Przewodnik po zakładaniu i funkcjonowaniu sp. z o. o. w Polsce

Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością stanowi formę prawną spółki utworzonej przez jedną lub więcej osób/podmiotów, zwanych wspólnikami, którzy ponoszą odpowiedzialność za zobowiązania spółki w sposób ograniczony. Jest to powszechna forma prowadzenia biznesu w krajach europejskich. Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością, poza jednoosobową działalnością gospodarczą, stanowi obecnie najpopularniejszą formę prowadzenia działalności biznesowej w Polsce. Wskazana forma prawna, przy znacznie niskich minimalnych wymogach kapitałowych (minimalny kapitał zakładowy 5000 zł – ok. 1150 euro), pozwala na prowadzenie działalności przy stosunkowo niskim ryzyku. 

W celu utworzenia spółki z ograniczoną odpowiedzialnością w Polsce w sposób konwencjonalny (nie przez internet), należy wykonać następujące podstawowe kroki*:

• Należy zawrzeć umowę spólki, w formie aktu notarialnego;
• Spółka musi zostać zarejestrowana w Krajowym Rejestrze Sądowym (po zawarciu umowy spółki);
• Po rejestracji, spółka musi otworzyć rachunek bankowy.

* Istnieje możliwość założenia spółki z ograniczoną odpowiedzialnością w formie online. Niemniej, ta metoda ograniczona jest wyłącznie do podstawowych wzorców umowy i wymaga spełnienia dodatkowych wymogów (na przykład wyznaczenia radcy prawnego/adwokata posiadającego nr PESEL). W celu jak najlepszej ochrony interesów wspólników oraz ich przyszłej spółki, rekomendujemy zawarcie umowy spółki oraz jej rejestrację w sposób tradycyjny (w formie aktu notarialnego). 

Umowa spółki musi zostać sporządzona w formie aktu notarialnego.

Po zawarciu umowy spółki w formie aktu notarialnego, spółka musi zostać zarejestrowana w Krajowym Rejestrze Sądowym. W tym celu należy wypełnić kilka wniosków sądowych, które muszą zostać podpisane przez członków zarządu (nowej spółki) lub przez prokurenta. Do wniosku sądowego należy zawsze dołączyć dodatkowe oświadczenia wszystkich członków zarządu.

W skład spółki z ograniczoną odpowiedzialnością wchodzą dwa obowiązkowe organy oraz jeden fakultatywny:

• Zgromadzenie wspólników – najważniejszy organ w spółce z ograniczoną odpowiedzialnością.

Do obowiązków Zgromadzenia Wspólników należy podejmowanie uchwał w sprawach określonych w umowie spółki oraz w Kodeksie spółek handlowych, m.in:: 

1. rozpatrywanie i zatwierdzanie rocznych sprawozdań zarządu z działalności spółki, sprawozdań finansowych za ubiegły rok obrotowy oraz udzielanie członkom organów spółki absolutorium z wykonania przez nich obowiązków;;
2. decyzje dotyczące roszczeń o naprawienie szkody wyrządzonej przy zawiązaniu spółki lub sprawowaniu zarządu albo nadzoru;;
3. zbycie i wydzierżawienie przedsiębiorstwa lub jego zorganizowanej części oraz ustanowienie na nich ograniczonego prawa rzeczowego;
4. nabywanie i zbywanie nieruchomości, użytkowania wieczystego lub udziału w nieruchomości, chyba że umowa spółki stanowi inaczej; zwrotu dopłat;
5. zawarcie umowy pomiędzy spółką dominującą a spółką zależną przewidującej zarządzanie spółką zależną lub przekazywanie zysków przez taką spółkę.

Zwyczajne Zgromadzenie Wspólników powinno odbyć się w terminie sześciu miesięcy po upływie każdego roku obrotowego. Nadzwyczajne Zgromadzenie Wspólników zwołuje się w przypadkach określonych w Kodeksie spółek handlowych lub w umowie spółki, a także gdy organy lub osoby uprawnione do zwoływania zgromadzeń uznają to za wskazane.

• Zarząd – organ wykonawczy spółek z ograniczoną odpowiedzialnością, którego głównym zadaniem jest prowadzenie spraw spółki i jej reprezentacja. Sposób działania Zarządu regulują przepisy Kodeksu spółek handlowych oraz umowa spółki z ograniczoną odpowiedzialnością.

