Początkowo termin wdrożenia obowiązku e-Doręczeń określony został na 1 października 2024r. W najnowszym komunikacie Ministerstwo Cyfryzacji wskazało, że z uwagi na potrzebę przeprowadzenia procesu legislacyjnego i nowelizacji ustawy o doręczeniach elektronicznych, niniejszy termin wdrożenia obowiązku e-Doręczeń został przesunięty dla większości zobowiązanych podmiotów o 3 miesiące czyli na 1 stycznia 2025r.
Czym są e-Doręczenia? Jaka jest ich istota?
Głównym celem ustawy z dnia 18 listopada 2020 r. o doręczeniach elektronicznychjest usprawnienie komunikacji pomiędzy podmiotami z różnych sektorów. W konsekwencji, aby zrealizować niniejszy zamiar niezbędne jest wdrożenie krajowego systemu doręczeń, który to oparty będzie na publicznym dostawcy usług.E-Doręczenia to usługa, która umożliwia wysyłkę, odbiór i przechowywanie korespondencji online. Od zwykłej poczty elektronicznej różni się tym, że jest to tak zwana usługa zaufania, a więc gwarantuje bezpieczeństwo i pewność skutków prawnych. Warto podkreślić, że wiadomość wysłana z adresu do e-Doręczeń ma taki skutek prawny jak list polecony za potwierdzeniem odbioru.
Przede wszystkim, e-Doręczenia wspomagają:
- jednoznaczną identyfikację nadawcy i adresata,
- zachowanie tajemnicy korespondencji,
- niefałszowanie (integralności) przesyłanych danych,
- dostęp do wiarygodnych i akceptowanych prawnie dowodów wysyłki i odbioru,
- dostęp do informacji o dacie i czasie wysłania i otrzymania korespondencji,
- możliwość szybkiego ustalenia adresu do e-Doręczeń odbiorcy.
Kogo obejmuje obowiązek e-Doręczeń?
Niniejszy obowiązek obejmuje zarówno podmioty działające w sektorze publicznym jak i prywatnym. Wśród zobowiązanych podmiotów publicznych znajdują się:
- Organy administracji rządowej oraz jednostki budżetowe obsługujące te organy,
- Inne organy władzy publicznej, w tym organy kontroli państwowej i ochrony prawa oraz jednostki budżetowe obsługujące te organy,
- ZUS i KRUS oraz zarządzane przez nich fundusze,
- NFZ,
- Agencje wykonawcze, instytucje gospodarki budżetowej, państwowe fundusze celowe, samodzielne publiczne zakłady opieki zdrowotnej, uczelnie publiczne, Polska Akademia Nauk i tworzone przez nią jednostki organizacyjne, państwowe i samorządowe instytucje kultury, inne państwowe lub samorządowe osoby prawne utworzone na podstawie odrębnych ustaw w celu wykonywania zadań publicznych,
- Jednostki samorządu terytorialnego i ich związki oraz związki metropolitarne oraz samorządowe zakłady budżetowe,
- Sądy, trybunały, komornicy, prokuratura, organy ścigania i Służba Więzienna,
- Oraz inne podmioty publiczne.
Obowiązek e-Doręczeń spoczywa na podmiotach niepublicznych tj.:
- przedsiębiorcy zarejestrowani w CEIDG i w KRS,
- inne podmioty niepubliczne wpisane do KRS (np. fundacje i stowarzyszenia).
Warto również zwrócić uwagę, że na mocy ustawy tylko niektóre zawody zaufania publicznego są objęte obowiązkiem wprowadzenia systemu e-Doręczeń. Dotyczy to:
- adwokatów,
- radców prawnych,
- doradców podatkowych,
- doradców restrukturyzacyjnych,
- rzeczników patentowych,
- notariuszy.
Od kiedy należy posługiwać się skrzynką do e-Doręczeń?
Administracja publiczna, urzędy centralne (w tym ZUS i KRUS) i jednostki samorządu terytorialnego zaczną posługiwać się e-Doręczeniami już 1 stycznia 2025 roku. Przedstawiciele zawodów zaufania publicznego równieżbędą zobowiązani do posługiwania się e-Doręczeniami od 1 stycznia 2025 roku.
W przypadku przedsiębiorców sytuacja kreuje się nieco inaczej. Mianowicie termin na wdrożenie e-Doręczeń zależy od daty rejestracji firmy w CEIDG albo w KRS:
- firmy, które będą rejestrować działalność w CEIDG lub KRS od 1 stycznia 2025 roku, założą skrzynki do e-Doręczeń podczas rejestracji,
- firmy, które zarejestrowały lub zarejestrują działalność w CEIDG do 31 grudnia 2024 roku, muszą mieć adres do e- Doręczeń od 1 października 2026 roku,
- firmy, które zarejestrowały lub zarejestrują działalność w KRS przed 1 stycznia 2025 roku, muszą mieć adres do e-Doręczeń od 1 kwietnia 2025 roku,
- Firmy, które zarejestrowały lub zarejestrują działalność w CEIDG do 31 grudnia 2024 roku- w przypadku dokonywania zmian we wpisie po 30 czerwca 2025 r., muszą mieć adres do e- Doręczeń od 1 lipca 2025r.
W dodatku do października 2029 roku wszystkie podmioty publiczne, jednostki samorządu terytorialnego, a także sądy, komornicy i prokuratura będą musiały prowadzić korespondencję urzędową poprzez e-Doręczenia.
Podsumowanie: co musisz wiedzieć o obowiązku e-Doręczeń?
Obowiązek e-Doręczeń zobowiązuje przedsiębiorców oraz instytucje publiczne do korzystania z elektronicznych środków komunikacji. Przede wszystkim zwiększa to efektywność i szybkość w obiegu dokumentów, a także wpływa na poprawę bezpieczeństwa oraz redukcję kosztów związanych z tradycyjną korespondencją papierową.
