14 października 2025 r. opublikowano projekt nowelizacji rozporządzenia w sprawie szczegółowego zakresu danych zawartych w JPK_VAT z deklaracją. Projekt ten stanowi kolejny etap dostosowywania rozliczeń VAT do funkcjonowania obowiązkowego Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) i koncentruje się na zapewnieniu pełnej spójności pomiędzy danymi wykazywanymi w ewidencji VAT a informacjami przetwarzanymi w KSeF.
Zgodnie z projektowanymi przepisami, od 1 lutego 2026 r. każda pozycja sprzedaży i zakupu ujmowana w JPK_VAT będzie musiała zostać jednoznacznie zidentyfikowana poprzez:
- wskazanie numeru KSeF,
albo
- zastosowanie jednego z nowych oznaczeń przewidzianych w rozporządzeniu – w sytuacjach, gdy numer ten nie jest jeszcze dostępny na moment składania pliku.
Numer KSeF jako obowiązkowy element ewidencji sprzedaży i zakupów
Projekt nowelizacji wprost zakłada, że numer identyfikujący fakturę w KSeF stanie się obowiązkowym elementem zarówno ewidencji sprzedaży, jak i ewidencji zakupów. Oznacza to, że po stronie nabywców konieczne będzie pozyskiwanie numeru KSeF dla faktur zakupowych i wykazywanie go w JPK_VAT, o ile dokument został zarejestrowany w systemie.
Jednocześnie projekt przewiduje rozwiązania przejściowe na wypadek, gdy na moment składania JPK_VAT:
- numer KSeF nie został jeszcze nadany albo
- dokument nie został jeszcze przesłany do systemu.
W takich sytuacjach podatnicy będą zobowiązani do zastosowania jednego z nowych oznaczeń technicznych.
Nowe oznaczenia w ewidencji JPK_VAT
Od 1 lutego 2026 r. ustawodawca wprowadza nowe oznaczenia techniczne w ewidencji JPK_VAT, które mają zapewnić ciągłość raportowania i jednoznaczną identyfikację dokumentów w sytuacjach, gdy numer KSeF nie jest jeszcze dostępny.
OFF – faktury wystawione w czasie awarii KSeF
Oznaczenie „OFF” będzie stosowane do faktur wystawionych zgodnie z art. 106nf ustawy o VAT, tj. w okresie niedostępności KSeF, które na moment złożenia JPK_VAT:
- nie posiadają jeszcze numeru KSeF lub
- nie zostały przesłane do systemu.
BFK – faktury wystawione poza KSeF
Kod „BFK” obejmie faktury wystawione poza KSeF, w formie elektronicznej lub papierowej, w szczególności w przypadkach, w których przepisy dopuszczają brak obowiązku korzystania z systemu.
DI – dokumenty inne niż faktury
Oznaczenie „DI” znajdzie zastosowanie do dokumentów innych niż faktury, w tym m.in.:
- dokumentów celnych,
- dowodów wewnętrznych (WEW),
- raportów okresowych (RO),
- faktur wystawionych w trybie offline24, które do momentu złożenia JPK_VAT nie posiadają numeru KSeF lub nie zostały jeszcze przesłane do systemu.
Po uzyskaniu numeru KSeF podatnik będzie zobowiązany do aktualizacji ewidencji i uzupełnienia danych identyfikacyjnych.
Projekt jednoznacznie zakłada, że nowe oznaczenia będą funkcjonować równolegle z dotychczasowymi kodami ewidencyjnymi (RO, WEW, FP, VAT_RR, MK), które pozostają bez zmian.
Znaczenie praktyczne nowych regulacji w JPK_VAT
Celem projektowanych zmian jest zwiększenie transparentności i spójności danych raportowanych w JPK_VAT oraz ich pełne powiązanie z KSeF. W praktyce jednak nowe obowiązki mogą prowadzić do:
- zwiększenia liczby korekt ewidencji VAT,
- konieczności wdrożenia dodatkowych mechanizmów kontrolnych w systemach księgowych.
Szczególne znaczenie w tym kontekście ma oznaczenie „DI”, które z założenia ma charakter tymczasowy.
