Czy Twoja organizacja jest gotowa na zmianę zasad ustalania stażu pracy od 2026 r.?Nowelizacja Kodeksu pracy, potocznie określana jako „ustawa stażowa”, w istotny sposób zmienia podejście do doświadczenia zawodowego pracowników. Od 2026 r. katalog okresów wliczanych do stażu pracy zostanie znacząco rozszerzony, co bezpośrednio wpłynie m.in. na wymiar urlopu wypoczynkowego, długość okresu wypowiedzenia, prawo do dodatków stażowych, nagród jubileuszowych oraz wysokość odpraw.
Dla pracodawców oznacza to nie tylko zmiany formalne, ale również realne konsekwencje organizacyjne i finansowe, w szczególności w obszarze kadr i płac oraz wewnętrznych regulaminów.
Ustawa stażowa 2026 – co się zmienia?
Do tej pory staż pracy był utożsamiany głównie z okresem zatrudnienia na podstawie umowy o pracę. Od 2026 r. podejście to ulega zasadniczej zmianie. Nowe przepisy zakładają, że do stażu pracy będą mogły być wliczane także inne formy aktywności zawodowej, o ile były one związane z podleganiem ubezpieczeniom społecznym. Celem ustawodawcy jest ujednolicenie sytuacji osób, które przez wiele lat pracowały na podstawie umów cywilnoprawnych lub prowadziły działalność gospodarczą, a dotychczas ich doświadczenie zawodowe nie przekładało się na uprawnienia pracownicze.
Jakie okresy będą wliczane do stażu pracy od 2026 r.?
Zgodnie z nowymi regulacjami do stażu pracy będzie można zaliczyć m.in.:
- okresy wykonywania pracy na podstawie umów zlecenia oraz umów o świadczenie usług,
- okresy obowiązywania umów agencyjnych,
- okresy prowadzenia pozarolniczej działalności gospodarczej,
- okresy współpracy z przedsiębiorcą, jeżeli były opłacane składki na ubezpieczenia społeczne,
- okresy prowadzenia gospodarstwa rolnego lub członkostwa w rolniczej spółdzielni produkcyjnej,
- okres zawieszenia działalności gospodarczej w celu sprawowania osobistej opieki nad dzieckiem (przy opłaconych składkach),
- okres sprawowania osobistej opieki nad dzieckiem przez osobę współpracującą,
- udokumentowane okresy pracy zarobkowej za granicą wykonywanej na innej podstawie niż stosunek pracy.
Jeżeli poszczególne okresy będą się pokrywały, do stażu pracy zostanie zaliczony okres najkorzystniejszy dla pracownika.
Od kiedy obowiązują nowe przepisy?
Ustawa stażowa przewiduje dwa terminy wejścia w życie zmian:
- 1 stycznia 2026 r. – sektor publiczny,
- 1 maja 2026 r. – sektor prywatny.
Dla przedsiębiorców oznacza to kilka dodatkowych miesięcy na przygotowanie się do nowych obowiązków w zakresie dokumentowania stażu pracy oraz naliczania świadczeń pracowniczych.
Wpływ nowych zasad na uprawnienia pracownicze
Rozszerzenie definicji stażu pracy może w praktyce znacząco zwiększyć jego długość u wielu pracowników, co przełoży się na ich sytuację prawną i finansową.
W szczególności zmiany obejmą:
- Urlop wypoczynkowy – pracownicy szybciej osiągną próg stażu uprawniający do 26 dni urlopu wypoczynkowego rocznie.
- Okres wypowiedzenia – dłuższy staż pracy oznacza wydłużenie ustawowych okresów wypowiedzenia umowy o pracę.
- Dodatki stażowe i nagrody jubileuszowe – w wielu organizacjach prawo do dodatków lub nagród uzależnione jest od stażu pracy. Nowe przepisy mogą przyspieszyć moment ich nabycia.
- Odprawy – w przypadku odpraw uzależnionych od długości zatrudnienia, pracodawcy powinni liczyć się z potencjalnym wzrostem ich wysokości.
Jak dokumentować okresy wliczane do stażu pracy?