Główne informacje dotyczące Zarządu:

1. składa się z jednego lub większej liczby członków;
2. członkowie mogą być powoływani spośród wspólników lub spoza ich grona;
3. co do zasady członek Zarządu jest powoływany i odwoływany uchwałą Zgromadzenia Wspólników, chyba że umowa spółki stanowi inaczej; ;
4. członek Zarządu może być w każdej chwili odwołany uchwałą Zgromadzenia Wspólników, chyba że umowa spółki stanowi inaczej;
5. członek Zarządu jest uprawniony do prowadzenia spraw spółki i jej reprezentowania (dotyczy wszystkich czynności sądowych i pozasądowych spółki). Prawo członka Zarządu do reprezentowania spółki nie może być ograniczone ze skutkiem prawnym wobec osób trzecich.
6. jeżeli Zarząd jest wieloosobowy, sposób reprezentacji określa umowa spółki. Jeżeli umowa spółki nie zawiera postanowień w tym zakresie, do składania wiążących oświadczeń w imieniu spółki wymagane jest współdziałanie dwóch członków Zarządu albo jednego członka zarządu łącznie z prokurentem.

• Rada Nadzorcza – organ fakultatywny w spółce z ograniczoną odpowiedzialnością (umowa spółki może ustanawiać Radę Nadzorczą, Komisję Rewizyjną lub oba te organy).

W spółkach, w których kapitał zakładowy przekracza 500.000 PLN, a wspólników jest więcej niż dwudziestu pięciu, konieczne jest ustanowienie rady nadzorczej lub komisji rewizyjnej.

Kapitał zakładowy spółki z ograniczoną odpowiedzialnością powinien wynosić co najmniej 5000 zł:

1. wartość nominalna udziału nie może być niższa niż 50 zł.
2. kapitał zakładowy spółki jest podzielony na udziały o równej lub nierównej wartości nominalnej. Umowa spółki określa, czy wspólnik może posiadać tylko jeden czy więcej udziałów. Jeżeli wspólnik może posiadać więcej niż jeden udział, wówczas wszystkie udziały powinny mieć równą wartość i być niepodzielne.
3. jeżeli wkład do spółki w celu pokrycia udziałów ma być w całości lub w części wkładem niepieniężnym, umowa spółki powinna szczegółowo określać przedmiot wkładu oraz wspólnika wnoszącego wkład, a także liczbę i wartość nominalną udziałów obejmowanych w zamian.

Spółka musi mieć oficjalny adres.

Zalecamy, aby spółki były rejestrowane pod adresem, pod którym będzie odbierana korespondencja. Spółka może być zarejestrowana pod adresem wirtualnego biura.

Formalna zmiana adresu spółki w trakcie jej funkcjonowania jest stosunkowo prostą i niedrogą procedurą, wymaga jednak złożenia odpowiedniego wniosku do Krajowego Rejestru Sądowego.

Informujemy, że Moore Polska Sp. z o.o. oferuje usługi adresowe dla spółek.

Zgodnie z polskim prawem podstawowa działalność spółki musi być wskazana zarówno w umowie spółki, jak i w Krajowym Rejestrze Sądowym. 

W polskim systemie prawnym istnieje zamknięty katalog rodzajów działalności gospodarczej, które mogą być prowadzone przez przedsiębiorców, zwany „Polską Klasyfikacją Działalności”. Przeglądarkę takich kodów wraz z opisem każdej działalności (również w języku angielskim) można znaleźć pod adresem https://​www​.biznes​.gov​.pl/​e​n​/​t​a​blepkd–code*. 

Rejestrując spółkę z o.o. należy wskazać przedmiot działalności spółki (zarówno w umowie spółki, jak i we wnioskach sądowych do KRS). Krajowy Rejestr Sądowy wymienia maksymalnie dziesięć przedmiotów działalności spółki.

Katalog ten, podobnie jak inne wymienione powyżej dane, może zostać w przyszłości zmieniony w drodze stosunkowo nieskomplikowanej i raczej nisko kosztowej procedury.

*Możemy otrzymać opis przewidywanej działalności przyszłych spółek, na podstawie którego zaproponujemy odpowiednią klasyfikację z katalogu państwowego.

Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością nie może zostać utworzona wyłącznie przez inną jednoosobową spółkę z ograniczoną odpowiedzialnością.

Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością może zostać utworzona wyłącznie przez jednego wspólnika (podmiot). W takim przypadku obowiązują następujące zasady:

1. jedyny wspólnik wykonuje wszystkie uprawnienia przysługujące zgromadzeniu wspólników zgodnie z przepisami Kodeksu spółek handlowych (przepisy dotyczące zgromadzenia wspólników stosuje się odpowiednio);
2. oświadczenia wspólnika składane spółce wymagają formy pisemnej, chyba że przepisy prawa stanowią inaczej;
3. wspólnik bazowo       podlega       polskiemu   systemowi   ubezpieczeń społecznych. 

Zgodnie z polskim prawem, przy rejestracji spółki każdy członek zarządu spółki oraz każdy wspólnik spółki zobowiązany jest do wskazania własnego adresu do doręczeń. W przypadku wskazania ww. adresu poza granicami UE, taki Członek Zarządu/wspólnik zobowiązany jest do ustanowienia pełnomocnika do doręczeń z siedzibą w Polsce. 

