.

Okres przechowywania dokumentacji pracowniczej

W związku ze zmianami przepisów okres przechowywania dokumentacji pracowniczej w sprawach związanych
ze stosunkiem pracy oraz akt osobowych jest zależny od kilku czynników. W sytuacji kiedy:

• stosunek pracy został nawiązany 01.01.2019 lub później – okres przechowywania dokumentacji pracowniczej wynosi 10 lat
  (licząc od końca roku kalendarzowego w którym stosunek pracy ustał)
• stosunek pracy został nawiązany pomiędzy 01.01.1999 a 31.12.2018:
  • okres przechowywania wynosi 10 lat , jeżeli pracodawca złożył raport informacyjny o którym mowa w  art. 4 pkt 6a ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych (licząc od końca roku kalendarzowego, w którym raport informacyjny został złożony)
  • okres przechowywania wynosi 50 lat (licząc od dnia ustania stosunku pracy), jeżeli pracodawca nie złożył wyżej wymienionego raportu
• stosunek pracy został nawiązany nie później niż 31.12.1998 – okres przechowywania wynosi 50 lat
  (licząc od dnia ustania stosunku pracy)

Sposób przechowywania

Od 1.01.2019 roku pracodawca może zdecydować w jakiej formie chce prowadzić i przechowywać dokumentację pracowniczą. Ma do wyboru dwie możliwości:

• prowadzenie dokumentacji w formie papierowej
• prowadzenie dokumentacji w formie elektronicznej (dokumentacja ta traktowana jest na równi z dokumentacją prowadzoną w formie papierowej)

Na pracodawcy ciąży obowiązek zagwarantowania takiego sposobu przechowywania dokumentacji,
aby zabezpieczona była jej:

• poufność
• integralność
• kompletność
• dostępność

przy zachowaniu warunków niezagrażających jej uszkodzeniu lub zniszczeniu.

Nieprawidłowe prowadzenie lub przechowywanie dokumentacji a grzywna

W przypadku gdy pracodawca:

• nie prowadzi dokumentacji pracowniczej
• nie przechowuje dokumentacji pracowniczej przez okres przewidziany przepisami
• przechowuje dokumentacje pracowniczą w warunkach grożących uszkodzeniem lub zniszczeniem
  podlega karze grzywny od 1 000 zł do 30 000 zł.