Zakupy – obowiązek raportowania numeru KSeF po stronie nabywcy
W odniesieniu do faktur zakupowych wystawionych w trybie offline24 skutki zmian wydają się ograniczone, ponieważ – zgodnie z ustawą o VAT – w transakcjach B2B faktury te uznaje się za otrzymane dopiero w momencie ich przesłania do KSeF. W konsekwencji do ewidencji zakupów powinny trafiać zasadniczo faktury posiadające już numer KSeF.
Jednocześnie w okresie przejściowym możliwe są sytuacje, w których:
- dokument zostanie pierwotnie zakwalifikowany jako wystawiony poza KSeF (BFK),
- a następnie – po dosłaniu do systemu – będzie wymagał zmiany oznaczenia.
Możliwe są również przypadki, w których dokument oznaczony jako „DI” ostatecznie nie zostanie zarejestrowany w KSeF, co będzie wymagało jego przekwalifikowania na „BFK” oraz korekty ewidencji po stronie nabywcy.
Sprzedaż – korekty po uzyskaniu numeru KSeF
Po stronie sprzedaży korekty ewidencji JPK_VAT mogą być konieczne w sytuacjach, w których faktura została wystawiona w trybie offline lub w okresie awarii KSeF, a numer identyfikujący w systemie został nadany dopiero po złożeniu pliku JPK_VAT. W takich przypadkach zastosowanie oznaczenia zastępczego ma charakter przejściowy i wymaga późniejszego uzupełnienia danych w ewidencji.
Podatnicy zagraniczni bez stałego miejsca prowadzenia działalności
Projektowane regulacje obejmą również podatników zagranicznych zarejestrowanych do VAT w Polsce, którzy nie posiadają siedziby ani stałego miejsca prowadzenia działalności na terytorium kraju. W ich przypadku szczególne znaczenie ma obowiązek wykazywania numeru KSeF po stronie zakupowej, co w praktyce może wymagać:
- dostosowania narzędzi informatycznych (np. systemów OCR),
- albo faktycznego korzystania z KSeF w zakresie odbioru faktur zakupowych, mimo jego formalnie opcjonalnego charakteru.
Dostosowanie JPK_VAT do systemu kaucyjnego
Projekt nowelizacji przewiduje również zmiany w strukturze JPK_VAT z deklaracją wynikające z przepisów dotyczących systemu kaucyjnego. Wprowadzający produkty objęte systemem będą wykazywać VAT należny od niezwróconych kaucji poprzez zwiększenie podstawy opodatkowania w części deklaracyjnej JPK_VAT, przy jednoczesnym zachowaniu zasady, że zapłaty podatku dokonuje podmiot reprezentujący system kaucyjny jako płatnik.
Co to oznacza dla podatników?
Projektowane zmiany istotnie zwiększają zakres informacji raportowanych w JPK_VAT oraz stopień ich powiązania z KSeF. W praktyce oznacza to konieczność:
- weryfikacji procesów fakturowania i obiegu dokumentów,
- dostosowania systemów finansowo-księgowych do raportowania numeru KSeF po obu stronach ewidencji,
- przygotowania procedur korekt JPK_VAT.
Zmiany w JPK_VAT 2026: numer KSeF, oznaczenia OFF/BFK/DI i korekty. Podsumowanie
- Każda pozycja sprzedaży i zakupu w JPK_VAT będzie musiała mieć numer KSeF albo jedno z nowych oznaczeń technicznych (OFF, BFK, DI), co trwale powiąże ewidencję VAT z danymi w KSeF.
- Nowe oznaczenia mają charakter przejściowy i w praktyce oznaczają więcej korekt JPK_VAT, bo po nadaniu numeru KSeF ewidencję trzeba będzie aktualizować.
- Zmiany wymuszą dostosowanie systemów księgowych i procedur – szczególnie po stronie zakupów oraz u podatników zagranicznych bez stałego miejsca prowadzenia działalności w Polsce.
Z informacji umieszczonych na stronie Rządowego Centrum Legislacji wynika, że treść rozporządzenia została przekazana do publikacji 15 grudnia 2025 roku.
Jeśli macie dodatkowe pytania dotyczące JPK_VAT, KSeF lub potrzebujecie konsultacji – serdecznie zachęcamy do kontaktu.
