Od 1 lutego 2026 r. KSeF stanie się obowiązkowy dla dużych przedsiębiorców (w rozumieniu ustawy Prawo przedsiębiorców), a od 1 kwietnia 2026 r. – dla pozostałych podatników VAT. Ministerstwo Finansów zapowiedziało, że wraz z KSeF 2.0 pojawi się nowa funkcjonalność – możliwość wystawiania faktur z załącznikiem. To rozwiązanie od dawna postulowały m.in. firmy energetyczne, telekomunikacyjne i paliwowe, które muszą prezentować rozbudowane dane rozliczeniowe.
Czym jest załącznik w KSeF?
Załącznik to integralna część faktury w strukturze FA(3), umieszczona w nowym węźle <Zalacznik>.
Nie jest to osobny plik (np. PDF czy JPG), lecz rozszerzenie faktury w formacie XML.
Załącznik pozwala ująć w fakturze szczegółowe dane podatkowe, takie jak:
- zużycie energii w podziale na punkty poboru,
- rozliczenia usług telekomunikacyjnych (np. numery usług, taryfy),
- sprzedaż paliwa przypisaną do konkretnych pojazdów nabywcy.
➡️ Uwaga: załącznik nie służy do przekazywania cenników, umów, instrukcji obsługi czy materiałów marketingowych.
Kto i kiedy będzie mógł korzystać z załączników?
Nowa funkcja nie będzie dostępna automatycznie. Aby móc wystawiać faktury z załącznikiem, podatnik będzie musiał:
- Złożyć zgłoszenie przez API KSeF (nie będzie to możliwe w darmowych aplikacjach MF).
- Poczekać na rozpatrzenie – Ministerstwo Finansów ma na to 3 dni robocze.
- Po akceptacji uzyska prawo do przesyłania faktur z węzłem <Zalacznik>. Zgoda będzie ważna przez 2 lata.
Pierwsze zgłoszenia będzie można składać od 1 stycznia 2026 r.. Oznacza to, że aby korzystać z załączników już od startu obowiązkowego KSeF, warto zaplanować zgłoszenie najpóźniej w styczniu 2026 r.
Aspekty techniczne
- Maksymalny rozmiar faktury z załącznikiem: 3 MB (dla porównania: faktura bez załącznika – 1 MB).
- Załącznik jest częścią faktury – w przypadku błędu konieczne będzie wystawienie faktury korygującej.
- Faktury z załącznikami będą przechowywane w KSeF przez 10 lat.
- Dostęp do załącznika = dostęp do faktury (otrzymuje go nabywca i podmioty upoważnione).
Jak się przygotować?
- Zbadaj potrzeby biznesowe – oceń, czy Twoja branża wymaga szczegółowych danych (np. energia, telekomunikacja, paliwa).
- Sprawdź system finansowo-księgowy – darmowe aplikacje MF nie obsłużą załączników, potrzebny będzie system zintegrowany przez API.
- Przygotuj proces zgłoszenia – zaplanuj jego złożenie w styczniu 2026 r., by od lutego mieć aktywowaną funkcjonalność.
- Kontroluj dane – w załączniku umieszczaj wyłącznie informacje podatkowe (MF może odebrać zgodę przy nadużyciach).
- Przeszkol zespół – osoby wystawiające faktury muszą wiedzieć, czym różni się faktura z załącznikiem od standardowej.
Podsumowanie: załącznik w KSeF 2.0
Załącznik w KSeF 2.0 to krok w stronę bardziej elastycznej i szczegółowej e-faktury. Ułatwi życie firmom, które muszą dokumentować rozbudowane dane dotyczące miar, ilości czy zużycia.
Jednocześnie wymaga przygotowania – zarówno procesowego (zgłoszenie do MF), jak i technicznego (odpowiednie systemy finansowe).
Firmy, które z wyprzedzeniem przygotują się na obsługę załączników, unikną problemów w dniu startu KSeF 2.0 i zyskają przewagę konkurencyjną.
Masz dodatkowe pytania? Skontaktuj się z nami!
