10 października 2025 r. Ministerstwo Finansów opublikowało projekt rozporządzenia, który dostosowuje JPK_VAT z deklaracją do obowiązkowego Krajowego Systemu e‑Faktur (KSeF). Zmiany wejdą w życie 1 lutego 2026 r. i obejmą nie tylko nowe obowiązki sprawozdawcze, ale także oznaczenia faktur i zasady korekty JPK. To jeden z najważniejszych kroków w kierunku pełnej cyfryzacji rozliczeń VAT w Polsce.
Dlaczego wprowadzono zmiany w JPK_VAT?
Projekt rozporządzenia ma na celu pełne dostosowanie przepisów technicznych i ewidencyjnych do KSeF, który już od lutego 2026 r. stanie się obowiązkowy dla większości podatników. Ministerstwo Finansów wskazuje, że nowa wersja JPK_VAT ma zapewnić większą spójność danych pomiędzy ewidencją a fakturami przesyłanymi do systemu. Dodatkowym celem jest uproszczenie procesów kontrolnych i ułatwienie przedsiębiorcom raportowania danych bez dublowania informacji.
Projekt uwzględnia także zmiany wynikające z ustawy o systemie kaucyjnym, która wprowadza obowiązek raportowania VAT od niezwróconych kaucji za opakowania. Dzięki nowym polom w strukturze JPK_VAT dane te będą mogły być ujmowane w sposób jednolity i przejrzysty.
Nowe oznaczenia w JPK_VAT – OFF, BFK i DI
Jedną z kluczowych zmian jest dodanie trzech nowych oznaczeń dokumentów w ewidencji JPK_VAT. Są one niezbędne do raportowania faktur, które w momencie składania ewidencji nie posiadają jeszcze numeru KSeF.
• Oznaczenie OFF (Offline Fault) będzie stosowane w przypadku faktur wystawionych podczas awarii KSeF. Podatnik ma siedem dni od zakończenia awarii na przesłanie faktury do systemu. Po nadaniu numeru KSeF konieczne będzie złożenie korekty JPK_VAT, w której oznaczenie OFF zostanie zastąpione właściwym numerem.
• Oznaczenie BFK (Bez Faktury KSeF) dotyczy faktur papierowych lub elektronicznych wystawionych poza KSeF przez podatników, którzy są z obowiązku korzystania z systemu zwolnieni. W praktyce oznacza to, że dokument zostanie ujęty w JPK_VAT bez numeru KSeF, ale z odpowiednim oznaczeniem BFK.
• Oznaczenie DI (Dowód Inny) będzie przypisane do dokumentów, które nie są fakturami w rozumieniu ustawy o VAT – na przykład dowodów wewnętrznych, paragonów uznanych za faktury uproszczone czy faktur wystawionych w trybie offline. Jeżeli po wystawieniu takiego dokumentu zostanie nadany numer KSeF, podatnik musi złożyć korektę JPK_VAT i zastąpić oznaczenie DI tym numerem.
Tryb offline i korekta JPK_VAT po nadaniu numeru KSeF
W nowym rozporządzeniu szczegółowo opisano zasady działania w tzw. trybie offline, czyli sytuacji, gdy podatnik nie ma możliwości wystawienia faktury bezpośrednio w KSeF. W takim przypadku faktura jest wystawiana lokalnie, oznaczana jako DI i przechowywana w systemie przedsiębiorcy do momentu przywrócenia połączenia. Po przesłaniu faktury do KSeF i nadaniu jej numeru, należy skorygować JPK_VAT. Taka korekta ma charakter techniczny – nie zmienia wartości transakcji, a jedynie uzupełnia dane identyfikacyjne.
Podobne zasady obowiązują w przypadku awarii KSeF (oznaczenie OFF). Faktury wystawione w okresie awarii również muszą być przesłane do systemu po jego przywróceniu, a ewidencja JPK powinna zostać zaktualizowana. Resort finansów zaleca, aby podatnicy wdrożyli wewnętrzne procedury monitorowania takich przypadków i prowadzenia ewidencji korekt, co ułatwi zachowanie zgodności danych.
System kaucyjny – nowe obowiązki w ewidencji VAT
Projekt rozporządzenia dostosowuje JPK_VAT także do przepisów o systemie kaucyjnym. Podatnicy, którzy wprowadzają na rynek napoje w opakowaniach zwrotnych, będą zobowiązani wykazać w JPK_VAT podstawę opodatkowania i kwotę podatku należnego od niezwróconych kaucji. Podmiotem odpowiedzialnym za zapłatę podatku pozostaje tzw. podmiot reprezentujący, a dane dotyczące kaucji będą ujmowane wyłącznie informacyjnie.
W 2026 roku dane o niezwróconych kaucjach należy wykazać po raz pierwszy za luty – dla podatników miesięcznych w deklaracji za luty 2026 r., a dla podatników kwartalnych w deklaracji za pierwszy kwartał 2026 r. Dzięki temu system raportowania obejmie zarówno podstawę opodatkowania, jak i dane identyfikujące płatnika.
Terminy i przepisy przejściowe
Nowe przepisy wejdą w życie dzień po ogłoszeniu, natomiast kluczowe rozwiązania obowiązują od 1 lutego 2026 r. Utrzymano też odroczenie obowiązku ujmowania danych z paragonów uznanych za faktury uproszczone – podatnicy będą mieli na to czas do końca 2026 roku. Rozporządzenie przewiduje zatem łagodne przejście na nowy model raportowania, co pozwoli przedsiębiorcom i biurom rachunkowym przygotować systemy informatyczne oraz procedury wewnętrzne.
Jak przygotować się na zmiany w KSeF i JPK_VAT
Wdrożenie nowych obowiązków w JPK_VAT i KSeF wymaga od firm i biur rachunkowych kilku kroków przygotowawczych. Po pierwsze, należy zaktualizować oprogramowanie księgowe, aby obsługiwało nowe oznaczenia i umożliwiało korekty po nadaniu numeru KSeF. Po drugie, warto opracować procedurę postępowania w sytuacji awarii lub braku łączności z systemem – tak, aby faktury wystawiane offline były prawidłowo raportowane. Konieczne jest również przeszkolenie zespołu księgowego, który będzie weryfikował poprawność oznaczeń OFF, BFK i DI oraz pilnował terminowego przesyłania korekt.
Z perspektywy praktycznej najważniejsze będzie zapewnienie zgodności danych między ewidencją VAT a fakturami przesyłanymi do KSeF. Dzięki temu przedsiębiorcy unikną niepotrzebnych korekt i usprawnią proces rozliczania podatku.
Podsumowanie
Nowelizacja rozporządzenia w sprawie JPK_VAT to jeden z kluczowych etapów wdrażania obowiązkowego KSeF. Zmiany mają charakter techniczny, ale w praktyce wpływają na sposób pracy działów finansowych i biur rachunkowych. Nowe oznaczenia, obowiązek wykazywania numeru KSeF, korekty JPK po nadaniu numeru oraz raportowanie kaucji to elementy, które należy uwzględnić już teraz przy przygotowaniach do 2026 roku.
Artykuł opracowano na podstawie projektu rozporządzenia Ministra Finansów i Gospodarki z 10 października 2025 r. w sprawie zmiany rozporządzenia dotyczącego szczegółowego zakresu danych zawartych w deklaracjach podatkowych i w ewidencji VAT.
W razie dodatkowych pytań serdecznie zachęcamy do kontaktu!