Podstawowym dokumentem potwierdzającym wcześniejsze okresy aktywności zawodowej będzie zaświadczenie wydawane przez Zakład Ubezpieczeń Społecznych o okresach podlegania ubezpieczeniom społecznym. Kolejnym istotnym aspektem jest to, że zaświadczenie dotyczy okresów oskładkowanych i tylko taki dokument będzie akceptowany w przypadku tych okresów.
Aby je uzyskać, pracownik będzie zobowiązany do złożenia wniosku elektronicznie za pośrednictwem platformy PUE ZUS. Zakład Ubezpieczeń Społecznych ma 7 dni na wydanie zaświadczenia.
Dane będą pochodziły z systemów ZUS od 1999 r. Jeżeli określone okresy nie zostaną w nich ujęte, pracownik będzie mógł je udokumentować w inny sposób, np. poprzez:
- umowy cywilnoprawne,
- rachunki lub faktury,
- inne dokumenty potwierdzające wykonywanie pracy lub prowadzenie działalności.
Na złożenie dokumentów u pracodawcy przewidziano 24 miesiące od dnia wejścia w życie przepisów.
Ustawa stażowa a obowiązki działów kadrowo- płacowych
Nowe regulacje oznaczają dla pracodawców szereg wyzwań organizacyjnych i operacyjnych, w szczególności:
- konieczność opracowania procedur przyjmowania i weryfikacji dokumentów od pracowników,
- aktualizację regulaminów wynagradzania i innych aktów wewnętrznych,
- dostosowanie systemów kadrowo‑płacowych do nowych zasad naliczania stażu pracy,
- przeszkolenie zespołów HR oraz specjalistów ds. kadr i płac,
- przygotowanie spójnej komunikacji wewnętrznej dla pracowników.
Warto również uwzględnić potencjalny wzrost kosztów pracy wynikający z rozszerzenia uprawnień pracowniczych.
Bezpieczne wdrożenie ustawy stażowej w organizacji
Ustawa stażowa 2026 wprowadza fundamentalną zmianę w sposobie postrzegania doświadczenia zawodowego pracowników. Z punktu widzenia rynku pracy oznacza większą elastyczność i wyrównanie szans osób pracujących w różnych formach zatrudnienia. Dla pracodawców jest to jednak także wyraźny sygnał do rozpoczęcia przygotowań, zarówno w obszarze kadr i płac, jak i finansów oraz komunikacji wewnętrznej. Odpowiednio wczesne dostosowanie procesów pozwoli ograniczyć ryzyka organizacyjne i zapewnić zgodność z nowymi przepisami od 2026 r.
Jeżeli chcesz mieć pewność, że Twoja firma prawidłowo przygotuje się do wejścia w życie ustawy stażowej, warto skorzystać z profesjonalnego wsparcia. W Moore Polska pomagamy bezpiecznie wdrażać zmiany w przepisach, porządkować dokumentację pracowniczą i dostosowywać procesy HR do nowych wymogów. Skontaktuj się z nami, aby omówić, jak możemy wesprzeć Twoją organizację.
—————
Bibliografia:
- Ustawa z dnia 26 września 2025 r. Kodeks pracy (Dz.U.2025 poz. 1423 ze zm.) [dostęp: 23.01.2026] Ustawa z dnia 26 września 2025 r. o zmianie ustawy – Kodeks pracy oraz niektórych innych ustaw
- ,,Stażowe’’ – nowe regulacje i zaświadczenia od 2026 r. [dostęp: 23.01.2026] https://www.zus.pl/-/%E2%80%9Esta%C5%BCowe-nowe-regulacje-i-za%C5%9Bwiadczenia-od-2026-r.-1
- Staż pracy w 2025 r. – poważne zmiany w kodeksie pracy. Wyjaśnienia MRPiPS i ZUS. Zlecenie, działalność gospodarcza i inne nowe okresy liczone do okresy zatrudnienia [dostęp: 23.01.2026] https://www.infor.pl/prawo/nowosci-prawne/6649123,staz-pracy-w-2026-r-powazne-zmiany-w-kodeksie-pracy-wyjasnienia-mrpips-i-zus-zlecenie-dzialalnosc-gospodarcza-i-inne-nowe-okresy-liczone-do-okresu-zatrudnienia.html
- Staż pracy na nowych zasadach [dostęp: 23.01.2026] Staż pracy na nowych zasadach – Ministerstwo Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej – Portal Gov.pl
