Kawa nie wyklucza herbaty, ale czy… ryzyko podatkowe? Oceniamy czy od zakupu artykułów spożywczych dla pracowników można odliczyć VAT.
W wielu firmach kawa, herbata czy cukier dostępne dla pracowników w przestrzeniach socjalnych stały się niemal standardem. Choć gest ten buduje pozytywną atmosferę w pracy, może też rodzić pytania podatkowe. Najczęściej powracające z nich brzmi: czy od zakupu tych artykułów spożywczych przysługuje prawo do odliczenia podatku VAT?
Odpowiedź, jak to często w prawie podatkowym bywa, brzmi: to zależy. I choć brzmi niejednoznacznie – warto wiedzieć, od czego dokładnie.
Punkt wyjścia: zasada ogólna odliczenia VAT
Zgodnie z art. 86 ustawy o VAT, prawo do odliczenia podatku naliczonego przysługuje w zakresie, w jakim zakupione towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych. To oznacza, że aby móc odliczyć VAT, zakup musi mieć związek z prowadzoną opodatkowaną działalnością gospodarczą.
W przypadku kawy, herbaty i przekąsek ten związek nie zawsze jest oczywisty – i to właśnie tutaj zaczynają się schody.
Co o odliczaniu VAT od zakupu kawy i herbaty dla pracowników mówią organy podatkowe i sądy?
Organy podatkowe oraz sądy administracyjne od kilku lat konsekwentnie podkreślają, że ogólnodostępne artykuły spożywcze udostępnione pracownikom w kuchni lub przestrzeni wspólnej co do zasady służą zaspokajaniu ich osobistych potrzeb. A skoro tak – nie mają związku z działalnością opodatkowaną spółki, co wyklucza możliwość odliczenia VAT.
Przykład: wyrok NSA z 7 grudnia 2022 r. (I FSK 2134/19)
Sąd stwierdził, że jeśli spółka nie wykaże szczególnych okoliczności, w których artykuły spożywcze byłyby niezbędne do prowadzenia działalności (np. spotkania projektowe, intensywna praca, narady), to ich zakup służy głównie pracownikom, nie przedsiębiorstwu. Taka sytuacja nie daje prawa do odliczenia VAT.
Cytując wyrok: Dostarczanie posiłku w opisanych warunkach służy zaspokajaniu osobistych potrzeb pracownika, którego prywatna korzyść (…) ma charakter dominujący.
Podobne stanowisko zajął Dyrektor KIS w interpretacji z 12 lutego 2024 r. (sygn. 0113-KDIPT1-2.4012.771.2023.2.PRP). Wskazano, że jeśli nie można precyzyjnie przyporządkować, które artykuły są konsumowane podczas spotkań projektowych, a które w przestrzeniach wspólnych – wówczas w ogóle nie przysługuje prawo do odliczenia VAT.
Kiedy można odliczyć VAT od zakupu kawy i herbaty?
Na szczęście nie zawsze jesteśmy na straconej pozycji. Istnieją okoliczności, w których odliczenie VAT od artykułów spożywczych jest możliwe – ale muszą zostać spełnione określone warunki:
- Artykuły spożywcze są zapewniane w czasie spotkań projektowych z klientami, narad lub szkoleń, które bezpośrednio dotyczą działalności opodatkowanej VAT.
- Spółka prowadzi ewidencję zużycia tych artykułów, dokumentując ich wykorzystanie w celach służbowych.
- Produkty nie są ogólnodostępne w kuchni, ale wydawane konkretnym zespołom lub podczas wydarzeń biznesowych.
Wówczas, zgodnie z art. 86 ust. 1 ustawy o VAT, można wykazać związek zakupu z działalnością opodatkowaną, co otwiera drogę do odliczenia podatku naliczonego.
Kiedy ryzyko podatkowe rośnie?
Jeżeli artykuły spożywcze – jak kawa, herbata, cukier, owoce – są dostępne w ogólnodostępnej kuchni i spożywane w czasie codziennej pracy, a pracownicy samodzielnie decydują o ich wykorzystaniu, odliczenie VAT jest obarczone wysokim ryzykiem zakwestionowania przez organy podatkowe.
Taka praktyka traktowana jest jako świadczenie na rzecz pracowników bez związku z działalnością gospodarczą, nawet jeśli wpływa pozytywnie na atmosferę pracy czy motywację zespołu.
Przeszłość w jaśniejszych barwach?
Warto zauważyć, że w przeszłości stanowisko fiskusa bywało bardziej elastyczne. Przykładowo w interpretacji z 2021 r. wskazano, że nabycie kawy, herbaty czy wody mineralnej może być uzasadnione przepisami BHP, a co za tym idzie – wiązać się pośrednio z działalnością gospodarczą. Dziś jednak organy częściej wymagają dowodu na konkretny, bezpośredni związek z czynnościami opodatkowanymi.
Wnioski: co warto zrobić?
Jeśli Twoja firma chce ograniczyć ryzyko podatkowe i zachować prawo do odliczenia VAT, warto:
- Dokumentować i rozdzielać zużycie artykułów spożywczych – szczególnie w kontekście spotkań z klientami i wydarzeń o charakterze zawodowym.
- Unikać ogólnodostępności produktów, jeśli mają służyć wyłącznie celom służbowym.
- Rozważyć przygotowanie procedur wewnętrznych określających sposób zakupu i udostępniania takich artykułów.
- Zasięgnąć indywidualnej interpretacji podatkowej, która zabezpieczy działania firmy.
Podsumowanie: odliczenie VAT od zakupu kawy i herbaty dla pracowników – kiedy możesz legalnie skorzystać?
Odliczenie VAT od artykułów spożywczych dla pracowników to temat, który wymaga dużej ostrożności i świadomości aktualnej linii interpretacyjnej. Zapewnienie kawy może wydawać się niewinnym gestem – ale z punktu widzenia fiskusa, to często… kawa na ławę w sprawie braku prawa do odliczenia VAT.
Chcesz wiedzieć, jak najlepiej zabezpieczyć swoją firmę w podobnych przypadkach? Skonsultuj się z doradcą podatkowym – zanim fiskus zaprosi Cię na własne „spotkanie przy kawie”.