W przypadku wspólników niebędących osobami fizycznymi – nie sam wspólnik, ale przedstawiciele takiego wspólnika (wspólników) są zobowiązani do wskazania takiego adresu w UE lub, jeśli adres znajduje się poza UE – ustanowienia pełnomocnika do doręczeń znajdującego się w Polsce. Zwyczajową i najwygodniejszą praktyką jest wskazanie jako adresu do doręczeń adresu nowo utworzonej polskiej spółki.

Zgodnie z polskim prawem, dokonywanie lub przyjmowanie przez spółkę płatności związanych z prowadzoną działalnością gospodarczą odbywa się za pośrednictwem jej rachunku bankowego. Tym samym, zawarcie umowy rachunku bankowego jest niezbędne do działania.

Wspólnicy mogą uczestniczyć w zgromadzeniu wspólników przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej, chyba że umowa spółki stanowi inaczej. O udziale w zgromadzeniu wspólników w sposób, o którym mowa w zdaniu pierwszym, decyduje zwołujący zgromadzenie.

Rada nadzorcza, a w przypadku jej braku wspólnicy, określają w formie regulaminu szczegółowe zasady udziału w zgromadzeniu wspólników przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej. Regulamin nie może określać wymogów i ograniczeń uczestnictwa w takim zgromadzeniu, które nie są niezbędne do identyfikacji akcjonariuszy i zapewnienia bezpieczeństwa komunikacji elektronicznej.

Nadanie numeru identyfikacji podatkowej („NIP”) oraz numeru Krajowego Rejestru Urzędowego Podmiotów Gospodarki Narodowej („REGON”)* następuje automatycznie z chwilą rejestracji spółki w Krajowym Rejestrze Sądowym. Nadanie to jest bezpłatne i nie podlega żadnym ogłoszeniom.

Co ważne, spółka w terminie 21 dni od dnia rejestracji w KRS jest zobowiązana do złożenia w urzędzie skarbowym zgłoszenia identyfikacyjnego wraz z danymi uzupełniającymi na formularzu NIP-8 (są to dodatkowe informacje, takie jak numer rachunku bankowego czy miejsce prowadzenia działalności). 

Ponadto, biorąc pod uwagę przepisy ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych, zgłoszenia (na formularzu NIP-8) należy dokonać w terminie 7 dni od dnia zatrudnienia pierwszego pracownika lub nawiązania stosunku prawnego uzasadniającego objęcie ubezpieczeniami emerytalnym i rentowymi pierwszej osoby.

W związku z wymogami polskiego AML, nowo utworzona spółka zobowiązana jest również do rejestracji beneficjenta rzeczywistego w Centralnym Rejestrze Beneficjentów Rzeczywistych (CRBR). Rejestracji należy dokonać w terminie 7 dni od dnia rejestracji spółki w Krajowym Rejestrze Sądowym.

* REGON jest rejestrem prowadzonym przez Prezesa Głównego Urzędu Statystycznego głównie w celach statystycznych. 

Rejestracja spółki w KRS nie czyni jej automatycznie podatnikiem VAT

(wymagana jest odrębna rejestracja w urzędzie skarbowym).

Rejestracja na potrzeby podatku od towarów i usług dotyczy spółek samodzielnie wykonujących działalność gospodarczą jako producenci, handlowcy, usługodawcy, w tym podmioty pozyskujące zasoby naturalne, rolnicy.

Rejestracja jako podatnik VAT jest obowiązkowa dla firmy, co do której:

• wartość jej sprzedaży w poprzednim roku przekroczyła kwotę 200.000 zł;
• sprzedaje towary lub usługi wymienione w polskiej ustawie o VAT (!!).

Wniosek należy złożyć w urzędzie skarbowym:

• przed dniem dokonania pierwszej sprzedaży towarów lub świadczenia usług opodatkowanych podatkiem VAT, lub
• przed dniem utraty prawa do zwolnienia, tj. po przekroczeniu limitu 200.000 zł wartości sprzedaży netto w trakcie roku podatkowego;

Opisy zagadnienia wypunktowaliśmy poniżej, a ustalenia poczynamy z Klientem:

• Nazwa spółki
• Kapitał zakładowy
• Wspólnicy (wraz ze strukturą udziałów)
• Zarząd
• Siedziba
• Obszar działalności
• Przedmiot działalności spółki
• Adres do doręczeń członków zarządu oraz wspólników

*Powyższe informacje mogą zostać użyte do przekazania nam wymaganych informacji 

Niniejszym oświadczamy, że powyższe jest jedynie ogólną informacją dotyczącą spółki z ograniczoną odpowiedzialnością i nie stanowi porady prawnej, finansowej, podatkowej ani jakiejkolwiek innej porady. Moore Polska Sp. z o.o. nie ponosi odpowiedzialności za indywidualne zastosowanie powyższych wskazówek przez osoby trzecie.