Przedsiębiorcy, szczególnie ci, którzy zajmują się wykonywaniem czasochłonnych i kosztownych projektów, często korzystają z prawa do uzyskania części zapłaty od kontrahenta jeszcze przed wykonaniem usługi lub dostarczeniem towaru. Pobierając zaliczkę, mogą zabezpieczyć się przed poniesieniem ewentualnego ryzyka związanego z niedotrzymaniem warunków umowy przez nabywcę. Rozbieżność w czasie między otrzymaniem zapłaty lub części zapłaty a zakończeniem konkretnego zlecenia może budzić wiele wątpliwości pod względem księgowym jak i podatkowym. Doś powszechne są dla podatników transakcje krajowe, również te, w których występuje zaliczka na usługę lub towar. Prawdziwa niepewność jednak może pojawić się w sytuacji gdy mamy do czynienia z zaliczkami w walucie obcej. Jakie obowiązują zasady przy przyjęciu takiej zaliczki od strony podatnika? Krok po kroku przeanalizujmy poszczególne etapy związane z otrzymaniem zaliczki.
Wpłata zaliczki przez kontrahenta na rachunek bankowy
Kwotę otrzymanej zaliczki w walucie obcej należy ująć w księgach rachunkowych po kursie średnim ogłoszonym dla danej waluty przez Narodowy Bank Polski z dnia poprzedzającego ten dzień (art. 30 ust. 2 ustawy o rachunkowości).
Przykład 1:
Przedsiębiorstwo A otrzymało w dniu 04.04.2023 od swojego polskiego kontrahenta zaliczkę na towar handlowy w kwocie 2000 EUR. Całość zamówienia wynosi 7000 EUR. Transakcję należy przeliczyć po kursie EUR z dnia 03.04.2023, który wynosił 4,6805 zł i zaksięgować na poniższych kontach.
Wystawienie faktury zaliczkowej
Po otrzymaniu zaliczki podatnik ma obowiązek wystawienia faktury zaliczkowej. Wystawienie faktury zaliczkowej powinno mieć miejsce nie później niż 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym otrzymał całość lub część zapłaty od nabywcy.
W większości przypadków fakturę zaliczkową wystawi się po otrzymaniu zaliczki. Według art. 31a ust 1 ustawy o VAT, wystawioną fakturę zaliczkową należy przeliczyć według średniego kursu danej waluty obcej ogłaszanego przez NBP na ostatni dzień roboczy poprzedzający dzień powstania obowiązku podatkowego. W przypadku faktury zaliczkowej będzie to dzień poprzedzający otrzymania zaliczki, o czym mówi art. 19a ust. 8 ustawy o VAT. Wystawienie faktury zaliczkowej nie powoduje powstania obowiązku podatkowego w podatku CIT. Przychód ten powstaje bowiem dopiero w momencie wykonania usługi lub dostarczenia towaru.
Faktura zaliczkowa może zostać wystawiona także przed otrzymaniem zaliczki, ale nie wcześniej niż 60. dnia przed jej otrzymaniem. W przypadku wystawia faktury przed powstaniem obowiązku podatkowego, przeliczenia na złote należy dokonać według kursu średniego danej waluty obcej ogłoszonego przez NBP na ostatni dzień roboczy poprzedzający dzień wystawienia faktury.
Przykład 2:
Dnia 07.04.2023 Przedsiębiorstwo A wystawia fakturę zaliczkową na następujące kwoty: 1626,02 EUR netto, 373,98 EUR VAT, 2000 EUR brutto, do wpłaty otrzymanej w dniu 04.04.2023.
Transakcję należy przeliczyć po kursie EUR z dnia 03.04.2023 (dzień poprzedzający otrzymanie zaliczki), który wynosił 4,6805 zł i zaksięgować na poniższych kontach:
Pamiętaj, kwota podatku VAT wskazana na fakturze powinna zawsze być wyrażona w walucie polskiej. Możesz wskazać kwotę podatku w walucie oraz jego wartość po przeliczeniu na PLN.
Wystawienie faktury końcowej
W momencie dostawy towarów lub wykonania usługi powstaje przychód, o którym mowa w ustawie o CIT. Gdyby wpłacona zaliczka pokrywała całą kwotę zamówienia, nie ma obowiązku wystawiania faktury końcowej. Zaliczkę, która pierwotnie została ujęta na koncie 840 Rozliczenia międzyokresowe przychodów należy przeksięgować na przychody po kursie z dnia poprzedzającego dzień dokonania dostawy lub wykonania usług. Na koncie 840 powstają różnice kursowe.
W przypadku, gdy zaliczka nie obejmowała całej wartości zamówienia, podatnik jest zobowiązany wystawić fakturę końcową. Wartość transakcji pozostała do zapłaty powinna być zaś wyceniona po kursie NBP z dnia poprzedzającego dostawę.
Przykład 3:
Przedsiębiorstwo A dnia 18.04.2023 dostarczyło zamówiony towar przez polskiego kontrahenta. Dnia 19.04.2023 została wystawiona faktura końcowa, wartość zamówienia pozostała po rozliczenia wyniosła odpowiednio: 4065,04 EUR netto, 934,96 EUR VAT, 5000 EUR brutto.
- Należy przeksięgować otrzymaną zaliczkę w przychody, kwotę należy przeliczyć po kursie EUR z dnia 17.04.2023 (poprzedzającego dostawę towarów), tj. 4,6341.
- Należy zaksięgować wystawioną fakturę końcową po kursie po kursie EUR z dnia 17.04.2023.
- Należy rozliczyć różnice kursowe powstałe na koncie 840.
Uwaga! Podatkowe różnice kursowe ustalane są tylko od kwoty netto należności. Różnice kursowe od kwoty VAT są obojętne podatkowo.
Zapraszamy do kontaktu. Odpowiemy na wszelkie pytania. Zachęcamy również do skorzystania z naszych usług. Eksperci Moore Polska są do Waszej dyspozycji!
