Na blogu Moore Polska opublikowaliśmy już 11 faktów o KSeF, ale system ten jest na tyle złożony i dynamiczny, że spokojnie można wymienić kolejną porcję praktycznych informacji, o których wiele firm jeszcze nie słyszało. Oto zestawienie najnowszych i mniej znanych aspektów e-fakturowania, bazujące na pytaniach zadanych podczas webinaru 7 sierpnia 2025 r.
KSeF w praktyce – nowe wyzwania dla księgowych
Z perspektywy wieloletniego doświadczenia w pracy z dokumentacją finansową mogę powiedzieć jedno – KSeF nie jest jedynie narzędziem technicznym, ale całkowicie zmienia logikę obiegu faktur w firmach. Wymaga on od nas nie tylko znajomości przepisów, ale także umiejętności ich przełożenia na codzienną praktykę. Dlatego warto znać nieoczywiste szczegóły, które mogą uchronić przedsiębiorstwo przed błędami, a księgowego przed niepotrzebnym stresem.
1. Pobieranie faktur raz w tygodniu? Technicznie możliwe, ale ryzykowne
Można technicznie ustawić pobieranie faktur z KSeF np. raz w tygodniu, ale eksperci tego nie rekomendują. Przy opóźnieniach może dojść do przekroczenia terminów VAT lub utraty danych do bieżącej weryfikacji.
2. Wizualizacja faktury to nie to samo co XML
Choć wiele systemów pokazuje wizualizację faktury (czyli wygodny podgląd), to prawnie obowiązującym dokumentem jest plik XML. To on trafia do KSeF i z niego „czytana” jest treść faktury.
3. Numer KSeF nie zawsze od razu widoczny
Choć system generuje unikalny numer KSeF dla każdej faktury, nie zawsze jest on automatycznie widoczny na wizualizacji dokumentu. Tymczasem od 1 stycznia 2027 r. przepisy przewidują obowiązek umieszczania numeru KSeF w tytule przelewu – co oznacza, że podatnicy będą musieli zapewnić jego identyfikację i powiązanie z płatnością. Warto go zabezpieczyć i zarchiwizować już teraz.
4. Certyfikaty KSeF dla spółek dopiero od listopada 2025
Od 1 listopada 2025 r. spółki (np. z o.o.) będą mogły wystąpić o tzw. certyfikaty KSeF do podpisywania i odbierania faktur. Do tego czasu możliwe jest korzystanie z tokenów autoryzacyjnych.
5. Token to nie login i hasło
Token autoryzacyjny to 40-znakowy ciąg, który przypisany jest do konkretnego użytkownika i jego roli w systemie. Można go wykorzystać do odbierania, wysyłania lub przeglądu faktur. Generuje go osoba z odpowiednimi uprawnieniami w KSeF.
6. Faktury zagraniczne B2B muszą być wysyłane do KSeF
Jeśli sprzedajesz usługi lub towary kontrahentowi zagranicznemu (np. z UE), faktura taka musi zostać wysłana do KSeF – mimo że nabywca nie ma do systemu dostępu. Doręczenie faktury odbywa się wtedy poza KSeF, np. e-mailem lub przez system EDI. Wyjątkiem są faktury objęte procedurami OSS i IOSS, które nie podlegają obowiązkowi KSeF.
7. Faktury B2C tylko na żądanie klienta
Faktury dla osób fizycznych (B2C) można wystawiać poza KSeF, ale jeśli konsument wyrazi wolę otrzymania faktury w systemie KSeF, sprzedawca ma obowiązek ją tam umieścić.
8. Faktura może być wystawiona w trybie offline, ale trzeba ją później wysłać
Jeśli nie masz dostępu do internetu lub infrastruktury w danym momencie, możesz wystawić fakturę offline – ale musisz ją później przesłać do KSeF najpóźniej następnego dnia roboczego po jej wystawieniu. Nie trzeba składać żadnego zawiadomienia ani formularza. Brak przesłania faktury w terminie może skutkować uznaniem jej za niewystawioną.
9. KSeF 2.0 jeszcze nie działa
Choć MF zapowiada wersję KSeF 2.0, to obecnie działa tylko wersja 1.0. Przejście na nowszą wersję nastąpi najwcześniej w 2026 roku.
10. Nie każda korekta wymaga opisu
System KSeF nie przewiduje dodatkowego pola na opis przy fakturze korygującej. To oznacza, że opis przyczyny korekty musi być wpisany w uwagach lub treści dokumentu. Dobrą praktyką jest umieszczanie przyczyny korekty w polu „Uwagi”, by ułatwić kontrolę.
Podsumowanie – system, który wciąż ewoluuje
To nie koniec ciekawostek – KSeF to system, który zmienia sposób zarządzania fakturami w Polsce. W kolejnych wpisach będziemy publikować kolejne porcje wiedzy i odpowiedzi na pytania praktyków. Zachęcamy do obserwowania bloga Moore Polska.
Weź udział w bezpłatnym webinarze o KSeF 2.0
Już 25 września 2025 r. o godz. 10:00 zapraszamy na godzinny, bezpłatny webinar online z cyklu #MooreCzwartki: „KSeF 2.0 – nowe obowiązki, wyzwania i szanse dla przedsiębiorców”.
Podczas spotkania nasza ekspertka ds. podatków i e-fakturowania wyjaśni, czym różni się KSeF 2.0 od dotychczasowej wersji, jakie zmiany czekają przedsiębiorców oraz jak przygotować systemy ERP i procedury wewnętrzne do nadchodzącej rewolucji w fakturowaniu. To praktyczna dawka wiedzy, która pomoże uniknąć błędów i sprawnie przejść przez proces wdrożenia.
Ustawa o KSeF podpisana – sprawdź, jak Moore Polska może Ci pomóc
Prezydent Karol Nawrocki podpisał ustawę wprowadzającą obowiązkowy Krajowy System e-Faktur (KSeF). To oznacza, że firmy mają ograniczony czas na wdrożenie nowego modelu fakturowania: od 1 lutego 2026 r. dla dużych podatników, od 1 kwietnia 2026 r. dla pozostałych oraz od 1 stycznia 2027 r. dla najmniejszych przedsiębiorstw. W obliczu nowych obowiązków prawnych i technologicznych Moore Polska oferuje kompleksowe wsparcie – od audytu i integracji z systemami ERP, przez opracowanie polityk i instrukcji KSeF, aż po testy, szkolenia i bieżący serwis. Pomagamy firmom przejść przez cały proces wdrożenia sprawnie, bezpiecznie i bez przestojów. Dowiedz się więcej i skontaktuj się z naszymi ekspertami TUTAJ.
